+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Особенности составления и вручения уведомления об отпуске за 2 недели до его начала: образец документа

В соответствии с действующим трудовым законодательством, за каждым официально трудоустроенным человеком закрепляется право на ежегодный оплачиваемый отдых.

При этом работодатель обязан заблаговременно известись работника о точной дате начала отпуска. В рамках данной статьи отражены порядок и правила уведомления о выходе в отпуск.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Содержание

Как согласно графику и за сколько дней до начала отдыха оповещается работник?

Согласно 123 статье ТК РФ работодатель должен в письменном виде известить работника о начале ежегодного оплачиваемого отдыха не позднее, чем за две недели до его начала. Для этого необходимо составить специальный документ, который называется уведомление о предоставлении отпуска, и направить его адресату.

В свою очередь адресат должен подписать данный документ. Это будет означать, что он поставлен в известность о предстоящем отдыхе и возражений не имеет.

Направлять оповещение необходимо только в том случае, если речь идет о выходе работника в отпуск, согласно графику.

В случае если работник написал заявление о выходе в отпуск по собственному желанию, направлять уведомление нет смысла.

Оформление и содержание документа

Следует отметить, что в настоящее время отсутствует унифицированная форма о предоставлении отпуска. Как правило, предприятия самостоятельно разрабатывают бланк документа, чтобы уведомить работника. Этим может заняться отдел кадров.

В общем виде содержание извещения должно включать следующую информацию:

    Шапку документа – в самом верху бланка необходимо указать наименование организации.

Если извещение составляется на фирменном бланке, то, как правило, он уже содержит наименование компании и все ее реквизиты.

Тут же в шапке необходимо указать название документа (в данном случае это будет – «УВЕДОМЛЕНИЕ»), а также исходящий номер и дату его регистрации. В левой стороне бланка необходимо указать Ф.И.О. работника, его должность и название структурного подразделения, к которому он относится.

  • Обращение к адресату письма (например, «Уважаемый Иван Федорович»).
  • Тело документа – при его написании следует последовательно указать следующее:

    • ссылку на 123 статью ТК РФ;
    • оповещение о дате начала и конца, а также общем количестве календарных дней отпуска, согласно графику;
    • ссылку на график отпусков, а также дату его утверждения;
    • просьбу о необходимости подписать документ.
  • Подписи – в конце ставятся подписи руководителя организации и адресата. Работник, для которого было подготовлено извещение, в обязательном порядке должен его подписать, а также поставить дату ознакомления. В противном случае документ будет признан недействительным.
    • Скачать бланк уведомления работника о начале отпуска за 2 недели
    • Скачать образец заполнения уведомления работника о начале отпуска за 2 недели

    Смотрите видео про извещение об отпуске:

    Способы ознакомления адресата с извещением

    Как правило, извещение о представлении отпуска вручается лично адресату в руки. Однако если сотрудник по каким-либо причинам отсутствует на рабочем месте, то документ можно направить, к примеру, заказным письмом с уведомлением о вручении.

    Что делать, если сотрудник отказывается подписать документ?

    Порой бывают случаи, когда сотрудник, по тем или иным причинам, отказывается подписывать уведомление. Столкнувшись с подобной проблемой, необходимо действовать следующим образом:

    1. Вначале необходимо попытаться разрешить сложившуюся ситуацию мирным путем. Для этого следует поговорить с сотрудником и попытаться выяснить причины, по которым он отказывается подписывать оповещение. Если аргументы работника обоснованы (например,неправильно оформлено уведомление, допущена ошибка при указании периода ежегодного оплачиваемого отдыха и т.д.), то имеет смысл прислушаться и выполнить требования работника.
    2. Если данную проблему не удалось уладить в устной форме, то необходимо составить акт об отказе в подписи. Имея на руках данный документ, работодатель в принудительном порядке сможет отправить сотрудника на заслуженный отдых, избежав при этом нарушения закона. Составлением акта об отказе подписания извещения занимается отдел кадров. Для того чтобы он был действительным, сотруднику, в присутствии не менее двух свидетелей, зачитывается вслух текст документа.

    Кроме того, у работника следует потребовать объяснительную записку, содержащую причины отказа в подписи. В случае, если работник отказывается писать объяснительную, то данный факт необходимо зафиксировать в акте.

  • Далее можно смело приступать к оформлению отпуска работника и связанных с этим выплат.
    • Скачать бланк акта об отказе работника от подписания документа
    • Скачать образец акта об отказе работника от подписания уведомления о предоставлении отпуска

    Подводя итог, следует отметить, что знание порядка и правил оформления, а также передачи уведомления о предоставлении очередного оплачиваемого отдыха, как работодателем, так и работником, существенно упростит их взаимодействие по данному вопросу. Кроме того, в случае возникновения спорных ситуаций, зная и делая так, как должно быть, можно без труда отстоять свою правоту в суде.

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    Уведомление об отпуске за 2 недели образец

    Наступил сезон отпусков, и многие сотрудники отправляются отдыхать. Если отдых по графику, в соответствии с частью 3 статьи 123 ТК РФ компания направляет работнику уведомление об отпуске минимум за 2 недели до его начала (образец можно скачать ниже). Такое уведомление может иметь вид отдельного письма. О том, что работник ознакомился с информацией, нужно получить его подпись.

    Образец уведомления работнику о начале его отпуска

    Компания может выбирать, в каком виде сообщить информацию сотрудникам. Например, можно:

    • самостоятельно разработать форму документа и с ее помощью извещать об отпуске персонально;
    • составить уведомление на отпуск в произвольной форме, например, по приведенному выше образцу;
    • издать приказ (по унифицированной форме Т-6 или собственному шаблону компании) и за 2 недели ознакомить с ним работников под роспись;
    • дополнить форму Т-7 или свой документ с графиком отпусков двумя колонками, под даты отпусков и подписи работников;
    • издать распоряжение, оформить ознакомительный лист и т. д.

    О том, что работник получил информацию, требуется подтверждение. Ему нужно расписаться: в получении уведомления, в ознакомлении с приказом или графиком отпусков и т. п. Возникает вопрос, что делать, если кадровая служба сообщила ему об отпуске по электронной почте. Если в компании не используют систему электронного документооборота и сотрудники не пользуются собственными программами-подписями, понадобится получить подпись сотрудника в обычном бумажном документе.

    Статьи об отпуске в журнале «Трудовые споры»

    • Отпуска. Топ-5 частых нарушений, за которые штрафует ГИТ
    • Работник не ходит в отпуск. Чем рискует работодатель
    • Отпуск по графику. Неочевидные правила летнего отдыха
    • Отзываем сотрудника из отпуска. Как не потерять остаток отдыха
    • Предоставлять ли отпуск вне графика работнику-льготнику

    В каких случаях требуется, а когда нет?

    Отдых по графику

    Большие компании, где производственный процесс является непрерывным, не могут обходиться без соблюдения принятого графика отпусков.

    Оповещение о периоде начала отпуска играет ключевую роль в таких ситуациях.

    Отдых не по графику

    Отдых не по графику может быть предоставлен на основании поданного сотрудником заявления.

    Если речь идет о переносе отпуска на другое время, что автоматически подразумевает под собой изменения в графике отпусков, то обязательно следует ознакомить с ним сотрудников.

    Дни без сохранения заработной платы

    Если же сотрудник принял решение пойти в дополнительный неоплачиваемый отпуск по собственному желанию, то в оповещении нет смысла, поскольку он предоставляется на основании предоставленного заявления самим рабочим.

    Однако есть и противоположная сторона.

    Если речь идет об отпуске без сохранения заработной платы по производственной необходимости, то работодатель в обязательном порядке должны заблаговременно оповестить об этом намерении наемным штат сотрудников.

    Дни авансом

    Изначально необходимо понимать, что отпуск авансом может быть предоставлен работодателем по предварительной договоренности с сотрудником.

    Исходя из этого, рабочий должен будет составить соответствующее заявление, в котором он попросит предоставление отпуска авансом.

    По этой причине можно говорить о том, что в составлении необходимого оповещения о предоставляемом отдыхе авансом нет необходимости.

    Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск? Об этом читайте на нашем сайте.

    Делается ли запись в трудовой книжке при срочном трудовом договоре? Узнайте .

    Как составить уведомление об отпуске в 2019 году?

    Оповещение о скором оплачиваемом отпуске включено в список нормативно-правовых актов компании, которые применяются в ее каждодневном документообороте.

    Сотрудники отдела кадров имеют полное право формировать оповещение по принятой внутри компании форме.

    Структура и форма документа

    Законодательством РФ не предусматривается единая форма оповещений о предстоящем отпуске по графику. Исходя из этого, каждая компания имеет полное юридическое право самостоятельно разработать персональную форму оповещений.

    Структура уведомления о предстоящем отпуске заключается в следующем:

    • информационный блок — включает в себя наименование компании и инициалы, как самого работодателя, так и сотрудника;
    • основная часть;
    • заключительная часть.

    В содержании оповещения необходимо отталкиваться от действующего законодательства РФ.

    Какие положения должны содержаться в тексте?

    Чтобы обеспечить документу о предоставлении отпуска работнику юридическую силу, в нем обязательно должны содержаться такие сведения, как:

    • реквизиты компании;
    • исходящий номер и время регистрации оповещения об отпуске;
    • имеющуюся должность, и полные инициалы наемного сотрудника, который вскоре уйдет в отпуск;
    • все необходимые сведения относительно основания предоставления оплачиваемого отпуска. В частности следует делать акцент на Трудовой Кодекс РФ;
    • подпись непосредственного работодателя.

    Категорически запрещается допускать в документе какие-либо опечатки либо ошибки.

    Кто подписывает?

    Уведомление о начале отпуска подлежит подписанию непосредственным руководством компании и подлежит заверению должностными лицами из отдела кадровой службы.

    Нужно ли подписывать сотрудникам?

    Оповещение, выданное наемному рабочему, подлежит подписи тем, на кого оно было сформировано с целью ознакомления.

    Другие способы подтверждения получения оповещения не обладают юридической силой.

    Сколько требуется экземпляров?

    Оповещение о предстоящем отпуске формируется в нескольких экземплярах. Столько же и соответствующих приказов руководства.

    Один из них остается в отделе кадров, а другой – у руководства компаний.

    Можно оформить сразу на несколько работников?

    Трудовым Кодексом РФ не запрещается оповещать о времени начала трудового отпуска нескольких сотрудников одновременно.

    Образец документа

    Важно помнить, что категорически не допускается в процессе составления оповещения делать различные помарки либо опечатки.

    Бесплатно скачать бланк можно по ссылке тут.

    Предупреждаем за 2 недели или в другой срок?

    Многие спросят — за сколько дней пишется оповещение?

    Период оповещения наемного штата сотрудников четко указан в действующем законодательстве РФ и составляет 14 календарных дней.

    В процессе формирования данного документа крайне важно придерживаться этого периода. Не позднее двухнедельного периода до начала отпуска сотрудник компании в обязательном порядке должен письменно засвидетельствовать имеющейся факт ознакомления о своем грядущем отпуске.

    Если по каким-либо причинам, сотрудник не может быть ознакомлен о дате начала отпуска, ему он будет отправлен заказным письмом.

    Причем важно помнить: датой ознакомления принимается в таком случае момент получения письма.

    Нужна ли регистрация в специальном журнале?

    В каждой отдельно взятой компании должен вестись журнал учета оповещений, который предоставляется наемным рабочим с целью регистрации в нем различных уведомлений.

    В частности, в нем могут содержаться такие сведения, как:

    • о возможной реорганизации компании;
    • о различных объяснениях;
    • о возможном переводе сотрудника;
    • о предстоящих изменениях в условиях трудовой деятельности;
    • и о предстоящем оплачиваемом отпуске.

    В определенных полях данного журнала должны быть занесены в полном объеме и в оговоренные законодательством временные периоды сведения относительно предоставленного оповещения о предстоящем оплачиваемом отпуске.

    Регулярный учет в таком журнале способен гарантировать по мере необходимости мгновенный поиск относительно той или иной информации.

    Как заполнять титульный лист?

    Титульная страница должна включать в себя:

    • полное наименование компании;
    • наименование документа;
    • дату начала и завершения ведения журнала регистрации.

    На следующей странице должны быть отображены сведения относительно ответственных лиц за учет данного журнала.

    Стоит отметить, что его форма разрабатывается самостоятельно каждой отдельно взятой компанией.

    Чтобы подробней разобраться с журналом учета, рекомендуется обратиться к образцу, который можно скачать по ссылке здесь.

    Пример заполнения журнала:

    Нюансы

    Для совместителей

    Отпуск совместителю должен быть предоставлен параллельно с тем периодом, что и по основному месту работы.

    Для соблюдения данного условия совместитель в обязательном порядке изначально должен предъявить справку о периоде получения оплачиваемого отпуска с основной работы.

    На основании предоставленной справки будет выдано оповещение о предстоящем отпуске.

    Для иностранного гражданина

    Для иностранных граждан была отменена обязанность оповещать о предстоящем отпуске сотрудников миграционной службы, если он предоставляется без сохранения заработной платы.

    Что касается оповещения самого наемного рабочего, то этот порядок является стандартным.

    Для генерального директора и главного бухгалтера

    Законодательство РФ не разделяет порядок оповещения по должностям. По этой причине порядок уведомления о предстоящем отпуске стандартный.

    Для госслужащих

    Государственных служащих, как и иных наемных сотрудников, оповещают о предстоящем отпуске за несколько недель до его наступления.

    В обязательном порядке факт оповещения подтверждается подписью сотрудника в журнале учета.

    Согласно статье 20 Трудового Кодекса РФ, индивидуальный предприниматель относится к той же категории работодателей, как и юридические лица.

    Исходя из этого, оповещение о предстоящем отпуске сотрудник должен получать по стандартной схеме.

    Что будет работодателю, если не вручать документ работникам?

    Основные последствия неоповещения сотрудника о предстоящем отпуске заключаются в следующем:

    • сотрудник в таком случае вправе требовать его переноса на иной временной промежуток;
    • при отказе в переносе отпуска сотрудник вправе подать исковое заявление в правоохранительные органы, что влечет возможное начисление штрафов.

    Чтобы избежать проблем с правоохранительными органами, достаточно своевременно оповещать об отпуске своих наемных работников.

    Посмотреть еще:

    Материалы Проводки по Приходу ГЛАВНАЯ СТРАНИЦА НАЛОГОВЫЕ НОВОСТИ БУХГАЛТЕРСКИЕ НОВОСТИ БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ГОДОВОЙ ОТЧЕТ И…

    Часто ли наказывают по п. 1 ст. 126 НК РФ?П. 1 ст. 126 НК РФ…

    Операции с недвижимым имуществом за вознаграждение или на договорной основеПодкласс 68.3 содержит две группы кодов:…

    Двойное налогообложениеДвойное налогообложение — одновременное обложение в разных странах одинаковыми налогами доходов. Двойное налогообложение вызвано…

    Департамент Росприроднадзора по Крымскому федеральному округу, Керчь Выбор территориального органаЦентральный аппарат Росприроднадзора02 Управление Росприроднадзора по…

    Уведомление об отпуске по графику — образец

    Как составить уведомление о начале отпуска

    Согласно требованиям, изложенным в ст. 123 ТК РФ, за 2 недели до даты предполагаемого отпуска работника обязательно нужно о таковом извещать. Необходимость в составлении уведомления о начале отпуска обусловлена наличием графика отпусков. Указанный график оформляется за 2 недели до окончания календарного года и утверждается руководителем. На основании содержащихся в нем данных работник кадровой службы или иное уполномоченное на то лицо составляет извещение о начале отпуска.

    Если предоставление отпуска происходит по заявлению работника, иными словами вне утвержденного графика (например, для вновь принятого после утверждения графика сотрудника), необходимости в составлении уведомления нет.

    Извещение работника в соответствии со ст. 123 ТК РФ оформляется следующим образом:

    1. Извещение направляется не менее чем за 2 недели до даты начала отпуска.
    2. Уведомление подписывается работником в подтверждение ознакомления с ним.

    Унифицированной формы действующим законодательством не предусмотрено, поэтому работники кадровой службы вправе самостоятельно разработать образец уведомления о начале отпуска.

    Оформлять его необходимо в 2 экземплярах, на каждом из которых ставится подпись работника об ознакомлении. Впоследствии 1 экземпляр остается у работника, а другой хранится на предприятии.

    Неоформление указанного документа может повлечь за собой следующие негативные последствия:

    1. Административную ответственность в виде наложения штрафа согласно ст. 5.27 КоАП РФ.
    2. Перенос отпуска работника (право на это закреплено в ч. 2 ст. 124 ТК РФ).

    Журнал регистрации уведомлений, срок хранения уведомлений

    С целью учета и оптимизации хранения на предприятии может быть оформлен журнал учета выданных уведомлений. Поскольку утвержденной формы указанного журнала нет, администрация вправе самостоятельно разработать образец журнала регистрации уведомлений о начале отпуска, а также определить список информации, подлежащей внесению в него.

    Основные правила оформления журнала можно определить следующим образом:

    1. На титульном листе отражается такая информация:
      • наименование организации, оформившей документ;
      • название документа;
      • даты начала и окончания журнала.
    2. В табличной части приводятся следующие сведения:
      • название составляемого документа;
      • номер по порядку;
      • дата его оформления;
      • смысл выданного извещения;
      • должность и персональные данные работника, на имя которого выдается уведомление;
      • информация о вручении;
      • сведения об ответе на извещение.

    Срок хранения уведомлений о начале отпуска определяется приказом Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов…» от 25.08.2010 № 558 и составляет 5 лет.

    Уведомление (извещение): образец

    1. Ф. И. О. работника, которому оформляется извещение.
    2. Название документа.
    3. Текст уведомления:
      • с реквизитами графика отпусков;
      • ссылками на правовые акты;
      • датами начала и окончания предоставляемого отпуска;
      • общей продолжительностью выходных в календарных днях.
    4. Подпись лица, оформившего документ.
    5. Подпись работника об ознакомлении с извещением.

    При необходимости в указанный документ может быть добавлена иная информация на усмотрение руководителя или работника кадровой службы. В любом случае уведомление считается правильно составленным, если в нем содержится подпись работника об ознакомлении, а также даты начала и окончания отпуска.

    Скачать образец извещения о начале отпуска можно, пройдя по ссылке: Уведомление о начале отпуска по графику отпусков.

    Уведомление о начале отпуска — это документ, которые информирует о датах начала и окончания отпуска. Оформляется он в свободной форме и доводится до сведения работника не позднее чем за 2 недели до даты начала предполагаемого отпуска.

    Уведомление о начале отпуска

    Формирование уведомления о начале отпуска – часть процедуры письменного документального оформления ухода человека на законный запланированный отдых.

    В каких случаях формируется документ

    Во многих организациях, особенно крупных, перед началом нового года составляется предварительный график отпусков. В нем прописывается, в какой период времени тот или иной сотрудник может отдохнуть от своей работы.

    В графике отпусков есть определенная очередность, которая разрабатывается с учетом интересов работодателя и его подчиненных. Особенно этот документ актуален в производственных компаниях с непрерывным циклом работы.

    За две недели до отпуска специалист кадрового отдела обязан проинформировать работника о намечающемся событии (в соответствии с ранее утвержденным графиком отпусков).

    Таким образом будет достигнуто сразу две цели: сотруднику напомнят об отпуске, а работодатель соблюдет все необходимые формальности.

    В обязательном порядке уведомлять нужно в случае наступления одного из двух видов отпуска: планового оплачиваемого или же дополнительного.

    Если работник уходит в отпуск по своему личному заявлению (например, в неоплачиваемый), то на его имя уведомление писать не надо.

    Что будет, если не направить уведомление

    Уведомление обязательно должно доводиться до сведения сотрудника организации под роспись.

    В противном случае, он получит полное право на перенесение своего отдыха на то время, которое ему будет удобно – и для этого ему достаточно будет всего лишь написать соответствующее заявление с указанием того, что он не был предупрежден о начале запланированного отпуска.

    Также отсутствие уведомления может послужить поводом для «разборок» в трудовой инспекции или даже суде, поэтому пренебрегать формированием данного уведомления не стоит.

    Что делать, если работник не хочет ставить подпись о получении уведомления

    Вручая уведомление, представителю работодателя нужно заручится подписью того, для кого оно предназначено. Но бывает так, что в силу различных обстоятельств работник отказывается ставить свою подпись под извещающим документом.

    В этом случае нужно обязательно в присутствии свидетелей составить соответствующий акт, с указанием пояснений протестующего сотрудника (если их нет, значит так и написать «отказался ставить подпись без объяснения причин»).

    Общие сведения об уведомлении, особенности составления

    Если вам понадобилось составить уведомление о начале отпуска сотруднику организации, а вы не имеет достаточного опыта, прочитайте наши советы – они помогут вам справиться с поставленной задачей. Обратите также внимание и на пример бланка – на его основе вы легко составите нужное уведомление.

    Первым делом дадим общую информацию, свойственную для всех таких документов. Начнем с того, что уведомление можно формировать в свободном виде, или, если в компании есть утвержденный в учетной политике образец документа – по его типу. Способ составления уведомления, как и его шаблон (при наличии) должен быть утвержден в локальных актах предприятия.

    Уведомление следует составить в двух идентичных экземплярах, каждый из которых должен быть подписан представителем работодателя (лучше директором, но допустимо, если будет стоять автограф начальника структурного подразделения, например, руководителя отдела кадров).

    1. Один из этих экземпляров впоследствии передается работнику,
    2. второй подшивается в специальную папку и остается в архиве компании (как подтверждение того, что со стороны работодателя все условия ухода работника в отпуск выполнены).

    Проштамповывать формуляр не обязательно – печать нужна только тогда, когда требование о ее применение указано во внутренних нормативных документах фирмы.

    Отметку об уведомлении обязательно надо внести в специальный журнал учета исходящей документации – такие должны вестись в каждой организации.

    Уведомление разрешается формировать на простом обычном листе бумаги или на фирменном бланке предприятия, писать его можно как от руки, так и в компьютере (обязательно затем распечатывая)

    Образец уведомления о начале отпуска

    Составляя уведомление, мысленно поделите его на три части.

    В начале документа — так называемой «шапке», — нужно указать:

    • данные об отправителе (предприятии-работодателе);
    • данные об адресате – сотруднике, которому оно направляется;
    • сведения о самом документе: его название, номер, дата составления.

    После этого идет основной блок, куда вносится текст извещения. В него нужно включить:

    • дату, с которой человек уходит в отпуск;
    • продолжительность отпуска (в календарных днях – чаще всего это 14 дней или 28);
    • день выхода на работу (указать точное число).

    Как передать уведомление

    До сотрудника уведомление о начале отпуска можно довести разными путями:

    • Если он находится при исполнении служебных обязанностей непосредственно на рабочем месте – то лучше всего лично, из рук в руки (под роспись).
    • Если по каким-либо причинам будущий отпускник отсутствует (например, он на больничном или в командировке), то — или заказным письмом через Почту России, или через доверенное лицо доставить по адресу его места нахождения (в этом случае следует также озаботиться получением отметки об ознакомлении с документом).

    Статья написана по материалам сайтов: zullus.ru, rusjurist.ru, assistentus.ru.

    »

    Это интересно:  Заявление о наступлении страхового случая образец
    Помогла статья? Оцените её
    1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
    Загрузка...
    Добавить комментарий

    Adblock detector