Инструкция по организации кадровой работы

Разработка документа производится в соответствии с решением руководителя предприятия. Решение о разработке положения оформляется в виде приказа (распоряжения), поручения (указания) либо резолюции и доводится до сведения соответствующего исполнителя.

Как правило, процедура разработки проекта инструкции включает подготовку предварительного варианта текста, его уточнение, согласование, оформление и представление на утверждение. Документ вступает в действие после его утверждения руководителем (иным уполномоченным на это должностным лицом) предприятия либо путем издания распорядительного документа об утверждении.

Утвержденная инструкция регистрируется в соответствии с порядком, установленным на предприятии. С утвержденного оригинала изготавливается требуемое количество копий (для использования в повседневной работе).

Содержание инструкции обычно разрабатывается на основе учредительных документов предприятия, документов, регулирующих деятельность предприятия в области управления кадровыми ресурсами, а также типовых (примерных) инструкций по организации кадровой работы. Структура положения состоит из разделов, в которых последовательно описывается порядок осуществления кадровой работы.

Примерная структура инструкции по организации кадровой работы: 1.

Общие положения. 2.

Организация рекрутинга сотрудников. 3.

Организация адаптации сотрудников. 4.

Организация мотивации сотрудников. 5.

Организация обучения (тренинга) сотрудников. 6.

Организация контроллинга сотрудников. 7.

Организация ротации сотрудников. 8.

Организация документирования кадровой работы.

Оформление проекта инструкции производится на общем бланке предприятия либо бланке конкретного вида документа формата А4. Состав реквизитов документа тот же, что и у положения о кадровой службе.

Инструкция излагается деловым стилем, от третьего лица единственного или множественного числа (осуществляются», «организует» и т.п.). Заголовок к тексту документа формулируется в дательном падеже (т.е. отвечает на вопрос «чему?»).

Разделы и подразделы инструкции должны иметь заголовки и нумеровать римскими цифрами. Заголовки разделов (подразделов) пишутся с прописной буквы, точка в конце заголовков не ставится.

Пункты и подпункты в составе разделов (подразделов) положения нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце, в пределах соответствующих разделов (подразделов, пунктов). Вторая и последующие страницы документа снабжаются нумерацией (в возрастающем порядке арабскими цифрами).

Номера страниц указываются посередине верхнего поля, точки после цифр, обозначающих номера страниц, не ставятся. Примерный текст инструкции по организации кадровой работы представлен ниже.

Инструкция по кадровому делопроизводству

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
4. ДОКУМЕНТЫ ПО УСТАНОВЛЕНИЮ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ
5. ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ КАДРОВ.
6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
7. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
8. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ НА ХРАНЕНИЕ В ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ ОБЩЕСТВА
9. ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЙ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее — Инструкция) устанавливает единые правила кадрового делопроизводства в ОАО «Чувашская генерирующая компания» (далее – Общество) и направлена на совершенствование кадровой работы в Обществе.
1.2.Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
1.3. Ответственность за организацию кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с кадровыми документами в Обществе возлагаются на начальника Управления по работе с персоналом (далее – Управление).
1.4. Начальник Управления Общества определяет ответственных за ведение кадрового делопроизводства в Управлении и в секторах по работе с кадрами структурных подразделений, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, осуществляют ознакомление работников кадровых служб с нормативными и методическими документами по кадровому делопроизводству.
1.5. Ответственные за ведение кадрового делопроизводства несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывают руководителю структурного подразделения и сообщают начальнику Управления Общества.
1.6. Права, обязанности ответственного за ведение кадрового делопроизводства Общества определяются должностными инструкциями.

2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1. В соответствии с действующим законодательством в Обществе создаются следующие кадровые документы:
приказы (распоряжения);
инструкции;
договоры (контракты);
акты;
протоколы;
письма;
должностные инструкции;
документы по личному составу;
и другие.
2.2. Кадровые документы Общества должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованные, не допускающие различных толкований, отредактированы.
Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших такие документы.
2.3. Бланки организационно — распорядительных кадровых документов.
Все виды организационно- распорядительных документов в Обществе печатаются на бланках установленного образца:
бланк приказа (приложение 1);
общий бланк Общества (приложение 2);
бланк распоряжения (приложение 3).
2.4. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом Общества, — дата его принятия; для утверждаемого документа Общества — дата утверждения. Для документов, составленных совместно с несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией (договор, акт, отчет и т.п.).
2.5. Согласование кадрового документа Общества.
Для оценки кадрового документа, его соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование такого документа. Кадровый документ обязательно согласовывается с директором по правовым вопросам, при необходимости – с другими структурными подразделениями.
Согласование кадрового документа Общества оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования.
Виза проставляется на экземплярах кадровых документов, остающихся в кадровой службе Общества, на левой стороне последнего листа кадрового документа. Проекты распоряжений, приказы визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
2.6. Подписание кадровых документов Общества.
Кадровые документы подписываются руководителем Общества или лицом, исполняющим его обязанности, в структурных подразделениях Общества (далее – СП) подписываются руководителем СП, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, или лицом, исполняющим его обязанности.
2.7. Удостоверение печатью.
На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.

3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Приказом (распоряжением) оформляется решения нормативного характера по кадровым вопросам внутренней работы Общества.
Приказ (распоряжение) оформляется на бланке Общества или на бланке унифицированной формы.
Приказ подписывается генеральным директором Общества или уполномоченным им лицом. В структурных подразделениях Общества приказ, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, подписывается руководителем структурного подразделения Общества или лицом, исполняющим его обязанности.
3.2. Протоколом фиксируется ход обсуждения вопросов и принятых решений в Обществе.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии.
3.3. Акт — документ, составленный несколькими должностными лицами и подтверждающий факты, события (акт приема — передачи трудовой книжки), происходящие в обществе.
Акт оформляется на общем бланке Общества.
Акт подписывается членами комиссии по актированию и утверждается директором по персоналу Общества.
3.4. Деловая переписка — неотъемлемое средство связи с внешними организациями.
По содержанию и назначению письма могут быть: гарантийные, письма — запросы, письма — ответы и другие.
3.5. Должностная инструкция — нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности работника Общества.
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником Общества.
Должностная инструкция должна содержать следующие разделы:
общие положения;
функции;
должностные обязанности;
права;
ответственность.
3.6. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работников Общества, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся:
трудовые договоры;
приказы по личному составу;
трудовые книжки;
личные карточки формы Т-2;
личные дела;
лицевые счета по заработной плате.
3.7 Приказы по личному составу Общества оформляются, в соответствии с постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», на бланках унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров.
3.8. Приказы по личному составу – это распорядительные документы, издаваемые руководителем Общества или руководителем СП, в соответствии с Уставом, по вопросам регулирования трудовых правоотношений сотрудников с администрацией.
Приказами по личному составу документируют такие процедуры кадров:
прием на работу (форма Т-1) (приложение 4);
перевод на другую работу (форма Т-5) (приложение 5);
увольнение (форма Т-8)(приложение 6);
предоставление отпусков (форма Т-6)(Приложение 7);
график отпусков(форма Т-10а) (Приложение 8);
поощрение (форма Т-11) (Приложение 9).

4. ДОКУМЕНТЫ ПО УСТАНОВЛЕНИЮ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ

4.1. Основанием для приема на работу является трудовой договор, заключенный в письменной форме, составляемый в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя (в Управлении по работе с персоналом).
Трудовые договоры могут заключаться:
на неопределенный срок (приложения 10,11);
на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор) (приложение 12).
Трудовой договор является основанием для издания приказа(распоряжения) о приеме работника Общества на работу.
4.2. Личное заявление работника Общества о приеме на работу, как правило, пишется от руки в произвольной форме.
В заявлении указывается адресат (должность, инициалы, фамилия генерального директора Общества, исполнительного директора или директора структурного подразделения), автор (инициалы, фамилия, имя, отчество работника, должность, профессия, если это заявление о переводе работника на другую работу), его паспортные данные, место регистрации, номер телефона), наименование документа (заявление), текст в котором указывается, на какую должность (по какой профессии и квалификации), в какое структурное подразделение автор заявления просит принять (перевести) его на работу), подпись, дата.
На заявлении оформляется виза руководителя структурного подразделения Общества, начальника Управления Общества, начальника Отдела труда и заработной платы Общества и накладывается резолюция руководителя Общества.
4.3. Личный листок по учету кадров (приложение № 13) является документом, содержащим сведения анкетно-биографического характера о работнике.
Личный листок поступающий на работу заполняет собственноручно без помарок и исправлений в одном экземпляре. Ответы на вопросы личного листка даются в соответствии с данными, которые содержатся в личных документах поступающего на работу.
Личный листок по учету кадров хранится в личном деле работника.
4.4. Автобиография является документом для получения дополнительных (по сравнению с личным листком по учету кадров) данных о работнике.
Автобиография составляется работником собственноручно без помарок и исправлений, пишется в произвольной форме, но в хронологической последовательности.
4.5. Приказ (распоряжение) о приеме на работу оформляется в соответствии с унифицированной формой Т-1(приложение 4) и должен соответствовать требованиям Правил внутреннего трудового распорядка Общества (п.2.2).
Форма Т-1 предназначена для документирования индивидуального приема. Содержательная часть приказа (распоряжения) о приеме на работу построена в табличной форме, которая содержит следующие данные: фамилию, имя, отчество, табельный номер работника, наименование профессии (должности), разряда, класса (категории) квалификации, условия приема на работу, характер работы, условия оплаты труда, установленный испытательный срок.
Подлинник приказа о приеме на работу остается на хранение в Управлении Общества, копия передается в бухгалтерию для оформления лицевого счета и начисления заработной платы.
Унифицированная форма приказа Т-1 является основанием для заполнения службой кадров учетной формы «Личная карточка работника Т-2»(приложение14),внесения в трудовую книжку отметки о зачислении на работу или ее выдачи (для поступающих на работу впервые).
4.6. Приказ (распоряжение) о перемещении, переводе оформляется унифицированной формой Т-5 (приложение 5).
Форма Т-5 предназначена для документирования перевода на другую работу.
Основанием для издания приказа является заявление о переводе на другую работу, которое содержит следующие реквизиты: адресат (руководитель организации с указанием его должности, инициалов и фамилии), автор (должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия), название вида документа (заявление), текст, подпись и дата. В тексте излагается просьба работника перевести его на другую должность, и (или) в другое структурное подразделение. На заявлении проставляются визы руководителей структурных подразделений Общества – по прежнему и новому месту работы и резолюция руководителя Общества.
Приказ о переводе объявляется работнику Общества под расписку. Подлинник приказа остается на хранение в Управлении Общества, копия передается в бухгалтерию.
4.7. Увольнение работника Общества, т.е. прекращение трудового договора, документируют формой Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником» (приложение 6).
4.8. Заявление об увольнении является письменной формой предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника. Заявление пишется от руки, адресуется руководителю, в тексте излагается просьба работника об увольнении, причина и дата увольнения. В документе обязательно должна содержаться дата подачи заявления. Заявление помещается в личное дело вместе с копией приказа об увольнении.
Текст приказа об увольнении начинается словом «Уволить», указываются дата увольнения, фамилия, имя, отчество, табельный номер, должность(профессия) и структурное подразделение, номер и дата трудового договора. Дата увольнения является необходимым реквизитом приказа, так как в соответствии с Трудовым кодексом РФ днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы (ст.77 ТК РФ).
Проект приказа об увольнении визируют директор по персоналу Общества, начальник Управления Общества, руководитель структурного подразделения, из которого увольняется работник, юрист, если увольнение производится по инициативе работодателя, приказ подписывает генеральный директор Общества или лицо, им уполномоченное, или директор СП, при наличии доверенности, выданной генеральным директором. Первый экземпляр приказа (распоряжения) остается в Управлении, второй передается в бухгалтерию для расчета с работником.
4.9.Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику оформляется унифицированной формой Т-6 (приложение 7).
Ежегодный оплачиваемый отпуск в соответствии с трудовым законодательством должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы в Обществе. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечении 6 месяцев. Согласно ст.122 ТК РФ до истечении 6 месяцев работы работодатель обязан предоставить оплачиваемый отпуск по заявлению работника:
женщине – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
работникам в возрасте до 18 лет;
работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев;
в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
Текст приказа о предоставлении отпуска начинается словами «ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК», указывают фамилию, имя, отчество, табельный номер, профессию, должность и структурное подразделение, вид отпуска, период, за который он предоставляется, общее число календарных дней, в течении которых работник находится в отпуске, дата ухода в отпуск и возвращения на работу. Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска служит заявление работника и график отпусков.
4.10. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (форма Т-10а), утверждаемым генеральным директором Общества или лицом, им уполномоченным, или директором СП Общества, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года. График отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений Общества на календарный год по месяцам. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности Общества и пожелание работников.
График отпусков составляется работниками Управления Общества, визируется руководителями структурных подразделений и с учетом мнения выборного профсоюзного органа СП утверждается генеральным директором Общества или лицом, им уполномоченным, или директором СП Общества, при наличии доверенности, выданной генеральным директором Общества.
При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за 2 недели до его начала.
4.11.Приказ (распоряжение) о поощрении работника Общества оформляется унифицированной формой Т-11. В соответствии с Трудовым кодексом РФ (статья 191) работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии). За особые трудовые заслуги перед Обществом и государством работники Общества могут быть представлены к государственным наградам.
Основаниями для издания подобных приказов служат представления директоров СП, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, докладные записки, акты, решения профсоюзных комитетов СП, совета трудового коллектива. Работник Управления на основании представления и резолюции генерального директора или руководителя СП при наличии доверенности, выданной генеральным директором, готовит приказ о поощрении. Приказ должен содержать указание вида поощрения (благодарность, ценный подарок, почетная грамота, премия и др.)
Подлинник приказа остается на хранение в Управлении Общества, на его основании сведения о поощрении заносятся в трудовую книжку, Личную карточку ф.Т-2 работника Общества.
4.12. Приказ о наложении дисциплинарного взыскания составляется в текстовой форме на бланке приказов на основании резолюции генерального директора Общества или лица, им уполномоченного, объяснительной и докладной записок. Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. За совершение дисциплинарного проступка, т.е. неисполнение или ненадлежащее исполнение по вине работника Общества возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие виды дисциплинарных взысканий:

  1. замечание;
  2. выговор;
  3. увольнение по соответствующим основаниям.
Это интересно:  Как внести обеспечение исполнения контракта по 44 ФЗ

Взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии или проверки финансово-хозяйственной деятельности – не позднее двух лет со дня его совершения.
За каждый проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов его издания объявляется (сообщается) работнику, подвергнутому взысканию, под расписку в течении трех рабочих дней со дня его издания. В случае отказа работника подписать приказ составляется соответствующий акт.
Первый экземпляр приказа остается на хранение в Управлении в деле приказов.
4.12.1. До применения взыскания должно быть затребовано от работника Общества объяснение в письменной форме. В случаях отказа работника дать такое объяснение составляется соответствующий акт. В объяснительной записке объясняются причины происшедшего – нарушение трудовой дисциплины, невыполнение какого-либо задания и др. Объяснительная записка пишется собственноручно, в одном экземпляре.
4.12.2. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины составляется руководителем структурного подразделения Общества на основании объяснительной записки работника Общества. Руководитель структурного подразделения передает объяснительную и докладную записки генеральному директору Общества или директору СП, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, для рассмотрения и резолюции. Резолюция пишется на докладной записке и должна содержать решение о виде дисциплинарного взыскания.

5. ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ КАДРОВ.

5.1. Трудовая книжка работника – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки ведутся в порядке, предусмотренном «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (с изменениями от 6 февраля 2004 г.)
5.2. Личное дело – совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся с целью концентрации всей информации об одном работнике в отдельном комплексе (досье).
5.2.1. Личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц.
5.2.2. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу, формируется в течение всего срока работы работника и дополняется документами, характеризующими трудовую деятельность.
5.2.3. В состав документов личного дела работника входят следующие документы:
внутренняя опись документов дела;
дополнение к личному листку по учету кадров;
личный листок по учету кадров;
автобиография;
копия документов об образовании;
копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности(в случаях, предусмотренных законодательством);
характеристика или рекомендательное письмо;
заявление о приеме на работу;
трудовой договор (контракт);
копия приказа о приеме на работу.
В дальнейшем в личное дело подшиваются следующие документы в хронологической последовательности:
подтверждающие изменения анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о заключении (расторжении) брака, свидетельства о рождении детей и др.);
характеризующие деловые и личные качества работника (характеристики, отзывы, представления, аттестационные листы, биографические справки и др.).
5.2.4. Личные дела работников хранятся 75 лет, руководителей организации – постоянно.
5.2.5. Личные дела хранятся в Управлении как документы строгой отчетности. Ответственность за хранение личных дел возлагается на ответственного за ведение кадрового делопроизводства работника Управления.
5.3. Журналы (книги) учета – документирование основных операций по движению личного состава. К учетным документам относятся:
личные карточки ф.Т-2;
журнал регистрации приказов по личному составу;
журнал регистрации трудовых договоров;
журнал регистрации листков нетрудоспособности;
журнал регистрации приказов на отпуск;
журнал регистрации входящей документации;
журнал регистрации исходящей документации;
трудовые книжки работников;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
5.3.1.Личная карточка работника Общества оформляется унифицированной формой Т-2 (приложение 10). Личная карточка заполняется работником Управления Общества в одном экземпляре, от руки (разборчиво), формулируются полностью, без сокращений на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании и др.)
Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника Общества должны своевременно отражаться в личной карточке.
5.3.2. работник Управления Общества в учетные журналы вносит сведения о приеме на работу, переводе, увольнении, приеме на хранение трудовых книжек и их копий.
Все учетные документы предназначены для обеспечения сохранности сведений о личном составе Общества. Они хранятся в течении 75 лет, книга учета движения трудовых книжек хранится 50 лет.
5.4.1. При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку и по письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой (ст.62 ТК РФ). Заявление составляется работником в письменной произвольной форме, с точным обозначением конкретных видов документов, копии которых желает получить работник, и обоснованием соответствующего требования ссылкой на ст.62 ТК РФ, и подается не позднее, чем за три дня до даты увольнения.
5.4.2.Трудовой кодекс РФ дополнительно предусматривает обязанность работодателя выдать работнику: надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу (ч.2 ст.68 ТК РФ); трудовую книжку и другие документы, связанные с работой, при расторжении трудового договора по инициативе работника (ч.5 ст.80 ТК РФ); копии любых записей, содержащих персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами (ст.89 ТК РФ).
Работодатель обязан выдать работнику по его требованию копии связанных с работой документов в течение трех дней со дня подачи соответствующего заявления без требования с работника платы.
5.4.3. Удостоверение копий, связанных с работой может производится, в зависимости от вида того или иного документа, кадровой службой или бухгалтерией Общества или ОСП.

6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

6.1. Вся поступающая в Управление Общества корреспонденция регистрируется в журнале входящих документов.
6.2. Документы, подписанные руководителем Общества или руководителем СП, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, по кадровым вопросам и предназначенные для отправки в сторонние организации, передаются в Общий отдел Общества, где производится их регистрация в журнале исходящих документов, подготовка к отправке и отправка.
Копии отправляемой кадровой корреспонденции с визами подшиваются в дела Управления Общества.

7. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

7.1. Организация документов в кадровом делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, систематизацию документов, формирование и оформление дел в кадровом делопроизводстве и их передачу в Центральный архив Общества в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, а также методическими документами по архивному делу. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в кадровом делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
7.2. Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Обществе, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
7.3. Группировка исполненных документов в дела осуществляется в соответствии с номенклатурой дел.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.
7.4. С момента заведения и до передачи в Центральный архив Общества дела хранятся по месту их формирования.
Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта — заменитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя общества или СП, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

8. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ НА ХРАНЕНИЕ В ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ ОБЩЕСТВА

8.1. Для определения ценности кадровых документов с целью отбора их на хранение в Центральный архив Общества и установления сроков хранения проводится экспертиза ценности документов.
Отбор кадровых документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Общества путем полистного просмотра дел.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
8.2. На завершенные дела постоянного, временного хранения и по личному составу Общества, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.
8.3. Документы, образовавшиеся в деятельности кадровой службы Общества, имеющие историческое, социальное, экономическое значение, независимо от времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на хранение в Государственный Архив Чувашской Республики.
Передача дел производится по описям.

Инструкция по кадровой работе

В ряду организационных документов, необходимых для регламентации деятельности кадровой службы, главную роль выполняет инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) — основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами, правила, приема, процессы создания документов, порядок работы с ними.

Это интересно:  Образец доверенности в банк должника

Инструкция особенно необходима в кадровых службах крупных предприятий со сложной организационной структурой. В небольших организациях, где кадровая служба представлена одним-двумя сотрудниками, такой документ имеет меньшее значение. Так как предприятие «Мостострой-12» относится к крупным предприятиям, необходимо составить для него инструкцию по кадровому делопроизводству.

Инструкции делятся на типовые и индивидуальные. К сожалению, в 90-х гг. типовые инструкции перестали издаваться. Индивидуальная инструкция разрабатывается в каждом учреждении (организации, предприятии) с учетом специфики его работы, учета кадров, состава документов, особенностей их хранения. Основой для их составления являются действующие государственные нормативно-методические документы.

Современная нормативно-методическая база содержит правила и методические рекомендации по составлению и оформлению документов по личному составу, созданию информационно-поисковой системы (ИПС), регистрации, систематизации документов, организации их хранения, подготовке дел кадровой службы к последующему хранению и использованию.

Создание каждой конкретной системы работы с кадровыми документами (делопроизводства) определяется множеством факторов: размерами организации, ее организационной структурой, численностью работников, особенностями учета кадров, квалификацией персонала кадровой службы и др.

Каждая конкретная делопроизводственная система основывается на некотором наборе общепринятых правил, закрепленных в законах и подзаконных актах, нормативных документах общегосударственного действия и обладает специфическими признаками, характерными для той или иной организации.

Следует отметить, что ведомственная регламентация делопроизводства развивается в двух направлениях. Одни организации создают инструкции по делопроизводству в виде комплексного нормативного документа, определяющего как требования к составу и оформлению документов, так и правила работы с ними. Другие — к давно устаревшим инструкциям разрабатывают «поправки» в виде регламентов, памяток, приказов руководителей, регулируя таким образом отдельные операции работы с документами или правила их оформления. Такая практика давно зарекомендовала себя как бесперспективная, так как основной смысл создания инструкции заключается именно в комплексной регламентации документационных процессов.

Структура текста инструкции включает в себя общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» записывают сферу распространения инструкции, ответственность за ее несоблюдение, название подразделения, отвечающего за организацию работы с кадровыми документами, перечисляют законодательные акты, нормативные, методические, организационные и распорядительные документы, на основе которых подготовлена инструкция и осуществляет свою деятельность кадровая служба.

Тематические разделы, как правило, включают разделы, последовательно раскрывающие порядок приема, перемещения, увольнения работников, правила оформления командировок, оформление и учета отпусков. Они могут носить соответствующие название: «Порядок документирования приема на работу» или «Порядок оформления увольнения» и т.д. В каждом разделе определяются:

— виды и разновидности документов, используемых для документирования деятельности по учету и движению кадров;

— правила подготовки распределительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания

— порядок изготовления, размножения и рассылки приказов;

— правила оформления и заверения копий и приложений;

— порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов.

Каждый раздел инструкции должен содержать упоминание о тех или иных документах, которые сопровождают операции по учету кадров, личные документы, заявления, график отпусков и т.д. Поэтому инструкция должна содержать правила и приемы составления и оформления всех документов, которые используются для той или иной процедуры. В приложениях к инструкции обычно дают примеры оформления документов, учетные и регистрационные формы и другой справочный материал.

Так, при приеме на работу используются такие документы, как личный листок по учету кадров или анкета, которые являются перечнем биографических сведений о работнике и заполняются им собственноручно. Однако работник отдела кадров должен контролировать полноту заполнения и соответствия указанных сведений предъявленным документам. Поэтому в инструкцию необходимо включить и саму анкету и правила ее заполнения.

Процедуры приема, перевода, увольнения отражаются не только в приказах, но и фиксируются в соответствующих журналах (книгах), поэтому в разделах инструкции следует дать правила их заполнения и привести в приложениях к инструкции регистрационные формы.

В разделе «Регистрация документов» устанавливаются порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов кадровой службы, сроки, формы и методы регистрации; дается описание принятой технологии и порядка индексации документов. Надо помнить, что кадровые приказы приобретают юридичексую силу с момента их подписания и регистрации.

Для регистрации чаще всего используются журнальные формы, в которых заносятся дата и номер приказа, его краткое содержание (заголовок к тексту), должность руководителя, подписавшего документ. При регистрации могут фиксироваться и другие сведения по усмотрению организации и в соответствии с заведенным порядком. Формы журналов регистрации должны быть даны в приложениях к инструкции.

Организация регистрации кадровых документов во многом определяется количеством издаваемых приказов, других документов и закрепляется системой индексации.

В небольших организациях обычно используется простая система индексации — к порядковому номеру приказа добавляются буквенные индексы «К» (кадры) или «ЛС» (личный состав). Эти индексы отличают приказы по личному составу от приказов по основной деятельности.

В крупных кадровых службах, к которым относится и кадровая служба предприятия «Мостострой-12», приходится разрабатывать систему индексации, устанавливающую для разных кадровых приказов различные буквенные обозначения. Например, индекс «К» прибавляют к номеру приказов о движении кадров (прием, перевод, увольнение). Но при большой штатной численности и наличии различных категорий персонала (специалистов, руководителей, рабочих, служащих) к первоначальному индексу «К» приходится добавлять условные обозначения каждой категории.

В инструкции обязателен раздел «Учетные документы», где дается описание справочных массивов, их доступность для различных категорий руководителей и различных структурных подразделений, порядок составления, ведения, систематизации и классификации справочной информации, ее хранение.

Для большинства кадровых служб основным учетным документом является личная карточка Т-2 — типовая межведомственная форма, разработанная и утвержденная Госкомстатом (Приложение 3.11). Личная карточка состоит из двух разделов. Первый — содержит биографические и учетные данные работника и заполняется работником кадровой службы после издания приказа о приеме на работу. Второй — заполняется по мере появления изменений о перемещении работника, в нем отмечаются отпуска, повышение квалификации и другие сведения о работнике.

Личная карточка — документ длительного срока хранения (75 лет), поэтому в инструкции необходимо предусмотреть все возможные варианты ее заполнения и указать, как систематизируются карточки уволенных работников.

Если в организации ведутся другие формы учетных документов (например, Т-4 «Учетная карточка научного работника»), в инструкции должен быть установлен порядок ее заполнения и хранения.

Самостоятельным и обязательным является раздел «Оформление трудовых книжек», который в значительной части повторяет действующую типовую инструкцию, но с конкретизацией ее отдельных положений — ответственности работников кадровой службы за правильное заполнение и хранение трудовых книжек, сроков внесения новых сведений, порядка подписания и удостоверения, организации хранения, правил заполнения журналов трудовых книжек и журнала регистрации копий трудовых книжек.

В разделе «Оперативное хранение документов» излагаются правила хранения документов в кадровой службе и ее структурных подразделениях и ответственность за сохранность документов, порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел.

Особое значение имеет раздел «Личные дела», так как общих правил и нормативного документа, устанавливающего порядок работы с личными делами, не существует. Поэтому в инструкции, прежде всего, необходимо установить категории персонала, на которых ведутся личные дела. Это могут быть только руководители; руководители и материально ответственные лица; руководители и специалисты — резерв на выдвижение и др. Далее в инструкции устанавливаются состав документов личного дела, их расположение, порядок составления внутренней описи документов дела, ее удостоверения, периодичность проверок личных дел и системы их хранения.

Правила формирования дел в кадровом делопроизводстве имеют особое значение, так как часть документов формируется в дела традиционным образом — комплекс документов в одной обложке. Но в кадровой службе значительное количество «дел», имеющих по номенклатуре один индекс (например, личные карточки, трудовые книжки и др.), которые делами не являются. Инструкция должна установить систематизацию каждого дела.

В разделе «Подготовка документов к сдачи в архив» закрепляются порядок и организация проведения экспертизы ценности документов (отбора для хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хранению, включая оформление дела (подшивка или переплет, нумерация, составление итоговой записи, оформление обложки дела).

В этом разделе необходимо установить требования к составлению описи документов по личному составу, акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, порядок передачи дел в архив и уничтожения документов.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции могут быть разделы по оформлению документов воинского учета, учета и использования рабочего времени, аттестации работников.

Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в которых делаются соответствующие ссылки. В приложения помещают бланки и образцы документов, оттиски печатей и штампов, примеры оформления отдельных видов документов, формы номенклатуры дел, описи, акта, обложки дела и т.д.

Инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.

Подготовку инструкции осуществляет кадровая служба при участи архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом.

Инструкция является документом длительного действия. Необходимость ее пересмотра определяется изменениями в технологии подготовки документов, порядке их подписания, согласования, утверждения. Необходим пересмотр инструкции и в случаях изменений в действующем законодательстве о труде, в нормативно-методических документах, стандартах.

Инструкция по кадровому делопроизводству (образец заполнения)

Образец документа:

ИНСТРУКЦИЯ по кадровому делопроизводству в ООО «ЛИДЕР»

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единые правила ведения кадрового делопроизводства в ООО «Лидер» (далее — Компания).

1.2. Под кадровым делопроизводством понимается деятельность, обеспечивающая документирование кадровой работы и организацию работы с кадровой документацией.

1.3. Настоящая Инструкция устанавливает требования к порядку оформления, ведения, регистрации, хранения и учета следующих видов документации:

1.3.1. Приказов, связанных с приемом на работу, переводами на другую работу и увольнением работников.

1.3.2. Трудовых договоров и соглашений о дополнении трудовых договоров.

1.3.3. Должностных инструкций работников.

1.3.4. Личных дел работников и доступа к ним.

1.3.5. Личных карточек работников.

1.3.6. Трудовых книжек работников.

1.3.7. Служебных удостоверений и пропусков.

1.3.8. Документов и материалов аттестации.

1.3.9. Документов о поощрении работников и наложении дисциплинарных взысканий.

2. Приказы, связанные с приемом на работу, переводами на другую работу и увольнением работников

2.1. Приказ печатается на стандартном бланке установленной формы шрифтом N 14 Times New Roman.

2.2. Приказы издаются по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России (Росстатом).

В тех случаях, когда указанными органами унифицированная форма приказа не утверждена, используется свободная форма с соблюдением следующих правил оформления документа.

Приказ должен иметь заголовок, кратко и четко отражающий содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру.

2.4. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

Констатирующая часть приказа четко излагает цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа, и начинается устойчивыми формулировками: «В соответствии. «, «В целях. «, «Во исполнение. » и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа (в творительном падеже), его дата, номер и заголовок. Здесь же может даваться краткая характеристика рассматриваемого вопроса, в том числе с указанием недостатков и упущений.

Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, то констатирующую часть можно опустить.

Констатирующая часть в приказе заканчивается словом «приказываю», которое печатается вразрядку, с новой строки без отступа от левого поля строчными буквами.

Распорядительная часть приказа содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

При необходимости детализации предписываемых действий распорядительная часть приказа может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера перечисляются в одном пункте.

Каждый пункт распорядительной части приказа печатается с красной строки, имеет свой номер, должен содержать законченную мысль и начинаться с указания исполнителя (структурное подразделение или конкретное должностное лицо), затем срок исполнения и предписываемые действия. Предписываемые действия выражаются глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, возложить и т.д.).

2.5. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный приказ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части должен содержать ссылку на отменяемый приказ (пункт приказа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта начинается словами «Признать утратившим силу. «.

2.6. В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения. «. Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых следует довести приказ, указываются в рассылке, заполняемой исполнителем.

2.7. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения приказа.

2.8. Исполнитель, подготовивший проект приказа, ставит свою визу в левом нижнем углу на обороте последнего листа документа. При этом указываются его должность, инициалы и фамилия.

2.9. Приложения к приказу печатаются на отдельных листах и должны иметь все необходимые элементы: наименование, заголовок, дату. Если к приказу следуют два и более приложений, то каждое из них имеет свой порядковый номер.

Это интересно:  Новый отчет о работниках в центр занятости населения

2.10. Приложение к приказу подписывается руководителем структурного подразделения, подготовившего проект приказа. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.

2.11. В приказах ссылки на приложения указываются в тексте. Приложения к приказу содержат в правом верхнем углу первого листа отметку:

Приложение N 1
к приказу ООО «Лидер»
от ___________ N ____

2.12. Для учета и хранения все приказы делятся на три группы:

— приказы по основной деятельности;

— кадровые приказы, срок хранения которых составляет 75 лет;

— кадровые приказы с ограниченным сроком хранения — 5 лет.

2.13. Приказы каждой группы регистрируются в отдельных журналах и хранятся в отдельных папках.

2.14. Номера приказов по основной деятельности нумеруются без букв (например, N 168), номера кадровых приказов, срок хранения которых составляет 75 лет, — с буквой «к» (например, N 168-к), номера кадровых приказов с ограниченным сроком хранения — с буквой «о» (например, N 168-о).

2.15. Кадровые приказы, регламентирующие вопросы, имеющие отношение ко всем сотрудникам компании, должны доводиться до их сведения под роспись. В этом случае к таким приказам должны прилагаться соответствующие листы ознакомления. Выписка обязательно заверяется печатью компании.

3. Трудовой договор и соглашения о дополнении трудового договора

3.1. Трудовой договор заключается с каждым работником компании.

3.2. Трудовой договор заключается после предъявления гражданином документов, перечисленных в ст. 65 Трудового кодекса РФ.

3.3. До подписания трудового договора гражданин знакомится под роспись с локальными нормативными актами компании.

3.4. Трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами и заверяется печатью компании. Один экземпляр передается работнику, другой хранится в его личном деле.

3.5. Трудовые договоры нумеруются. Нумерация осуществляется следующим образом: номер структурного подразделения/порядковый номер трудового договора.

3.6. Трудовые договоры регистрируются в специальном журнале, при этом особо отмечаются срочные трудовые договоры и указывается срок их действия.

3.7. В случае если в трудовой договор вносятся изменения или дополнения, то с работником подписывается дополнительное соглашение к трудовому договору.

3.8. Дополнительное соглашение о дополнении к трудовому договору заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами и заверяется печатью компании. Один экземпляр дополнительного соглашения передается работнику, другой хранится в его личном деле.

4. Должностные инструкции работников

4.1. Должностные инструкции разрабатываются для каждой должности, имеющейся в штатном расписании компании.

4.2. Должностные инструкции носят обезличенный характер, то есть являются принадлежностью определенной должности, а не конкретного работника.

4.3. При изменении должностных обязанностей и иных условий служебной деятельности по определенной должности разрабатывается и утверждается новая должностная инструкция по этой должности.

4.4. Должностные инструкции работников утверждаются руководителем компании.

4.5. Утвержденные руководителем компании должностные инструкции и листы ознакомления к ним хранятся в отдельной папке.

4.6. До подписания трудового договора работник знакомится с должностной инструкцией по соответствующей должности:

4.6.1. С утвержденного подлинника должностной инструкции снимаются две копии, которые заверяются соответствующим образом (в том числе печатью компании).

4.6.2. В листе ознакомления с должностной инструкцией и на последних страницах копий должностного регламента работник вносит следующую запись:

4.6.3. Одна копия должностной инструкции выдается работнику на руки, вторая — приобщается к его личному делу.

5. Личные дела работников и доступ к ним

5.1. Личные дела работников оформляются и ведутся работником отдела кадров, ответственным за кадровое делопроизводство, на всех работников по установленной форме.

5.2. Персональные данные для личного дела следует получать у работника лично.

5.3. В личное дело работника подшиваются следующие документы:

а) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

б) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

в) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

г) копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

д) копия приказа о приеме на работу;

е) экземпляр трудового договора, а также экземпляры дополнительных соглашений к трудовому договору, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;

ж) копии приказов о переводе работника на другую работу;

з) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

и) копия приказа об увольнении работника;

к) аттестационный лист работника, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

л) экзаменационный лист работника и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне);

м) копии документов о присвоении работнику разряда, класса;

н) копии приказов о поощрении работника, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

о) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности связано с использованием таких сведений;

п) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

р) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

с) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

т) медицинское заключение (произвольная форма) об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на работу;

у) бланк описи документов, имеющихся в личном деле работника (табл. 1);

ф) справка о проверке персональных данных работника.

5.4. Личные дела работников хранятся в запираемых шкафах.

5.5. Личные дела работников хранятся 75 лет.

5.6. Ознакомление с личным делом работника осуществляется только в помещении, где хранятся личные дела.

5.7. Передача персональных данных работника третьей стороне не допускается без его письменного согласия, за исключением случаев, установленных федеральным законом.

5.8. Руководитель компании приказом определяет лицо или лиц, уполномоченных на ведение и хранение личных дел работников, а также лиц, имеющих доступ к указанным личным делам.

5.9. Работники, ответственные за ведение кадрового делопроизводства, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел работников.

5.10. В обязанности работника отдела кадров, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, входят:

— приобщение документов к личным делам работников;

— обеспечение сохранности личных дел работников;

— обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах работников, защиты от несанкционированного доступа и копирования;

— ведение, хранение и учет трудовых книжек работников;

— ознакомление работников с документами своих личных дел не реже одного раза в год, а также по просьбе работников. Работник при ознакомлении со своим личным делом расписывается в бланке описи.

6. Личные карточки работников

6.1. На каждого работника компании ведется личная карточка по форме N Т-2.

6.2. Личная карточка работника хранится отдельно от личного дела в алфавитном порядке.

7. Трудовые книжки работников

7.1. В компании осуществляются ведение, хранение и учет трудовых книжек.

7.2. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется не позднее недельного срока со дня его приема на работу.

7.3. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными (например, если гражданский служащий принят на работу 3 декабря 2011 г., в трудовой книжке делается запись: «03.12.2011»).

7.4. Записи производятся аккуратно перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений.

7.5. Сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:

— фамилия, имя, отчество указываются полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

— запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.).

7.6. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу трудовой книжки подписывает также сотрудник отдела кадров, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, после чего ставится печать компании.

7.7. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первую страницу трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью владельца трудовой книжки и лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства.

7.8. В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

7.9. При внесении неправильной или неточной записи в разделы «Сведения о работе» или «Сведения о награждении» трудовой книжки под этой записью делается запись следующего содержания: «Запись за номером недействительна» и ниже вносится правильная запись.

7.10. В случае если выявлена неправильная или неточная запись в трудовой книжке работника, то ее исправление производится по месту работы, где она была внесена. Исправление ее отделом кадров компании возможно лишь на основании официального обращения организации, допустившей ошибку.

7.11. При внесении записей в трудовую книжку оставление пустых строк не допускается.

7.12. Работник отдела кадров, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, заверяет запись об увольнении и записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» своей подписью и ставит печать компании.

7.13. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш вшивается к задней обложке трудовой книжки с внутренней стороны.

7.14. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

7.15. При выдаче каждого вкладыша на первой странице трудовой книжки вносится запись «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша.

7.16. Трудовые книжки хранятся в сейфе, расположенном в помещении отдела кадров. Ключ от сейфа хранится у лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Дубликат ключа находится в опечатанном виде у менеджера по безопасности.

7.17. Учет движения трудовых книжек и вкладышей к ним осуществляется в книгах учета установленной формы.

8. Служебные удостоверения и пропуска

8.1. Оформление и выдача служебных удостоверений и пропусков работникам производятся лицом, ответственным за ведение кадрового делопроизводства в компании.

8.2. Бланки служебных удостоверений хранятся в сейфе.

8.3. Записи на бланках служебного удостоверения и пропусках производятся на компьютере. На бланках удостоверения указываются: фамилия, имя, отчество и должность, замещаемая работником с указанием структурного подразделения, дата выдачи служебного удостоверения и (или) пропуска. На бланк наклеивается цветная фотография работника размером 3 x 4 см на матовой бумаге.

8.4. Основанием для выдачи служебного удостоверения является приказ о приеме на работу. Основанием для выдачи пропуска является заключение с лицом договора гражданско-правового характера.

8.5. Выдача служебных удостоверений работникам осуществляется под роспись в журнале учета служебных удостоверений и пропусков.

8.6. Работник несет персональную ответственность за хранение и использование служебного удостоверения или пропуска.

8.7. Служебное удостоверение подлежит замене: при общей замене служебных удостоверений; при изменении должности, фамилии, имени или отчества работника, по решению руководителя компании; в случае утраты или порчи служебного удостоверения или пропуска.

8.8. При замене служебного удостоверения действующее служебное удостоверение подлежит сдаче работнику, ответственному за ведение кадрового делопроизводства в компании, в день получения нового служебного удостоверения.

8.9. Служебное удостоверение подлежит возврату под роспись специалисту, ответственному за ведение кадрового делопроизводства, в день увольнения.

8.10. Утратившие силу служебные удостоверения подлежат уничтожению по акту комиссии, утвержденному руководителем компании. В состав комиссии входит не менее трех сотрудников, с обязательным включением в состав лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства.

8.11. В случае утраты или порчи служебного удостоверения работник обязан в письменной форме сообщить руководителю или заместителю руководителя компании о месте, времени и причине утраты (порчи) служебного удостоверения или пропуска. При утрате (порче) служебного удостоверения или пропуска комиссией проводится служебная проверка.

8.12. В соответствии с актом уничтожения служебных удостоверений или пропусков в журнале учета служебных удостоверений и пропусков производится соответствующая запись об уничтожении служебных удостоверений с указанием даты и номера акта.

Статья написана по материалам сайтов: hr-portal.ru, studbooks.net, vse-documenty.ru.

«

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий