Общие нормы и правила оформления документов

Классификация документов.

Классифицирование документов— это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Унификация и стандартизация форм управленческой документации.

Унификация- сокращение многообразия документов, приведение к многообразию их форм структуры языковых конструкций и операцию по обработке учету и хранению.

Работа по унификации включает:

1)Разработка унифицированных систем документов (УСД)

2)Введение межотраслевых и межведомственных УСД

3)Введению УСД с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития.

Стандартизация- возведение в норму обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработкам и оформлению документов. Принятых в установленном порядке, для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве.

Состав нормативно-методичсекой базы документационного обеспечения.

Государственные стандарты на документацию.

ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения».

ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца».

Унифицированные системы документации

УСД, согласно стандартизованному определению, -это «система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности»»

Общие нормы и правила оформления документов

Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров — форматов, соответствующего качества (плотности и белизны).

ГОСТ 9327 устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С. Ряд А является основным; ряды В и С — дополнительными. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

В соответствии со сложившейся практикой установился следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов. Все страницы, кроме первой, нумеруются. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные — четными.

Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего обреза. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире («черточек»).

Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 1 сентября 2000 года пишется 01.09.2000.

В документах допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.

Приведем примеры для наиболее распространенных случаев.

Слова при географических названиях: город — г., село— с., поселок— п., поселок городского типа— пгт. Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква «г.» не ставится. Буква «г.» также не ставится перед городами, в названиях которых имеется слово «город» (Новгород, Волгоград и др.).

Допускаются сокращения словосочетаний: и так далее — и т. д., и тому подобное — и т. п., и другие — и др.

Можно использовать сокращения, принятые в данном документе. При этом в скобках указывается принятый вариант сокращения или аббревиатуры непосредственно после первого упоминания полного написания сокращенного слова или словосочетания. Однако сокращать одно и то же слово или словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью, а в другом сокращенно не допускается.

9 Виды организационно-распорядительных документов

· Инструкция, поручения и др.

Государственным стандартом на систему организационно-распорядительной документации установлен набор реквизитов, свойственных этим документам.

ОСТом установлены следующие реквизиты документов:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

16 — гриф утверждения документа;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Бланк документа- стандартный лист бумаги на котором воспроизводится постоянная информация документов и отводится место для переменной информации.

14. информационно-справочные документы : содержание,порядок составления,назначение и использование.

В состав информационно-справочных документов, как правило, включают:
• Докладная записка;
• Служебная записка;
• Объяснительная записка;
• Предложение;
• Представление;
• Заявление;
• Протокол;
• Акт;
• Справка;
• Заключение;
• Отзыв;
• Перечень;
• Список;
• Переписка.

Информационно-справочные документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.

В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения.

Такие информационно-справочные документы, как докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты являются основным средством внутренних коммуникативных связейорганизации. Они могут быть подготовлены на компьютере или составлены от руки и подписаны их составителем.

Письма, телеграммы, телефонограммы, факсы являются главной формой осуществления внешних коммуникативных связей, поэтому они должны быть подписаны одним из руководителей организации.

Правила оформления служебных записок по ГОСТу. Какие применяются требования к их написанию и внешнему виду?

Служебные записки являются широко используемым внутренним документом в организациях.

Это наиболее доступный способ получения необходимой информации от параллельных структур компании.

Далее рассмотрим, как составляется данный документ, каковы требования к его оформлению.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Нормативная база

Служебная записка (СЗ) – разновидность докладной записки.

Основное отличие в том, что СЗ направляются должностным лицам, находящимся на том же уровне управления, по горизонтали.

Докладные же записки направляются вышестоящим руководителям, по вертикали.

Какие-либо обязательные правила создания СЗ или образцы в законодательстве отсутствуют. Классификатор управленческой документации содержит упоминания только о докладных, объяснительных и пояснительных записках. Нормы и инструкции по оформлению СЗ в рамках конкретного юридического лица могут быть урегулированы на уровне локального нормативного акта по вопросам делопроизводства.

Поскольку СЗ являются письменными бумагами и должны учитываться (регистрироваться) отправившим их лицом, то они служат доказательством направления какой-либо информации, запроса, сообщения о проблеме, которую невозможно решить самостоятельно. Своеобразное оттягивание времени и перераспределение ответственности.

Как правильно оформить: заполнение СЗ по ГОСТу

«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Стандарт в общих чертах определяет особенности и нормы для конкретного объекта (в нашем случае – документация).

Новый ГОСТ содержит упоминание служебных записок (например, пункт 5.15).

Оба стандарта имеют рекомендательный характер и исполняются на добровольной основе. Однако если в локальном акте организации сделана ссылка на ГОСТ, то его необходимо соблюдать.

Вступающий в силу ГОСТ содержит более детальное регулирование, в него включены новые разделы.

Требования к внешнему виду

Служебные записки оформляются на белой или другой светлой бумаге формата А4 или А5.

По краям предусматриваются поля: правое – 10 мм, с остальных сторон – по 20 мм. В нашей стране документы создаются на русском языке.

Верхняя часть («шапка»). Вверху справа вписывается адресат СЗ (не более 4, иначе необходимо делать рассылку).

С левой стороны ниже указывается наименование бумаги, дата и номер регистрации, краткое содержание (заголовок).

Дата может быть указана как в числовом формате арабскими цифрами (ДД.ММ.ГГГГ, ГГГГ.ММ.ДД), так и с использованием слов. Регистрационный номер – порядковое числовое значение, возможно с буквенным дополнением.

Основное содержание. В содержании записки может быть текст, таблица, анкета. Повествование обычно включает в себя два раздела: мотивировочный (основания и цели направления СЗ) и заключительный (итоги и просьбы).

Далее следует указание на приложенные к СЗ дополнения (если они имеются) и проставляется подпись лица, от чьего имени направляется СЗ.

Если служебная записка занимает более одной печатной страницы, то последующие страницы нумеруются.

Новый ГОСТ предусматривает дополнительные нормы:

  • он упоминает не только традиционные бумажные документы, но и электронный документооборот с соблюдением тех же правил по оформлению.
  • Текст. Лучше всего использовать шрифты Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri. Размер от 12 до 14 в соответствии с выбранным шрифтом. Традиционный интервал между строчек – 1-1,5; для букв в словах – обычный; между отдельными словами – пробел (одна штука). Текст СЗ выравнивается по ширине листа.
  • Нумерация страниц проставляется вверху листа (верхний колонтитул).
  • Допускается двусторонняя печать документов с сохранением необходимых размеров полей со всех сторон.
  • Предусмотрен отступ для абзаца – 1,25 см.

Пример документа на фото ниже:

Когда служебная записка не соответствует правилам?

Как уже было отмечено выше, СЗ не является официальным документом, поэтому какие-либо специфические последствия для направления записок не по форме не предусмотрены.

Целью СЗ выступает получение или предоставление определенной информации коллегам по работе и единственным возможным негативным последствием оказывается отсутствие реакции на записку.

В законодательстве содержатся общие условия для обращений, при несоблюдении которых они не рассматриваются. Представляется, что они по аналогии могут быть применены и к СЗ. В частности, не получат ответа заявления:

  1. не имеющие указания на составившее их лицо (аноним);
  2. Содержащие нецензурные высказывания, оскорбления, угрозы;
  3. Не поддающиеся прочтению;
  4. Если ранее неоднократно на аналогичные запросы был дан ответ;
  5. Если при ответе придется разгласить охраняемую тайну;
  6. И другие.

Эти нормы содержатся в федеральном законе «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».Несмотря на отсутствие в законах обязательных правил для переписки посредством служебных записок, он должны составляться с соблюдением норм делового общения, правил русского языка и традиционных требований к деловым бумагам.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Составление и оформление служебных документов

Для составления служебных документов используется бумага форматов А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210). Составление документов на бумаге произвольного формата не разрешается. Служебные документы оформляются на бланках учреждений и частных нотариусов. Бланки изготовляются согласно требованиям нормативной документации. Каждый вид документа должен иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их размещения. Наименование вида документа (за исключением писем указывается на бланке). К каждому документу, который печатается на бумаге формата А4, независимо от его назначения, составляется заголовок, который должен быть максимально кратким, точно отображать содержание документа и отвечать на вопрос «О чем документ».

Это интересно:  Лекция 5. Субъекты международного права

Заголовки не составляются к текстам телефонограмм, сообщений и к документам, которые печатаются на бумаге формата А5. Документ адресуется учреждению, ее структурному подразделу или конкретному должностному лицу. Наименование учреждения и его структурного подраздела, которым адресуется письмо, отмечаются в именительном падеже.

При адресовании документа руководителю учреждения или его заместителю наименования учреждения должно входить в состав наименования должности адресата. Почтовый адрес корреспондента указывается полностью после названия учреждения, которого присылается документ. При адресовании документа гражданину сначала отмечается почтовый адрес, а потом инициалы и фамилия получателя.

Датой документа является дата его подписания или утверждение. Дата на документе проставляется тремя парами арабских цифр (10.12.93), которые разделяются точками. Если начальный номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними относится нуль. Допускается также такая последовательность написания даты: год, потом месяц и число месяца. В текстах документов, которые содержат ведомости финансового характера, допускается применение словесно-цифрового способа оформления дат: 15 января 1994 г. Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи, по левую сторону.

В состав подписи входят: наименование должности лица, которое подписывает документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, составленному на бланке), личная подпись и ее расшифровка. При подписании документов, составленных комиссией, отмечаются не должности лиц, которые составили документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. В случаях, предусмотренных действующих законодательством, свою подпись на документах нотариус скрепляет соответствующей печатью. Отражение печати проставляется таким образом, чтобы он охватывал часть наименования должности лица, которое подписало документ.

Если документ имеет приложения, полное название которых приводится в его тексте, то в приложении следует указать лишь количество листов и число экземпляров. Если документ имеет приложения, которые не упоминаются в тексте, то их наименование необходимо пересчитать после текста с указанием количества листов в каждом приложении и количестве экземпляров, например: «Приложение: дубликат договора-купли продажи на 2 арк. В 1 прим.» При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер документа-запроса. На документах, которые выполнены, проставляется отметка о выполнении, которая размещается на нижнем поле первого листа или на обороте первого листа документа и включает в себя короткую справку о выполнении (если отсутствующий документ, который свидетельствует о выполнении), а также слова «К делу» и номер дела (наряда), в которое должен быть подшит выполненный документ. На исходящем документе проставляется номер, который отвечает порядковому номеру по журналу регистрации исходящих документов и номеру дела (наряда), в котором будет сохраняться экземпляр исходящего документа.

Корреспонденция присылается адресатам по почте или передается нарочным. В последнем случае она вручается адресату под расписку в разносной книге. Выдача дубликатов документов производится в порядке, предусмотренном Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий нотариусами Украины.

Составление служебных документов занимает значительную часть рабочего времени сотрудников управленческого аппарата и требует больших усилий. Чтобы составить полноценный документ прежде всего надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией.

Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами:

Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.

Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.

Сегодня при наличии соответствующих электронных баз данных, содержащих полнотекстовый набор законодательных, нормативных актов по направлению деятельности организации (фирмы), провести такую предварительную подготовку нетрудно.

При составлении распорядительных документов, например, приказов, следует, кроме того, изучить ранее изданные распорядительные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Этот этап подготовки документа также легче провести, имея в памяти компьютера тексты распорядительных документов.

Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справой, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д., как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в памяти компьютера.

Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы, и, собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений.

Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап окончательное оформление и подписание документа.

В практике документирования сломились общие требования, предъявляемые к текстам документов. Прежде всего, следует помнить, что служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки в служебном документе должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий.

Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, Порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения.

Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Краткость достигается, прежде всего, отбором необходимой и достоверной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.

Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слое.

Если поводом для создания, какого либо документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации – автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту.

К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых формул – языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Они вызваны, прежде всего, повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. Наборы таких стандартных фраз и выражений используются при составлении актов, справок и других информационно-справочных документов. В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами, также принято использовать устойчивые фразеологические обороты, что помогает при переводе на другой язык. При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины. Устойчивые словосочетания (языковые формулы) обеспечивают однозначность понимания текста, сокращают время на его подготовку и восприятие получателем.

Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, т. к. в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов.

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от 3-го лица единственного числа. В совместных документах текст излагается от 1-го лица множественного лица.

В протоколах используется форма изложения текст от 3-го лица множественного лица, а запись выступлений ведется от 3-го лица единственного числа.

Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации.

Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в дело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу. Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по держанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа и дата.

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы – простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух – трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при чтении документа.

Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Структура текста отдельных видов документов может быть предопределена нормативными актами, в которых указывается, из каких частей документ состоит. Так, например, составляется должностная инструкция, положение о структурном подразделении.

Процесс управления состоит из выполнения ряда функций, решения определенного круга задач, нередко порождаемых однотипными ситуациями, которые вызывают появление однотипных документов. Это явилось основанием для унификации текстов документов. Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы.

Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения перечной информацией, которая характеризует конфетную ситуацию, отражаемую данным документом.

Наибольшая повторяемость текстов встречается в документах, направляемых в адрес подведомственных организаций, институтов, служб или однородных фирм.

Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, причем как в пределах одного предприятия, учреждения, фирмы, так и системы однородных предприятий или учреждений, организаций одного ведомства или группы однородных учреждений и предприятий разных ведомств.

Первичные бухгалтерские документы выполняются, как правило, на унифицированных бланках, при их составлении лишь вписываются (заполняются) части текста. К их заполнению нормативные акты предъявляют особые требования.

Записи в первичных финансовых документах производятся чернилами, пастой шариковой ручки, химическим карандашом или при помощи пишущих машин и средств механизации. Свободные строки прочеркиваются.

Информация в первичных документах фиксируется как в виде текста, так и в цифровой форме. В отличие от документов других систем документации, в бухгалтерских документах подчистки и недоговоренные исправления не допускаются. Если допущена ошибка, то неправильный текст или сумма не замазываются, как это делается в обычных документах, а зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма.

Затем исправление оговаривается надписью «исправлено» и подтверждается подписью лица, подписавшего документ, и датой исправления.

Это интересно:  5.Теории происхождения права: теологическая, естественно – правовая, историческая школа права, психологическая, марксистская и др.

В первичных бухгалтерских документах показатели денежных сумм часто выражаются не только цифрами, но и чтобы избежать возможных ошибок, даются в словесном варианте.

Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок, являющийся обязательным элементом любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа.

Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается в левом верхнем углу документа под основными реквизитами. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Заголовок печатается без кавычек, без кавычек и не подчеркивается. Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, так как, не читая всего текста, и получить представление о содержании и направить документ на исполнение.

Отметка о наличии приложения. Отдельные служебные документы имеют приложения. Такими приложениями могут стать любые документы, направляемые с сопроводительным письмом, поясняющим причину их отправки. К нормативным или распорядительным документам в качестве приложения даются документы, которые ими или утверждены или вводятся в действие.

Если приложения в тексте не названы, их наименование дается в отметке о приложениях с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Если при направлении документа в несколько адресов, приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.

Оформление служебных документов в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003

Требования к оформлению реквизитов служебных документов

Служебные документы — весьма своеобразное явление письменной речи. Есть целый ряд характеристик, по которым они выделяются в языке — это синтаксические, лексические и др. особенности. Но особенно интересной для рассмотрения является, на мой взгляд, композиция служебных документов, потому что это самый упорядоченный и самый стандартизированный, строгий жанр.

Главной особенностью композиции служебных документов является то, что к ней существуют единые требования и правила, которые установлены государственными нормативными актами. Соблюдение этих правил обеспечивает их юридическую силу, оперативное и качественное составление и исполнение документов, организацию быстрого поиска документов, а также более активное использование ПЭВМ в составлении служебных документов.

В унифицированную систему организационно-распорядительной документации входит комплект государственных стандартов, устанавливающих общие требования к содержанию и формам документов, применяемых на всех уровнях управления. Имеются в виду формы акта, делового письма, докладной записки, заявления, инструкции, кадровой анкеты, объяснительной записки, положения, постановления, приказа, протокола, распоряжения, решения, устава и др.

Форма служебного документа — это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности расположения и взаимной связи.

К элементам оформления документа относятся: наименования, различные адреса, даты, регистрационные номера и т.д.

Элементы содержания — это структурные части основного текста — обращения, мотивировки, выводы, цифровые перечни, схемы и т.д.

Форма документа определяется его назначением, типом, конкретным содержанием. Служебный документ имеет, как правило, стандартную форму и составляется в строгом соответствии с типовым формуляром, принятым для документов данной разновидности.

Элементы, из которых состоит любой документ, называются реквизитами. Правила их составления и оформления, а также место расположения на документах фирмы должны соответствовать ГОСТу 63.2003. Данным ГОСТом установлено максимальное количество реквизитов для документа — 31. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо и т.д.) имеет определенный набор реквизитов. Реквизиты документов (согласно ГОСТу 63.2003) 1 — государственный герб; 2 — эмблема организации; 3 — изображение наград; 4 — код организации по классификатору предприятий и организаций; 5 — код документа по классификатору управленческой документации; 6 — наименование министерства или ведомства; 7 — наименования организации; 8 — наименование структурного подразделения; 9 — индекс предприятия связи, почтовый адрес, телефон, факс, номер расчетного счета в банке; 10 — название вида документа; 11 — дата; 12 — индекс (№) документа; 13 — ссылка на индекс и дату входящего документа; 14 — место составления или издания; 15 — гриф ограничения доступа к документу; 16 — адресат; 17 — гриф утверждения; 18 — резолюция; 19 — заголовок к тексту; 20 — отметка о контроле; 21 — текст; 22 — отметка о наличии приложений; 23 — подпись; 24 — гриф согласования; 25 — визы; 26 — печать; 27 — отметка о заверении копии; 28 — фамилия исполнителя и номер его телефона; 29 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 30 — отметка о переносе данных на машинный носитель; 31 — отметка о поступлении. В практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит «1 — государственный герб», он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставлено такое право. Реквизит «3 — изображение наград» также не используется в работе фирмы.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу. Каждый документ можно разделить на 3 основные части:

  • 1. Заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);
  • 2. Основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);
  • 3. Оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

Теперь давайте более подробно рассмотрим наиболее важные реквизиты документов, используемых в современной практике — их цели, содержание, оформление.

  • 1. Реквизит «эмблема организации». Эмблема организации — условное графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. Эмблемой организации может быть товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т.д. При угловом расположении реквизитов она располагается в верхнем левом углу, а при продольном — в середине верхней части листа.
  • 2. Реквизит «наименование организации». Согласно статье 54 Гражданского кодекса РФ, любое юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, должно иметь фирменное наименование. Наименование организации обязательно должно полностью соответствовать названию, зарегистрированному в учредительных документах — уставе предприятия или учредительном договоре и свидетельстве Регистрационной палаты. В наименовании обычно используются такие аббревиатуры, как ООО (общество с ограниченной ответственностью), ОАО (открытое акционерное общество), ЗАО (закрытое акционерное общество) и т.д. Реквизит «наименование организации» должен быть расположен под реквизитом «эмблема организации».
  • 3. Реквизит «индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер расчетного счета в банке». Совокупность этих перечисленных в реквизите данных является юридическим адресом предприятия. Этот реквизит обычно располагают либо в верхнем левом углу под реквизитом «наименование организации», либо на нижнем поле документа.
  • 4. Реквизит «название вида документа». Реквизит «название вида документа» должен быть расположен в заголовочной части документа после реквизита «наименование организации» и юридического адреса и набран прописными буквами от границы левого поля. Этот реквизит является одним из важнейших, и он обязательно проставляется на всех документах, кроме писем и факсов. Для писем указания вида документа используется только в одном сочетании: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО. Функция этого реквизита — дать общее представление о назначении документа, о составе его реквизитов, о структуре его текста, степени обязательности выполнения его требований.
  • 5. Реквизит «дата». Дата — один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой документа является: — дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок) — дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций) — дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов) Все даты в документе (в заголовочной части, в тексте, в реквизитах «резолюция», «визы», «гриф утверждения» и т.п.) оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число (2 знака), месяц (2 знака), год (2 знака). В текстах документов финансового характера допустимо применение словесно-цифрового способа в оформлении даты. Также такой способ оформления даты рекомендуется при переписке с иностранными деловыми партнерами. Чаще всего дата проставляется призавершении оформления документа. Дата указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «название вида документа».
  • 6. Реквизит «индекс (№) документа». Индекс — это условное обозначение документа, присеваемое ему при регистрации (например, порядковый номер). Индекс (№) документа обязательно проставляется на всех исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дата». На таких документах, как протоколы, приказы, акты, справки, трудовые контракты и т.д. проставляются порядковые номера с начала года в возрастающей последовательности: №1, №2, №3… . Номера коммерческих контрактов имеют двойную нумерацию, например, №17/21, где 17 — порядковый номер документа в одной фирме, а 21 — порядковый номер этого документа в фирме-контрагенте. Индекс (№) документа в письмах составляется их порядкового номера самого письма, индекса структурного подразделения (или индекса должностного лица), подготовившего документ, и номера дела по номенклатуре, в которое подшивается письмо. Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходящим письмам.
  • 7. Реквизит «ссылка на индекс и дату входящего документа». Функция этой ссылки — помощь фирме-контрагенту, получившей письмо-ответ, быстро найти копию инициативного письма. Место для этого реквизита определяется только на бланке для писем или факсов. Заполняется он при оформлении письма-ответа на инициативное (полученное фирмой) письмо. Этот реквизит размещается от границы левого поля под реквизитами «дата» и «индекс».
  • 8. Реквизит «гриф ограничения доступа к документу». Этот реквизит проставляют на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию. Этот реквизит располагают в правом верхнем углу документа выше реквизитов «адресат» и «гриф утверждения» и состоит из слова (грифа) «Конфиденциально» или «КТ» (коммерческая тайна). Под этим реквизитом обязательно необходимо проставить номер экземпляра данного документа. На документах государственных предприятий, содержащих секретную информацию, проставляются грифы «Секретно» и «Совершенно секретно».
  • 9. Реквизит «адресат». Этот реквизит оформляется на письмах, факсах и содержит указание почтового адреса получателя (адресата). Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей: — наименование фирмы в именительном падеже; — структурное подразделение в именительном падеже; — должность, фамилия и инициалы в дательном падеже; — почтовый адрес (не указывается, если документ направляется в правительственное учреждение или постоянным адресатам). Этот реквизит печатается после 32 печатных знаков от границы левого поля в правой верхней части документа.
  • 10. Реквизит «гриф утверждения». Этот реквизит требуется для тех документов, которые утверждаются руководителем — планов, отчетов, инструкций, правил, некоторых актов. Реквизит «гриф утверждения» состоит из: — слова «УТВЕРЖДАЮ»; — наименования должности лица, утвердившего документ; — его лично подписи с расшифровкой (инициалы, фамилия) и даты. В ряде случаев гриф утверждения заверяется печатью предприятия. Если документ утверждается решением, приказом, протоколом, то реквизит «гриф утверждения» состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», названия документа в именительном падеже, его даты и номера. Реквизит «гриф утверждения» располагается в правом верхнем углу документа после 40 печатных знаков от границы левого поля.
  • 11. Реквизит «резолюция». Этот реквизит проставляется на входящих и внутренних документах, рассматриваемых руководством, в правой верхней части документа. На письмах, факсах резолюция располагается между реквизитами «адресат» и «текст» на первом листе документа. Резолюция содержит указания по исполнению документа или отношение руководителя к проблеме или вопросам, поставленным в документе. Реквизит «резолюция» включает: — Ф.И.О. исполнителя (лица, которому поручается исполнение); — содержание поручения; — срок исполнения; — личную подпись руководителя и дату подписания. Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители.
  • 12. Реквизит «заголовок». Заголовок — краткое изложение основного смысла текста составляемого документа. Заголовок располагается после реквизитов «дата» и «индекс документа» от границы левого поля. На типографских бланках фирмы для реквизита «заголовок» устанавливаются ограничительные знаки. Наличие заголовка избавляет от необходимости читать весь документ полностью при его регистрации.
  • 13. Реквизит «отметка о контроле». Отметка о контроле обозначается буквой «К» и наносится на документ от руки красным фломастером или специальным штампом на контролируемых по поручению руководителя документах. Этот реквизит располагается на левом поле документа на уровне заголовка.
  • 14. Реквизит «отметка о наличии приложений». Если к документу имеются приложения, то в документе ставится отметка об их наличии. Этот реквизит располагается после текста перед подписью от границы левого поля. Если полное наименование приложения к документу упоминается в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется в сокращенной форме. Если полностью названия приложения в тексте не упоминается, то в отметке о наличии приложений указывают полностью наименования документов, входящих в приложение с количеством листов и экземпляров (если документ-приложение в единственном экземпляре, то в этом случае количество экземпляров можно не указывать). Сами документы-приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок дату, подпись. Кроме того, в верхнем правом углу документов-приложений делается отметка о связи их с основным документом.
  • 15. Реквизит «подпись». Подпись — обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. В состав реквизита «подпись» входят: — наименование должности лица, подписавшего документ; — личная подпись; — расшифровка подписи (инициалы и фамилия). Этот реквизит располагается после реквизитов «текст», «приложение» и печатается следующим образом: должность указывается от границы левого поля, а расшифровка подписи — после 48 знаков от границы левого поля.
  • 16. Реквизит «визы». Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Это необходимо для проверки целесообразности или своевременности составления документа специалистами предприятия.
Это интересно:  Правовой режим земель энергетики

Реквизит «визы» включает в себя: должность, личную подпись визирующего, инициалы и фамилию, дату визирования. Виза располагается ниже реквизита «подпись» от границы левого поля. Если у визирующего есть комментарии или замечания, то он оформляет их на отдельном листе.

  • 17. Реквизит «печать». На документах, удостоверяющих права фирмы или должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных государственными правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью. Печать обычно захватывает часть наименования должности лица, подписавшего документ, часть его личной подписи, и при этом хорошо читаема.
  • 18. Реквизит «отметка о заверении копии». Этот реквизит располагается ниже реквизита «подпись». Отметка о заверении копии включает в себя: заверительную надпись «верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой (инициалы и фамилия) и дату заверения.
  • 19. Реквизит «фамилия исполнителя и номер его телефона». Фамилию исполнителя (составителя) и номер его служебного телефона располагают на лицевой, или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу после реквизитов «подпись», «визы». Этот реквизит очень важен для оперативной связи с тем, кто составил документ, для уточнения и разъяснения затронутых в документе вопросов.
  • 20. Реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Если документ исполнен, т.е. решены все вопросы, поставленные в нем, на документе ставят отметку об его исполнении и направлении документа в дело. Этот реквизит располагается в левой нижней части первого листа документа ниже реквизита «фамилия исполнителя и номер его телефона». Отметка включает в себя: — слова «в дело» и «номер дела», в котором будет храниться документ; — ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении (в случае его составления); — краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; — подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.
  • 21. Реквизит «отметка о поступлении». Отметка о поступлении располагается в правой нижней части первого листа документа и состоит из сокращенного наименования предприятия, получившего документ, даты поступления документа и его входящего номера.

Специфика изложения в документах заключается в том, что изложение ведется по тщательно обдуманному плану и не в общем тексте изложения, ни в переходах от одной части текста к другой, ни в отдельных формулировках не нарушаются законы логики. По способу изложения выделяют 3 вида текстов: повествование, описание, рассуждение.

В повествовании рассказывается о событиях в той хронологической последовательности, в какой они происходили в реальной действительности. Отступление от хронологического принципа допустимо в том случае, когда, например, необходимо подчеркнуть зависимость разъединенных во времени, но внутренне связанных явлений. Повествование как тип изложения используется в автобиографиях, некоторых видах протоколов и отчетов, информационных сообщениях и заметках и т.д.

В описании характеризуется явление путем перечисления его признаков, свойств, особенностей. Части текста, раскрывающие те или иные стороны предмета, являются элементами описания. Элементы описания в документах располагаются в последовательности, которая сама указывает на степень важности перечисляемых признаков: в первую очередь рассматривается то, что наиболее существенно в данный момент и при данных обстоятельствах. Описательное изложение можно встретить практически в любом служебном документе — отчете, акте, приказе, постановлении и т.д.

В рассуждении логически последовательный ряд определений, суждений и умозаключений раскрывает внутреннюю связь явлений и, как правило, доказывает определенное положение. В текстах документов могут встретиться разные виды рассуждений: основанные на установлении условно-уступительных связей, на сравнении, сопоставлении фактов, предметов, событий; раскрывающие смысл понятия или суждения и др. Именно в рассуждении находит свое воплощение такая форма мысли, как доказательство.

Доказательство бывает двух типов: дедуктивное, в котором мысль развивается от общих суждений к частным выводам, и индуктивное, в котором мысль движется от отдельных фактов к обобщению. Главное — то, что рассуждение, а, следовательно, и доказательство, всегда безупречны с точки зрения законов логики.

Документы сложного состава, как правило, являются текстами смешанных типов. Кроме строгой последовательности изложения материала и его расположения, большую роль играет объем сведений, включаемых в документ. Служебный документ посвящают только одному вопросу, он не содержит тематически разнородных, логически не связанных между собой сведений. Документ компактен, краток. Документы не принято загружать дополнительными сведениями, второстепенными деталями. Тексты писем, факсов и др. документов не превышают одной страницы, исключение составляют контракты и договоры, объем которых не ограничивается.

Обычно тексты большинства документов состоят из двух частей: 1) вводной, содержащей основания или мотивы составления документа; 2) основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы, решения. Это традиционный, устоявшийся порядок составления документа. Тем не менее, психологи считают, что лучше всего усваивается начало документа, поэтому более рационально начинать его в основной части, т.е. изложения существа вопроса: предложения, просьбы и т.д. Если основанием составления документа является другой документ, на него принято делать ссылку с указанием названия вида документа, даты и номера. Так как сплошной текст тяжело воспринимается, его обычно разделяют на абзацы.

Тексты документов большого объема подвергают рубрикации. Рубрикацией называют членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой, а также использование заголовков, нумерации и т.д. Рубрикация является внешним выражением композиционной структуры текста — его объема, тематики и назначения.

Абзац — это простейшая рубрика, отступ вправо в начале первой строки каждой части текста. Словом «абзац» также обозначают часть текста между двумя такими отступами. Абзац служит показателем перехода от одной мысли к другой. Разделение текста на абзацы позволяет читателю делать небольшие остановки перед дальнейшим чтением, мысленно возвращаться к прочитанному. Абзац может состоять из одного предложения, если ему придается особенная важность, а может и из нескольких, если они последовательно раскрывают одну и ту же сложную мысль. Однако абзац является внутренне замкнутой смысловой единицей. Абзацное членение текста часто сочетают с нумерацией — цифровым (а также буквенным) обозначением последовательности расположения составных частей текста.

Нумерация подчеркивает необходимость самостоятельного рассмотрения каждого из нумеруемых элементов перечисления. В настоящее время используются две системы нумерации. Одна, традиционная, строится на использовании знаков разных типов — римских и арабских цифр, прописных и строчных букв (в сочетании с абзацными отступами). Другая допускает применение только арабских цифр, расположенных в определенном порядке. Выбор того или иного варианта нумерации зависит от содержания текста, его объема, состава и т.д. В простейших случаях используются только однотипные знаки — обычно арабские цифры или строчные буквы. Тексты сложного состава нередко требуют и абзацного членения, и нумерации.

Более крупные по сравнению с абзацами рубрики могут получать и словесные наименования — часть, раздел, глава, которые также нумеруются. В настоящее время в служебных документах внедряется цифровая система нумерации: каждая составная часть текста, соответствующая понятиям части, раздела, главы, параграфа, пункта, подпункта (исключая абзацы), получает свой номер (номера ставятся арабскими цифрами, после каждой цифры ставится точка), при этом номер каждой составной части включает все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления.

Таким образом, номера самых крупных частей текста (первая, самая высшая ступень деления) состоят из одной цифры. На второй ступени деления составные части получают номера из двух цифр, на третьей — из трех и т.д.

Важным средством рубрикации являются также заголовки и подзаголовки. Заглавие всегда является структурной частью текста. Оно позволяет в предельно краткой форме отразить тематику документа, а нередко и его основную идею. Заголовок должен строго соответствовать содержанию документа (или его части), быть логически полноценным — не двузначным и не противоречивым, по возможности кратким. В заголовке сохраняется лишь самое главное.

Текст служебного документа может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связного текста или путем комбинации этих форм. Текст в форме анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору показателей. Анкетные тексты чаще всего применяются в документах по личному составу предприятия, в документах по маркетингу и т.п. Тексты в форме таблицы применяются при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы используются в плановых, отчетных, финансовых и других документах. Связный текст может быть составлен произвольно или на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации. При составлении писем, факсов, контрактов, актов, справок и других документов с однотипной информацией широко используются трафаретные тексты. Форма документа, имея определенную утилитарную направленность, связанную с особенностями канцелярской и законодательной сфер деятельности, является вместе с тем существенным признаком официально-делового стиля, отражает его обезличенный, «официальный» характер.

Статья написана по материалам сайтов: 101million.com, studfiles.net, vuzlit.ru.

«

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий