+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Недостача товара

В процессе осуществления деятельности предприятия, организации, предприниматели часто сталкиваются с проблемой недостатка товарно-материальных ценностей. Возникнуть недостача может по разным причинам. Например, в случае неправильного оформления документов, хищения товара, в результате естественной убыли. Порядок списания расходов зависит от причин их возникновения.

Содержание

Проведение инвентаризации

Если выявлена недостача при инвентаризации, что делать подробнее рассмотрим в настоящей статье. Инвентаризация представляет собой проверку соответствия имеющихся в наличии на предприятии товарно-материальных ценностей данным бухгалтерского учета. Это один из основных методов контроля имущества организации. Ее систематическое проведение позволит своевременно установить отсутствие товара и правильно оформить его списание для минимизации убытков.

Процедура проведения инвентаризации прописывается в учетной политике организации. Необходимо указать:

  • случаи, при наступлении которых проводится инвентаризация;
  • периодичность проведения ревизии;
  • состав комиссии (в нее могут быть включены специалисты, обладающие необходимыми знаниями, работники бухгалтерии, лица, занимающие руководящие должности в отделах и т.п.).

Для проведения инвентаризации руководитель должен издать приказ, в котором закрепляется состав комиссии (в него не могут быть включены материально-ответственные лица), срок проведения проверки, указываются виды имущества, подлежащего ревизии. В ходе инвентаризации может быть использован сплошной либо выборочный метод. Данные, полученные при инвентаризации, должны быть документально зафиксированы. Необходимо составить инвентаризационные описи, в которых надлежит указать объекты инвентаризации и их точное количество.

Если в результате проверки были установлены расхождения в данных учета и фактическом наличии товара, оформляется сличительная ведомость. В случае недостачи продукция списывается в пределах норм естественной убыли или возмещение убытков возлагается на виновных лиц. Если установить виновника невозможно, недостача относится на операционные расходы.

Недостача в магазине

Часто бывают ситуации, когда возникла недостача в магазине. Что делать продавцу в этом случае?

При заключении трудового договора с работником рекомендуется также заключить с ним договор о полной материальной ответственности (иначе взыскание может быть осуществлено только в судебном порядке). В противном случае у работника наступает материальная ответственность в пределах его среднемесячного заработка.

Недостача может возникнуть:

  • в пределах норм естественной убыли, которые разрабатываются на предприятии и применяются для определения той величины безвозвратных потерь от недостачи товара, которая допустима;
  • в размере, значительно превышающем указанные нормы, влекущем явные убытки для предприятия.

Убытки, возникшие в пределах норм естественной убыли, списываются на прочие расходы. В ином случае убытки можно компенсировать, возложив ответственность за недостачу на материально-ответственное лицо. Для этого может быть создана комиссия, которой будут установлены причины возникновения убытков и их размер. У работника истребуется письменное объяснение или составляется акт об отказе дать таковое.

По результатам проверки составляется документ, подтверждающий вину работника. Последний может согласиться с возмещением ущерба. Денежные средства вычитаются из его заработной платы единовременно или по частям.

Возникает закономерный вопрос, сколько можно удержать из зарплаты за недостачу? Убытки возмещаются работником в пределах среднемесячного заработка. Если с ним заключен договор о полной материальной ответственности, ущерб может быть возмещен в полном размере. Из зарплаты единовременно может быть удержано не более 20 процентов, если имеется исполнительный лист — 50 процентов.

Если работник отказывается от добровольного возмещения ущерба, комиссия устанавливает его причастность к факту содеянного, составляется акт отказа от погашения долга, который направляется руководителю. Последний издает приказ об удержании денег из зарплаты виновного, и бухгалтерия может производить необходимые вычеты.

Недопоставка товара, претензия по недостаче

В процессе осуществления деятельности нередко случаются ситуации, когда организация, получившая товар от поставщика, обнаруживает различного рода нарушения. Так после приемки товара может быть обнаружена его недостача. Составляется претензия по недостаче товара, образец которой приведен ниже.

Установленного бланка оформления претензии нет, ее можно составить в произвольной форме. Однако необходимо наличие ряда реквизитов:

  • дата составления;
  • название организации, составляющей претензию;
  • в тексте указывается характеристика товара, объем, подлежащий поставке по договору, объем фактически поставленного товара (составляется акт о расхождении);
  • требования к поставщику (заменить или допоставить товар, вернуть деньги, возместить ущерб).

Скачать претензию по недостаче товара (образец)

Выявлены недостачи. Как их удержать.

Если в результате инвентаризации выявлены недостачи, то они должны быть возмещены работником. Но для того чтобы взыскать с работника материальный ущерб, нужно выполнять все предусмотренные законом действия. Правильно отразить результаты инвентаризации, создать специальную комиссию для расследования, взять у работника объяснения. Если этого не сделать, то организацию могут ждать штрафы за нарушения законодательства, а также разбирательства с работником в суде.

На что обратить внимание при проведении инвентаризации

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При отсутствии хотя бы одного члена комиссии результаты инвентаризации могут признаны не действительны.

Материально ответственные лица инвентаризационной комиссии дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Результаты проведенной инвентаризации обязательно должны быть оформлены документально. На практике продолжают использовать формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

При проведении инвентаризации на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц составляется инвентаризационная опись. Данный документ составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии.

Согласно п. 4.1 Методуказаний на расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей оформляется сличительная ведомость. Этот документ нужен для отражаются результатов инвентаризации в случае отличия фактических данных от учетных. Суммы излишков и недостач имущества в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете (ф. ИНВ-18 и ф. ИНВ-19).

На основании результатов работы комиссии, оформленных протоколом, сличительной ведомостью или актом, работодатель принимает решение о возмещении ущерба. Для этого издается приказ о результатах инвентаризации и удержании недостач с виновных лиц.

В случае существенных нарушений при проведении инвентаризации удержания недостач с работника могут быть признаны неправомерными.

Поэтому во время инвентаризации следует обратить внимание на следующие обстоятельства:

— отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п. 2.3 Методических указаний);

— участие материально ответственного лица является обязательным. В случае отказа от участия составляется соответствующий акт членами комиссии (п. 2.8 Методических указаний);

— описи должны содержать подписи всех членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц (п. 2.10 Методических указаний).

Помимо надлежащего оформления инвентаризации работодатель обязан создать все условия для сохранности имущества, а также должным образом оформить трудовые отношения с работником и договор о полной материальной ответственности.

Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей (п. 1 ч. 1 ст. 243 ТК РФ).

Если работодатель нарушил трудовое законодательство, не заключив с работником трудовой договор, не ознакомив его с должностной инструкцией, то он тем самым не проинформировал работника о его трудовых обязанностях, его ответственности.

Таким образом, в случае, если работник был допущен к работе без оформления трудовых отношений в законодательно установленном порядке, работодатель не имеет права взыскивать с работника материальный ущерб, который возник при исполнении работником своих трудовых обязанностей ненадлежащим образом (Определение Ленинградского областного суда от 28.06.2012 по делу N 33а-2646/2012).

В трудовом законодательстве закреплены правовые нормы, предусматривающие материальную ответственность работника перед работодателем. Нанесенный работником ущерб должен быть возмещен, при чем не зависимо от того, привлечен ли он к дисциплинарной, административной, уголовной ответственности, или нет. На это указывает ст. 248 Трудового кодекса РФ.

Это интересно:  Подробнее о полезных моделях в России

При проведении инвентаризации могут быть выявлены недостачи товарно-материальных ценностей у материально ответственных лиц, вверенных ему на основании договора о материальной ответственности. Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли в соответствии с п. 5.1. Методуказаний по инвентаризации относятся на виновных лиц.

По общему правилу в ходе инвентаризации определяется размер ущерба путем выявления расхождений между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета (ч. 2 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). А для того чтобы определить виновных лиц и причины возникновения недостач, необходимо провести служебное расследование. На такой порядок указывает правовая норма трудового законодательства, приведенная в ст. 247 ТК РФ.

Комиссия для расследования выявленных недостач

Для проведения служебного расследования, руководитель имеет право создать комиссию и утвердить ее приказом. В приказе, также устанавливаются сроки служебного расследования и порядок оформления и представления результатов.

Порядок проведения расследования желательно урегулировать локальным нормативным актом организации. Однако и отсутствие такого документа не может помешать расследованию. При этом комиссией изучаются документы, в том числе акты, описи, первичные документы по учету, фактически проводится пересчет, берутся объяснения от различных работников, изучаются докладные (служебные) записки и пр.

Результатом работы комиссии должен стать акт служебного расследования, в котором нужно указать состав комиссии, дата составления и период проведения расследования, предпосылки проведения и установленные комиссией факты, сделанные ею выводы с обоснованием (наличие или отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника; противоправность поведения работника; вина работника в причинении ущерба; причинная связь между поведением работника и наступившим ущербом; наличие прямого действительного ущерба работодателя, размер ущерба и т.д.).

Отдельно может составляться заключение по результатам расследования. В нем обычно отражается краткая информация по результатам расследования. Акт и заключение в обязательном порядке должны быть подписаны всеми членами комиссии. После этого с актом и заключением должны быть ознакомлены под личную подпись материально ответственные лица, которые признаны виновными в недостаче.

И еще один документ, который может быть составлен по результатам расследования — это акт, которой оформляется в случае отказа от ознакомления или от проставления личной подписи в ознакомлении материально ответственным лицом.

Работник должен написать объяснительную

В соответствии с требованиями ч. 2 ст. 247 ТК РФ у материально ответственного работника, у которого обнаружена недостача, должно быть затребовано письменное объяснение. Отказ от предоставление объяснительной нужно отразить в акте.

На практике, для выполнения данной процедуры привлечения к ответственности, можно поступать следующим образом.

Необходимо уведомить работника об истребовании у него объяснения по факту недостачи товаро-материальных ценностей.

Если работник отказывается их давать, то ему следует направить письменное уведомление с запросом объяснений и потребовать, чтобы он расписался в получении уведомления.

Если же работник отказывается подписать уведомление, следует зачитать его работнику вслух в присутствии свидетелей.

Если же и после этого работник отказывается давать письменное объяснение, то в этом случае оформляется акт об отказе или уклонении работника от дачи объяснений. С актом работник тоже должен быть ознакомлен под роспись, в случае отказа об этом делается соответствующая отметка.

Пленумом ВС РФ в Постановлении N 52 фактически установлена презумпция вины по отношению к материально ответственным лицам, то есть если работодателем доказаны правомерность заключения с работником договора о полной материальной ответственности и создания условий для сохранности вверенных ценностей, то в случае возникновения у этого работника недостачи, последний обязан самостоятельно доказать отсутствие своей вины в причинении ущерба. Таким образом, не работодатель должен доказывает вину работника, а работник доказывает, что недостача произошла не по его вине. Однако мы все же не рекомендуем наказывать материально ответственных лиц без проведения расследования и соответствующего документального оформления.

Взыскание ущерба

Перед принятием решения о взыскании недостач с работника у работодателя должны быть следующий пакет документов:

— документы, подтверждающие результаты проведенной инвентаризации (инвентаризационные описи, сличительные ведомости, акт о выявленных расхождениях);

— письменное объяснение работника о причинах недостач (либо акт об отказе от дачи объяснений);

— Акт (заключение) комиссии по результатам служебного расследования, в котором фиксируются вина работника, противоправность совершенных им действий, а также причинно-следственная связь между его действиями и возникшим у работодателя ущербом.

Со всеми материалами служебной проверки работник (его представитель) вправе ознакомиться.

По результатам расследования, руководитель должен принять решение о взыскании ущерба с виновного лица или о не взыскании. Трудовое законодательство (ст. 240 ТК РФ) предоставляет работодателю право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника. В любом случае данное решение должно быть оформлено в виде приказа (распоряжения) по организации. Для взыскания суммы ущерба с виновного сотрудника руководитель организации должен издать приказ об удержании. Приказ нужно выпустить не позже чем через месяц после того, как комиссия установит размер ущерба.

На основании приказа с дохода сотрудника удержите стоимость ущерба, не превышающую его среднемесячного заработка. С учетом этого правила нужно взыскивать ущерб и в тех случаях, когда сотрудник несет ограниченную материальную ответственность, и в тех случаях, когда материальная ответственность наступает в полной сумме ущерба.

Хотелось бы обратить внимание на один существенный момент. В соответствии со ст. 239 ТК РФ материальная ответственность работника исключается в случаях возникновения ущерба вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.

При принятии решения о возмещении размера ущерба работником, нужно учесть следующее. Размер ущерба должен определятся по фактическим потерям, рассчитанным исходя из рыночных цен, действующих в данной местности, на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета, принимая в расчет степень его износа. Причем, в случае, если невозможно установить день причинения ущерба, работодатель вправе исчислить размер ущерба на день его обнаружения (п. 13 постановления Пленума Верховного суда РФ от 16 ноября 2006 г. № 52).

Обратите внимание, материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника только в тех случаях, которые указаны в статье 243 Трудового кодекса РФ. В частности, это могут быть ситуации, при которых:

— такая ответственность возложена в соответствии с действующими законами;

— выявлена недостача ценностей, вверенных работнику на основании договора о полной материальной ответственности или полученных им по разовому документу;

— ущерб причинен в результате преступных действий работника, установленных приговором суда или в результате административного проступка;

— работник действовал умышленно или в состоянии алкогольного, наркотического опьянения, а также когда он не исполнял трудовые обязанности.

При расчете средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в организации. При этом расчет производится исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев ( ст. 139 Трудового кодекса РФ ).

Также нужно иметь в виду, что сумма удержания не должна превышать 20 процентов заработка, а, следовательно, взыскание ущерба может растянуться на несколько месяцев.

Ситуация, когда работник признал свою вину

В случае, если работник признает свою вину и не против возместить ущерб добровольно, с него лучше взять расписку с обязательством погасить сумму материального ущерба в оговоренные сторонами сроки. Согласно ч. 4 ст. 248 ТК РФ работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично; по соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей.

По расписке, данной работником в качестве обязательства погашения ущерба, работник имеет право погашать сумму задолженности и более среднего месячного заработка — в той сумме, которая оговорена им в расписке. Не будет нарушением и досрочное погашение долга работником в сумме регулярных платежей большей, нежели определено в расписке, — до покрытия всей суммы ущерба. Ограничений в данном случае законом не установлено. Даже если работник будет увольняться и откажется погашать остаток задолженности по возмещению ущерба, организация-работодатель на основании этого письменного обязательства сможет взыскать с него задолженность в судебном порядке.

Это интересно:  Знак шипы: нужно клеить или нет на автомобиль в 2018-2019 году

В силу ч. 1 ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50% заработной платы, причитающейся работнику.

Проще всего если работник разом внесет в кассу работодателя свои личные денежные средства в размере, соответствующем оценке причиненного им ущерба. Также с согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить то, что повреждено.

Возможен и комбинированный вариант – когда часть суммы ущерба работник погашает сразу (наличными деньгами, имуществом или иным способом), а остальная часть ежемесячно удерживается из его заработной платы до полного погашения задолженности.

Обратите так же внимание на следующее. Пунктом 5.3 Методических указаний по инвентаризации установлено, что взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

При этом работодатель вправе отказать виновному лицу в зачете излишков при определении материальной ответственности, так как в п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации указано, что такой зачет допускается только в порядке исключения, т.е. обязанность работодателя осуществлять зачет не установлена.

Ситуация, когда работник не признал свою вину

Если же работник добровольно возмещать ущерб не хочет, работодателю нужно издать распоряжение о взыскании с виновного суммы причиненного ущерба. На его основании можно взыскать сумму, не превышающую среднего месячного заработка. Такое распоряжение составляется в произвольной форме и может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончания мероприятий по определению размера ущерба и причин его возникновения.

Конечно же, в распоряжении (приказе) о взыскании ущерба должна присутствовать и подпись виновного работника о его ознакомлении и согласии с содержанием приказа.

Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, то взыскать его можно только через суд.

В судебном порядке придется взыскивать ущерб и в случаях, когда:

— работник не согласен добровольно возместить ущерб, размер которого превышает его средний месячный заработок (ст. 248 Трудового кодекса РФ);

— работник дал письменное обязательство о возмещении ущерба, но затем уволился и отказался его исполнять (ст. 248 Трудового кодекса РФ).

Отражение в учете

В соответствии с пп. «б» п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, пп. «б» п. 30, п. 128 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм покрываются за счет виновных лиц. Недостача материальных ценностей списывается со счетов учета по их фактической себестоимости и отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций расчеты с работниками организации по возмещению материального ущерба, причиненного ими организации, ведутся на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба». В дебет этого субсчета с кредита счета 94 списывается сумма недостающих МПЗ по фактической себестоимости В соответствии со ст. 246 ТК РФ размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени его износа.

В силу абз. 3 п. 16 ПБУ 9/99 «Доходы организации» возмещение причиненных организации убытков признается в составе доходов в бухучете в отчетном периоде, в котором судом вынесено решение об их взыскании или они признаны должником. Это касается образующейся разницы между рыночной стоимостью МПЗ, подлежащей взысканию с виновного лица, и стоимостью, по которой эти ценности были учтены в балансе. То есть эту сумму нужно учесть в доходах на дату признания причиненного ущерба виновным лицом независимо от фактического погашения (возмещения) долга.

Выявление недостачи и взыскание ущерба с виновных лиц отражаются в бухгалтерском учете аптеки следующим образом:

Дебет 94 Кредит 41 — выявлена недостача товара на основании результатов инвентаризации;

Дебет 73-2 Кредит 94 — отражена сумма недостачи, подлежащая взысканию с виновных лиц, на основании приказа руководителя;

Дебет 91-2 Кредит 94 — отражена разница между размером недостачи и суммой, которая взыскивается с работников;

Законодательство не предусматривает особой методики расчета среднемесячного заработка в таком случае. Для всех случаев сохранения среднего заработка установлен единый порядок его расчета на основании среднедневного (часового) заработка (ст. 139 ТК РФ). Поэтому при расчете суммы материального ущерба необходимо использовать именно его.

Стоимость ущерба, удерживаемого из дохода сотрудника, не должна превышать его среднемесячного заработка (ч. 1 ст. 248 ТК РФ). В данном случае среднемесячный заработок следует рассчитывать на основании среднедневного (часового) заработка и рабочих дней (часов) в течение того месяца, в котором был обнаружен материальный ущерб (ст. 139 ТК РФ, п. 9 и 13 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

454071, Россия, Челябинск, ул. Салютная, 23б, офис 1

Что делать в случае недостачи при инвентаризации?

Соответствие фактических данных учетным по итогам проведения ревизии явление достаточно редкое. Периодически в результате пересчета выявляются излишки или недостачи. Если излишки не ухудшают финансового положения компании, то недостачи можно отнести к прямым потерям бизнеса. В связи с этим для компании важно их своевременно и корректно оформить, определить возникла ли недостача при инвентаризации по вине материально-ответственного лица.

Сущность, цель и порядок проведения инвентаризации

Как и любой другой хозяйственный процесс проведение инвентаризации имеет свои цели. К ним относят:

  • Определение фактического наличия ТМЦ;
  • Сравнение выявленного количества ценностей с учетными данными;
  • Контроль за сохранностью имущества;
  • Выявление злоупотреблений и виновных в них лиц;
  • Определение непригодных к дальнейшему производственному использованию ценностей и материалов.

Являясь важным элементом управления и контроля, инвентаризация обязательна при составлении годовой отчетности компаний, при смене МОЛ, в случае выявления фактов хищений, при реорганизации компании и после стихийных бедствий.

Инвентаризировать можно как все имущество фирмы, так и его часть. Основным документом, регулирующим процедуру ревизии в компании, является методические указания, утвержденные Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

Любая инвентаризация проводится комиссией численностью, как правило, не менее 4 человек, один из участников которой – материально-ответственное лицо. Она назначается приказом руководителя, кроме того, в распорядительном документе утверждается срок проведения и дата начала пересчета имущества и ценностей. Для этого можно использовать форму Унифицированная форма № ИНВ-22. В процессе инвентаризации ее члены осматривают, просчитывают объекты проверки, заносят результаты в инвентаризационную опись.

Отражение результатов инвентаризации

По итогам инвентаризации оформляется:

  • Инвентаризационная опись, которая подписывается всеми участниками комиссии;
  • В случае выявления учетных данных от фактических составляется сличительная ведомость по форме ИНВ №19 – скачать.
  • Истребуют объяснения МОЛ по причинам возникновения несоответствий;
  • Составляется ведомость учета результатов инвентаризации по форме № ИНФ-26 – скачать;
  • Издается приказ об утверждении результатов инвентаризации.

Результатом может быть соответствие остатков данным учета, недостача или излишек. Недостача это отклонение фактических данных по количеству в меньшую сторону от учетных.

В случае выявления недостачи по итогам пересчета в компании обязательно проводится служебное расследование этого факта. В ходе его проведения:

  • Издается приказ о назначении комиссии по расследованию;
  • С материально-ответственных лиц берутся письменные объяснения;
  • При отказе от пояснений составляется письменный комиссионный акт;
  • По итогам расследования оформляется акт с отражением результатов, выводов комиссии, фактической оценкой стоимости ущерба, в нем же указываются виновные лица (в случае их выявления).

Недостача не всегда является результатом злоупотреблений, иногда оказывается, что она выявлена в результате ошибок в подсчетах или несвоевременным проведением документов в учетных системах.

При этом порядок действий работодателя в зависимости от того выявлены или нет виновные лица будет разным. Кроме того, если установлен переизбыток одного имущества и нехватка другого, по решению руководителя может быть проведена пересортица. Под пересортицей понимается полное или частичное покрытие недостачи за счет излишков. Кроме того, часть ущерба может быть списана на затраты в пределах норм естественной убыли.

Это интересно:  Формы демократии

Взыскание ущерба с виновных

Если ответственность МОЛ достоверно установлена, компания может возместить потери за счет его личных средств. Однако в этом случае возможны 2 варианта:

  • Сумма недостачи менее или равна среднему заработку, в этом случае работодатель может единолично издать приказ о взыскании ее суммы из зарплаты работника. При этом разовый размер удержания не должен превышать 20% от месячного заработка. Сделать это можно в течение месяца с момента обнаружения недостачи;
  • Сумма недостачи более одного среднего заработка, в этом случае сумму в пределах месячного дохода также можно взыскать с работника сразу, а вот с остатком долга нужно поступить одним из следующих способов:
    • Договорится с работником о добровольной выплате ущерба, после чего он пишет заявление с просьбой удерживать у него определенные суммы или сразу вносит оставшуюся недостачу в кассу;
    • Обратиться в суд с иском к работнику, о взыскании с него в принудительном порядке суммы ущерба. Это происходит также при пропуске месячного срока взыскания в сумме средней зарплаты.

Для обращения взыскания по недостаче на работника с ним должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Что делать, если виновных нет

Если виновные лица не установлены, либо нехватка вызвана физико-химическими свойствами продукта (естественная убыль), обстоятельствами непреодолимей силы или иными объективными причинами, происходит списание недостачи при инвентаризации. Оно также оформляется письменным распоряжением директора, в котором должно быть указано точное количество и стоимость относимых на затраты или за счет прибыли материалов и ценностей.

Суммы в пределах естественной убыли относятся на производственные затраты, а сверх нее списываются на убытки компании (за счет чистой прибыли).

Также возможно, что недостача вызвана недопоставкой материалов от поставщика. В этом случае при наличии неопровержимых доказательств в его адрес выставляется претензия.

Недостачи при инвентаризации

Недостача – это физическая нехватка товарно-материальных ценностей (сверх установленных норм потерь), зафиксированная в установленном порядке.

Недостачи и инвентаризация

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются организацией, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно (ч. 1, 2, 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием товаров и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона N 402-ФЗ).

Бухгалтерский учет недостач

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке:

— суммы недостач и порчи запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя договорную (учетную) цену запаса и долю транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к этому запасу.

Порядок расчета указанной доли устанавливается организацией самостоятельно.

Для отражения недостач Планом счетов предусмотрен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

По недостачам и порче ценностей записи производятся по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с кредита счетов учета названных ценностей.

В случае выявления недостачи имеют значение нормы естественной убыли.

Если нормы естественной убыли установлены, стоимость приобретения недостающих материально-производственных запасов, выявленных в результате инвентаризации, в пределах таких норм относится на расходы по обычным видам деятельности.

В бухгалтерском учете это будет отражено следующим образом:

— списана стоимость утраченного имущества;

— списана недостача в пределах норм естественной убыли.

Стоимость имущества сверх норм естественной убыли, а также стоимость имущества, для которого нормы естественной убыли не утверждены, могут быть списаны одним из двух способов.

1. Если лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено, такая стоимость будет взыскана с него.

В бухгалтерском учете это будет отражено следующим образом:

— списана стоимость утраченного имущества;

— стоимость недостачи отнесена на виновное лицо;

— стоимость недостачи взыскана с виновного лица.

2. Если лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено, то стоимость такой недостачи списывается в прочие расходы.

В бухгалтерском учете это будет отражено следующим образом:

— списана стоимость утраченного имущества;

— сверхнормативная недостача списана в расходы (списана в расходы недостача при отсутствии виновных лиц).

Налоговый учет

Налог на прибыль

Согласно пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в частности расходы в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены.

В налоговом учете, согласно пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ стоимость приобретения недостающих МПЗ учитывается в материальных расходах в целях налогообложения прибыли в периоде выявления недостачи в пределах утвержденных норм естественной убыли.

Далее налоговый учет недостачи сверх норм естественной убыли и недостачи, для которой нормы вовсе не утверждены зависит от наличия или отсутствия виновного лица.

1. Лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено.

В этом случае исходя из пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ стоимость недостачи учитывается на одну из следующих дат:

— на дату признания виновным суммы ущерба (например, на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба);

Одновременно в доходах надо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

2. Лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено.

Следовательно, датой признания убытка от недостачи материальных ценностей в случае отсутствия виновных лиц является дата вынесения следователем соответствующего постановления.

В этом случае на основании пп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ стоимость недостачи учитывается в составе расходов на дату составления одного из следующих документов:

— документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием. Например, при пожаре такими документами будут справка из органов противопожарной службы (МЧС), акт о пожаре и протокол осмотра места происшествия (Письмо УФНС по г. Москве от 25.06.2009 N 16-15/065190).

Налог на добавленную стоимость (НДС)

Вопрос о необходимости восстановления НДС при обнаружении недостачи является спорным и остается на усмотрение организации.

С одной стороны, в п. 3 ст. 170 НК РФ установлен закрытый перечень случаев восстановления НДС.

Указанным пунктом не установлено, что необходимо восстанавливать ранее принятый к вычету НДС в случае недостачи.

Таким образом, судебная практика свидетельствует о возможных рисках споров с налоговыми органами, если ранее принятый к вычету НДС по товарно-материальным ценностям, в отношении которых была выявлена недостача, не будет восстановлен.

Однако окончательное решение принимает организация самостоятельно.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Статья написана по материалам сайтов: auditfin.ru, glavny-yurist.ru, www.audit-it.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector