+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Что нужно знать кадровику о «натуральной» зарплате

Прошлый год был не самым удачным для нашего комбината: по итогам работы организация оказалась в убытке. Возникли финансовые проблемы. Чтобы хоть как-то поправить ситуацию, хотим выдавать часть зарплаты собственной продукцией. Скажите, ограничивается ли по закону размер таких выплат?
Н.Т.Козлова, начальник отдела кадров (г. Пермь)

Ограничивается. Независимо от соглашения сторон доля заработной платы, выплачиваемой работнику в неденежной форме, не может превышать 20 процентов от общей суммы заработной платы (ч. 2 ст. 131 ТК РФ). Кроме того, следует помнить, что передаваемая продукция должна быть подходящей для личного потребления работника и его семьи и выдаваться по разумной и справедливой стоимости (п. 54 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. №2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации). Выплата заработной платы в виде спиртных напитков, наркотических, токсических, ядовитых и вредных веществ, оружия, боеприпасов и других предметов, в отношении которых установлены запреты или ограничения на их свободный оборот, не допускается (ч. 3 ст. 131 ТК РФ).

На вопрос отвечала
Светлана АНДРЕЕВА, юрист,
эксперт журнала «Кадровое дело»

Закон гарантирует каждому работнику справедливое вознаграждение за труд. Это означает, что, несмотря ни на какие договоренности между работником и работодателем, условия оплаты труда не могут быть хуже, чем предусмотрено действующим законодательством. Например, недопустимо устанавливать заработную плату ниже минимального размера ( С 1 января 2005 года минимальный размер оплаты труда составляет 720 рублей (Федеральный закон от 29 декабря 2004 г. № 198-ФЗ «О внесении изменений в статью 1 Федерального закона О минимальном размере оплаты труда»»)) , удерживать из нее суммы, не предусмотренные статьей 137 Трудового кодекса, нарушать сроки и очередность денежных выплат, произвольно решать вопрос об изменении формы оплаты труда.

В части первой статьи 131 Трудового кодекса сказано, что заработная плата выплачивается работникам в денежной форме в валюте Российской Федерации (рублях). Однако уже во второй части содержится оговорка. Она допускает (при наличии определенных обстоятельств) возможность выплачивать вознаграждение за труд и в иной, неденежной (натуральной) форме.

Дело в том, что в условиях финансовой нестабильности многие производственные компании рискуют оказаться на какой-то период неплатежеспособными. В этом случае у работодателя возникает проблема с выплатой заработной платы. Поэтому, чтобы не попасть «под статью» за нарушение сроков выплаты зарплаты ( Статья 145.1 Уголовного кодекса РФ предусматривает в качестве наказания за невыплату заработной платы до 7 лет лишения свободы) , он принимает решение часть вознаграждения выдать собственной продукцией.

Решая вопрос о переходе на другую форму оплаты, работодатель не всегда задумывается о правомерности своих действий, при этом он рискует вступить в противоречие с Трудовым кодексом.

По взаимному согласию

Представьте ситуацию: к вам в отдел персонала обратился руководитель с просьбой подготовить сотрудников к временному переходу на натуральную форму оплаты. Свою просьбу он объяснил, допустим, финансовыми трудностями компании, которые заставляют пересмотреть политику в области оплаты труда. Если вы, не раздумывая, броситесь выполнять поручение, объявляя коллективу о предстоящих нововведениях как о деле решенном, то при этом рискуете не только негативно настроить сотрудников, но и серьезно нарушить закон.

Давайте посмотрим, как должен действовать кадровик, получивший задание подготовить коллектив к изменению формы оплаты труда.

Прежде всего кадровый специалист должен внимательно посмотреть текст коллективного договора (если, конечно, такое соглашение имеется в вашей организации) и выяснить, содержится ли там условие, позволяющее выплачивать заработную плату в неденежной форме. Если такое условие есть, значит, все ваши дальнейшие действия имеют законную основу. Если нет (или же в организации нет самого коллективного договора), вам следует действовать по-другому.

В этом случае вы должны обратиться к текстам трудовых договоров с сотрудниками. Если и в этих документах ничего не говорится о возможности натуральных выплат, тогда остается либо отказаться от подобной затеи, либо (обсудив с работниками ситуацию и придя к соглашению) внести изменения в трудовые договоры.
Однако перечисленные выше действия еще не решают проблему полностью.

В статье 131 Трудового кодекса сказано, что оплачивать труд работника в натуральной форме можно только по его письменному заявлению. Значит, вам необходимо попросить каждого сотрудника, чтобы он написал такую бумагу. При этом работник может дать согласие как на замену одной, так и на замену нескольких выплат.

После того как вы полностью подготовите пакет заявлений, вам следует передать его в секретариат руководителя компании. На этом можете считать свою миссию выполненной. Руководитель сам издаст распоряжение, обязывающее бухгалтерию произвести необходимые расчеты и начисления.

Давайте лучше деньги.

Хотим обратить внимание еще на один важный момент. Может случиться так, что ваш сотрудник по каким-то причинам передумает и откажется от ставшей «не интересной» для него оплаты труда. Не стоит винить работника за проявленное непостоянствo: он имеет право на такой отказ. Дело в том, что в постановлении Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. №2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» сказано: «Если работник изъявил желание на получение части заработной платы в натуральной форме на определенный срок, то он вправе до окончания этого срока по согласованию с работодателем отказаться от такой формы оплаты (подп. «а» п. 54). То есть решение работника о досрочном прекращении соглашения будет иметь юридическое значение только в том случае, если на это согласится и руководство компании. Иначе договоренность останется в силе до обусловленной даты.

В заключение хотелось бы сказать следующее. Несмотря на то что законодательство разрешает работодателю заменить часть зарплаты продукцией, все равно не следует злоупотреблять этой возможностью. К ней скорее следует относиться, как к мере временной, исключительной, дающей организации время для того, чтобы поправить свое финансовое положение.

В следующий раз мы продолжим разговор, посвященный заработной плате. Вы узнаете о том, на каком основании и в каких пределах возможны денежные удержания, а также о том, как выглядит форма расчетного листка и для каких целей она применяется.

А как у Вас?

Мы обратились с вопросом к работодателям:
случалось ли вашей компании использовать натуральную форму оплаты труда?

Елена АНАНЬЕВА, менеджер по персоналу (г. Москва):
— Да, приходилось. Одно время я работала в компании по дистрибуции вина. Это был 1998 год. Денежный кризис, охвативший страну, не миновал и нашу компанию. Зарплата сотрудникам выдавалась так:
60-70 процентов деньгами, а остальная часть. коллекционным вином. Правда, длилась эта акция недолго: три-четыре месяца.

Людмила ЛЯХОВА, старший инспектор по кадрам, ООО «Витязь» (г. Торжок):
— Случалось, года два назад, тогда организация была на грани банкротства. Это обстоятельство вынудило нас погашать задолженность по зарплате своим товаром. Вместо денег выдавались ткани, пряжа, трикотажные изделия. Теперь положение выправилось, и зарплата выплачивается только в денежной форме. А если сотрудник хочет получить товар, который реализует компания, он всегда может приобрести его на складе по льготной цене.

Юлия КОЗЕЕВА, директор ОАО «Солнечный» (Краснодарская обл.):
— Конечно. У нас на плодоовощном комбинате работники часть зарплаты получают продуктами: морковь, картофель, свекла-вот наша «валюта».

Ольга ИВАНЦОВА, специалист по кадрам, ГК «Сервис ТВ» (г. Иваново):
— Нет, мы никогда не платили зарплату сотрудникам в натуральной форме.

Реорганизация: все, что нужно знать кадровику

При изменении статуса юридического лица работодатель обязан учесть интересы трудящихся. Процедура реорганизации должна быть отражена в кадровых документах. Нужно знать, что алгоритм действий обязателен к исполнению. Нельзя расторгнуть трудовые отношения только по причине нововведений на предприятии. Заранее стоит предупредить человека о смене условий труда. Отразить это во всех документах, при реорганизации в виде присоединения или любым другим способом необходимо правильно уволить или сократить штат.

Читайте в нашей статье:

  • Правовые аспекты
  • Реорганизация – все, что нужно знать кадровику по поводу уведомления работников
  • Алгоритм действия для кадровой службы в момент реорганизации предприятия
  • Сокращение штата при реорганизации
  • Гарантии работникам

Реорганизация: все, что нужно знать кадровику

Законодатель четко определил, что изменение подчиненности предприятия новому собственнику – нельзя считать основанием расторжения трудовых контрактов. Стоит понимать, что реорганизация предприятия – это существенное изменение условий труда.

Поэтому необходимо предупредить человека о предстоящей процедуре. Внести соответствующие записи в кадровые документы. При необходимости подписать дополнительные соглашения. Нельзя ущемлять интересы персонала иначе споров и судебных разбирательств не избежать. Что же нужно знать кадровой службе про реорганизацию?

Правовые аспекты

Процедура изменения статуса организации должны регулироваться ст. 57 ГК РФ. Она может проходить разными способами. Это отразится как на трудовом коллективе, так и на имуществе, которое принадлежало собственнику. Виды:

  • Реорганизация предприятия в форме присоединения – в этом случае все права и обязанности передаются организации, к которой юридическое лицо примкнуло. То есть, присоединяемая фирма должна полностью прекратить свою деятельность, быть исключенной из ЕГРЮЛ. Происходит смена собственника. Структура правопредшественника теряет право оставить на работе директора и главного бухгалтера. Связано это с тем, что в организации правопреемника уже есть такие должности. Такая форма предполагает и сокращение штата, введение новых единиц и упразднение ненужных.
  • Слияние – две организации объединяются, передавая все имущественные права вновь образовавшемуся третьему юридическому лицу. Возникает предприятие, являющееся новым налогоплательщиком. Прежние – теряют право осуществлять деятельность и должны быть исключены из ЕГРЮЛ.
  • Что нужно знать кадровику, если предстоит реорганизация в форме разделения – одно юридическое лицо должно быть разделено на новые фирмы. Эта форма преобразования не может стать причиной расторжения трудового договора по инициативе работодателя.
  • Выделение – это процедура подразумевает, что у структуры может измениться как организационно-правовая форма, так и ее категория, вид и тип деятельность. В таком случае часто приходится получать новые лицензии, проходить аккредитацию. Работники могут быть оставлены на прежних должностях или уволены по причине несоответствия новым условиям труда. Например, организация меняет профиль и больше не нуждается в строительных профессиях и т.д.
Это интересно:  Штраф за езду по обочине

Отметим, что сокращение штата в связи с реорганизацией организации должно соответствовать изменяющимся условиям труда. Если человек не готов работать на нового собственника или его не устраивает предложенная должность, уровень заработной платы – работодатель имеет полное право его уволить. Норма закреплена ч. 6 ст. 77 ТК РФ.

Посмотрите видео по теме:

Изменение статуса предприятия может произойти в добровольном порядке либо принудительно. В первом случае учредители или собственник принимают решение по мотивам, которые предусмотрены законодательством. Например, некоммерческая структура решает осуществлять предпринимательскую деятельность либо количество участников ООО достигло более 50 человек.

Реорганизация работодателя может быть инициирована государственными органами или судом. В этом случае допустимы лишь две формы – выделение или разделении. Это может быть связано с тем, что нарушается антимонопольный запрет и т.д.

В любом случае на организацию, которая меняет свой юридический статус, возлагается обязанность защитить права трудящихся. Не увольнять их без оснований, заранее предупредить о нововведениях, внести соответствующие записи в кадровые документы.

Реорганизация – все, что нужно знать кадровику по поводу уведомления работников

Хоть законодатель и не требует от работодателя сообщать персоналу о смене статуса предприятия, сделать это необходимо. Процедура может стать причиной изменений условий труда – значит, нужно готовить уведомления. Иначе претензий со стороны трудящихся не избежать.

Если планируется реорганизация в форме разделения или по любой другой схеме, предупреждаем об этом сотрудников не позже, чем за 60 дней до начала процедуры. Ведь при проведении смены статуса может произойти изменение штатного расписания, что повлечет упразднение должности и введение новой.

В ситуации, когда человек попадает под сокращение – предупреждаем об этом за 2 месяца до реорганизации. Сделать это нужно только в письменном виде, получив персональную подпись трудящегося (ст.180 ТК РФ).

Проинформировать персонал, что в таком случае им будет выплачено пособие (выходное), приравненное к месячному заработку. Также придется сохранить заработок на весь период трудоустройства человека (не больше 60 дней).

Обратите внимание, что если в новом штатном расписании работнику удалось сохранить свою должность – работодатель не имеет права его увольнять или сокращать. По сути, уведомление составлять не нужно. Но если у работника существенно меняются условия труда, например, понижается оклад, меняется должность – предупреждать необходимо.

Сделать это нужно не позже 60 дней до вступления изменений в силу (ст.74 ТК РФ), передав человеку уведомление о реорганизации в форме присоединения (слияния и т.д.) по образцу.

После этого работник имеет право согласиться или отказаться от предложных условий. Как отразить в документах:

  • Подписать дополнительное соглашение к контракту, где оговорены новые условия.
  • Внести соответствующую запись в трудовую книжку – смена названия организации правопреемника.

Пример заполнения дополнительного соглашения к договору

Пример записи в трудовой книжке о реорганизации — смена названия

В уведомлении обязательно стоит отразить дату, которая совпадает с началом реорганизации на предприятии. Это число месяца, когда будут внесены изменения в ЕГРЮЛ. От него можно отсчитывать сроки предупреждений, начислять отпуск, вносить изменения в договора.

Письменное согласие сотрудника на продолжение работы

Законодатель в ст. 75 ТК РФ указал, что получать согласие от человека не нужно, ведь смена собственника не будет считаться основанием для расторжения договора. Когда человеку гарантируют сохранить нормальные условия работы и трудовую функцию – можно просто известить его о предстоящей реорганизации. Не требовать подтвердить готовность дальше исполнять обязанности.

Реорганизация началась, а кадровику человек сообщил, что не готов трудиться – специалисту нужно знать, что работника можно уволить. Основанием станет п.6 ч.1 ст. 77 ТК РФ.

Стоит учесть, что если на момент смены статуса предприятия сотрудник занимал должность с длительным отпуском, а после «перемещения» таковой будет короче – его нужно предупредить. Произвести расчеты, чтобы в будущем не занизить или не завысить базу отпускных – процедуру провести еще до начала реорганизации.

При этом стоит учесть, что выплаты за неотработанный период могут требовать граждане только при увольнении в связи предстоящей реорганизацией (ст. 137 ТК РФ).

То есть, придется расторгнуть договор (при отказе работать), рассчитаться в полной мере с человеком.

Алгоритм действия для кадровой службы в момент реорганизации предприятия

О предстоящих изменениях на предприятии должен сообщить руководитель структуры. Он издает соответствующие приказ, где указаны сроки мероприятия, причины решения и форму процедуры – слияние, присоединение и т.д. Знакомим с документом заинтересованных лиц.

Зарегистрируйтесь, чтобы скачать
шаблон в MS Word

После этого кадровики обязуются подготовить уведомления для персонала о реорганизации. Документ обязательно содержит (можно составить в свободной форме):

  • Полное название организации, ее реквизиты, фактическое расположение.
  • Сведения об адресате – должность, ФИО.
  • Дата – момент фактической реорганизации и запланированного сокращения штата.
  • Обязательно внести запись с формулировкой «Работник имеет право на основании ст. 75 ТК РФ отказаться от исполнения обязанностей, тогда он будет уволен по п.6. ч.1 ст. 77 ТК РФ».
  • Подпись руководителя структуры и уведомляемого.
  • Внести запись, где человек распишется «Предупреждение получил, на продолжение трудовых отношений согласен/ не согласен), нужное подчеркнуть.

Если новая фирма меняет свое название или реквизиты – нужно заключать дополнительное соглашение с каждый работником. В нем обязательно указываем:

  • По какой схеме будет происходить реорганизация работодателя.
  • Реквизиты приказа, ставшего основанием процедуры.
  • Перечислить все пункты, которые претерпели изменения. Например, п.6,10,12, где указано старое название предприятия, теперь должны содержат новое. Можно воспользоваться формулировкой: «заменить слова «ООО «Лето» на «ООО Зима».

Зарегистрируйтесь, чтобы скачать
шаблон в MS Word

Внести в трудовую книжку работников соответствующую запись, которая отобразит смену условий труда для человека. Это может быть формулировка об изменении названия фирмы либо увольнении, если был отказ продолжать трудиться.

Пример записи в трудовой книжке о прекращении договора

На практике делаем запись следующим образом – указываем следующий порядковый номер, дату пропускаем (если это не увольнение). В соответствующем разделе «Сведения о работе» вносим данные о реорганизации, указываем новое название и дату. Графа «Основания» — делаем ссылку на приказ. Это должно быть распоряжение работодателя, где он поручает внести соответствующие корректировки в кадровый документооборот по причине предстоящих изменений.

Зарегистрируйтесь, чтобы скачать
шаблон в MS Word

Денежные компенсации за отпуск – что должен знать кадровик при реорганизации

Нужно заранее просчитать количество дней, если сотрудники будут увольняться:

  • Если человек проработал 11 месяцев – нужно засчитать этот период в стаж, который даст основание на оплачиваемый отдых. То есть эта категория получит полную компенсацию.
  • Отработано меньше 11 месяцев – пропорционально рассчитать сумму выплат.

Стоит учесть, что если сотрудник трудился меньше половины месяца – эти дни стоит исключить из стажа для начисления отпускных. Больше, чем 15 дней – округлить до полного месяца. При реорганизации отделов и сокращении штатов, увольнении нужно узнать и мотивированное мнение профсоюза. Касается это ситуации, когда человек будет освобожден от должности на основании п. 2 ч.1 ст.81 ТК РФ.

Пример записи в трудовой книжке о прекращении договора по ст. 81 ч 1

Если работодатель проигнорировал это требование, не получил согласия выборного органа еще до издания приказа о расторжении договора – увольнение буде признано незаконным. Сотрудника придется восстанавливать в должности и начинать всю процедуру с ним заново – от вручения уведомления до выяснения мнения профсоюза.

Сокращение штата при реорганизации

Это самое «проблематичное» развитие ситуации, поэтому работодатель должен четко соблюсти процедуру, чтобы избежать претензий работников и проверяющих органов.

Начать нужно с издание приказа, который подтвердит сокращение численности и штата организации. На основании распоряжения уже можно поменять штатное расписание, которое вступит в законную силу только через 2-3 месяца.

Далее необходимо создать специальную комиссию, которая будет уполномочена проводить все процедуры по высвобождению персонала и решению кадровых вопросов. Она определит точные сроки процедуры, порядок проведения реорганизации отделов и сокращение штатов:

  • Комиссия обязуется довести до сведения каждого работника изданный приказ о предстоящих изменениях.
  • Вручить письменное уведомление – не позже 2 месяцев.
  • При массовом сокращении сообщить в службу занятости – за 3 месяца.
  • Разъяснить трудящимся их права.
  • Контролировать, чтобы не сократили льготные категории граждан.
  • Интересоваться мнением профсоюза.

Зарегистрируйтесь, чтобы скачать
шаблон в MS Word

Если человек готов покинуть должность раньше установленного для сокращения, работодатель, получив письменное согласие, может его уволить. В таком случае выплачивается компенсация, которая должна покрыть все дни, оставшиеся до увольнения по закону.

При реорганизации кадровик должен знать, что до сокращения нужно уведомить об этом профсоюз. Сделать это нужно не позже 2 месяцев до начала процедуры, если планируется массовое увольнение – за 3.

Это интересно:  Ординатура в 2018/2019 году: новости, стоимость

Работник является членом выборного органа – обязательно выяснить мнение выборного органа. В процессе сокращения численности или штата работодатель все время обязан предлагать человеку вакантные должности. Если таковые есть – по письменному согласию с трудящимся перевести его. Не один из вариантов невозможен – допустимо уволить человека.

Нельзя забывать, что запрещено освобождать от должности персонал, кода он временно нетрудоспособен (есть больничный лист) либо находится в отпуске.

Гарантии работникам

Если запланировано сокращение штата или численности при реорганизации в форме присоединения либо любой другой – работодатель должен оставить на работе людей, который при одинаковой квалификации и производительности:

  • Являются «семейными» — есть на иждивении больше 2 человек.
  • Признаны единственными работающими.
  • Получили в процессе профессиональной деятельности на этом предприятии заболевания, увечья, являются инвалидами ВОВ или боевых действий, необходимых для защиты Родины.
  • Проходящие на данный момент повышение квалификации, куда их направил глава организации.

Нельзя при реорганизации (если нет письменного согласия) расторгнуть контракт с беременной сотрудницей. Единственная возможность – ликвидация предприятия.

Реорганизация предприятия – это существенные изменения условий труда, поэтому кадровая служба должна четко придерживаться процедуры, чтобы не ущемить права и интересы сотрудников.

Если такое произойдет, человек будет уволен незаконно, переведен принудительно (без согласия) не другую работу – он имеет право обратиться в инспекцию по охране труда. Жаловаться в прокуратуру и подавать иски в суд.

Кадровое дело: задачи и особенности учета кадров

Разработка и ведение документов в области управления персоналом, учет движения кадров, расчеты рабочего времени и выплат работникам — задачи, которые решает кадровое делопроизводство. Кадровики документируют все процессы, связанные со штатом компании: оформляют типовые бланки, составляют трудовые договоры, ведут книжки, журналы. В обязанности делопроизводителей входит контроль таких процедур как прием на работу, предоставление отгулов и отпусков, отправление в командировку, увольнение. Специалист по кадрам должен обладать узкоспециальными знаниями и навыками, а в условиях растущей организации — постоянно развиваться и расширять фронт работы.

Функции кадрового учета

В законах Российской Федерации нет конкретного определения, что такое кадровое дело. Поэтому при организации службы управления персоналом следует ориентироваться на более общее понятие — делопроизводство. В нормативно-правовых актах предусматривается три основных функции, выполняемых делопроизводителями — они применимы, в том числе, для целей кадрового учета.

3 функции делопроизводства:

  • формирование документов;
  • документооборот (движение и учет);
  • хранение документации, включая архивное.

Специалисты по управлению персоналом выполняют все перечисленные функции в отношении документов, связанных с рабочими кадрами. Кадровики составляют документацию, ведут ее пошаговый учет, заботятся о надлежащем хранении.

Основные законы

В нашей стране существует широкий перечень нормативно-правовых актов, регулирующих кадровый учет. Делопроизводитель обязан досконально знать и исполнять все законные требования, касающиеся сферы управления персоналом. При подготовке специалиста уделяется большое внимание юридическому образованию.

Основной закон, устанавливающий требования к работе кадровых служб — Трудовой кодекс России. В этом документе прописаны все стадии отношений, в которых участвуют компания-работодатель и привлеченный ею работник. Специалисты по кадрам в своей рабочей деятельности обязаны соблюдать предписания данного ключевого нормативного акта.

Актуальные новшества законодательства

Продолжая развивать и совершенствовать правовое регулирование делопроизводства в России, законодатели регулярно обновляют нормативную базу, выпускают новые законодательные акты, которые предусматривают изменения в работе кадровых служащих. Именно поэтому специалистам в области кадров необходимо внимательно следить за новеллами законодательства, чтобы своевременно корректировать принципы и нюансы своей работы.

Крупные изменения в кадровом учете произошли с введением закона «О бухгалтерском учете» в 2011 году. Данный документ значительно поменял принципы делопроизводства в части управления персоналом. В частности, организациям-работодателям было предоставлено право собственноручно создавать формы для ведения первичной документации. Причем, перечень таких документов остался прежним, зато появилось больше вариантов их заполнения. Несмотря на смягчение требований со стороны закона многие предприятия предпочитают по-прежнему работать по стандартным формам (таким как приказ о приеме Т-1, личная карточка Т-2, штатное расписание Т-3, график отпусков Т-7).

Начиная с 2016 года кадровики вынуждены учитывать возросшие требования со стороны контролирующих государственных органов. Законодательно увеличены размеры штрафных санкций, предусмотренных в качестве наказания за неисполнение предписаний закона. В то же время, государство отказалось от такой нормы как обязательное наличие печати у всех ООО и АО. Введен новый, более простой, алгоритм оформления командировок. Кроме этого, увеличен список работающих, которым позволяется уходить в отпуск в любое удобное время. Существуют и другие, менее значительные, изменения.

Требования к специалисту по кадрам

К сотрудникам, занимающим место специалистов по управлению персоналом, предъявляются требования, описанные в соответствующем профессиональном стандарте. Данный стандарт введен в 2015 году, в связи выходом приказа Министерства труда: в нем детально изложены обязанности кадровиков, устанавливаются критерии оценки образования, квалификации и навыков, необходимых для кадровой работы.

Специалист по кадрам обязан иметь хотя бы среднее профессиональное образование — это минимальное требование к подготовке. Если же кадровая служба предполагает осуществление ряда специфических функций, необходимо пройти повышение квалификации или курсы профессиональной переподготовки. Наличие опыта работы — необязательное условие, с точки зрения закона.

Какими знания должен обладать кадровик

Профессиональный стандарт в сфере кадрового дела устанавливает широкий перечень знаний, которые должен иметь делопроизводитель.

Что должен знать специалист по кадрам:

  • как формируется, утверждается, ведется и хранится документация по кадровому делопроизводству;
  • по каким технологиям анализировать и систематизировать данные;
  • в каком порядке вести учет движения кадров и составлять отчетные документы;
  • каким образом работать с информационными системами;
  • что предписывает законодательство в области предоставления и формирования учетных документов для коммерческих компаний, профсоюзов, контролирующих органов;
  • законодательные акты, регулирующие права работодателей и работающих;
  • архивное законодательство;
  • локальные правовые акты, принципы делопроизводства в организации;
  • нормы обработки, хранения, предоставления личной информации сотрудников;
  • как правильно рассчитывать выплаты, включая льготы и компенсации;
  • как рассчитывать страховой, отпускной стаж;
  • правила делового этикета.

Основные навыки

Кроме довольно большого массива знаний, специалист кадровой службы должен владеть кругом практических навыков (то есть, уметь эти знания применять в процессе профессиональной деятельности). Ключевой навык кадровика — способность оформлять документы в полном соответствии с требованиями российского законодательства и локальными правовыми актами. Также необходимо уметь правильно формировать документацию для подачи в контролирующие органы, профсоюзные организации.

Специалист по делопроизводству должен быть способен вести учет как на физических носителях, так и в современных информационных системах. В процессе хранения информации необходимо соблюдать нормы трудового и архивного законодательства. К ключевым навыкам также относится профессиональный анализ документов на наличие ошибок, недостоверностей, любых нарушений. Важное требование — уметь отличить легитимную документацию от нелегитимной.

В числе дополнительных функций, выполняемых сотрудником кадровой службы: работа с программным обеспечением по формированию статистики, осуществление деловой переписки, контроль рабочего времени.

Перечень обязанностей

В своей рабочей деятельности делопроизводители в области управления персоналом сталкиваются с необходимостью решать широкий круг задач.

Основные обязанности кадрового служащего:

  • формирование стандартных бланков документов;
  • заполнение отчетности;
  • оформление и архивация дел работников;
  • выдача справок;
  • ведение служебной переписки.

Дополнительные обязанности связаны с подготовкой к проверкам со стороны контролирующих органов. Поскольку государство регулярно проверяет, насколько правомерны действия организаций-работодателей, делопроизводителям приходится перепроверять наличие и качество оформления документации, находящейся в их ведении.

Обязательные документы кадрового учета

В ходе проверок контролирующие государственные органы могут запрашивать у делопроизводителей большой массив документации, от устава предприятия до личных дел работающих. Помимо прочего, следует подготовить: коллективный договор, штатное расписание, общие положения (включая оплату труда), трудовые и иные договоры, книжки, приказы, графики сменности (если есть) и отпусков, личные дела работающих. Зачастую запрашиваются листки временной нетрудоспособности, дела работников с профзаболеваниями и расчеты компенсаций для них, а также договоры ответственности (при наличии), табель рабочего времени и другое.

Полнота запрашиваемой контролерами информации зависит от вида проверки, особенностей предприятия, иных факторов. Далеко не всегда требуется предъявлять полный пакет документов, однако делопроизводители должны быть готовы к любому развитию событий.

Разработка инструкции по кадровому делу

Один из способов наладить профессиональный и отвечающий всем требованиям документооборот — разработка инструкции по кадровому делопроизводству. Ее создание позволяет утвердить формы и определить перечень документов для каждой процедуры, а также внедрить алгоритм согласования кадровых действий. В результате, удастся оптимизировать работу службы, сократить затраты, исключить проблемы при смене кадровиков (увольнение одного и прием на работу нового специалиста).

Готовая инструкция по кадровому делу обязательно учитывает особенности компании: ее структуру, направление работы, численность персонала и другие аспекты.

HR-tv.ru

Рекомендуемые онлайн-курсы

Рекомендуемые материалы

Основы кадрового делопроизводства: что важно знать современному HR-у

Какие нормативы эйчар должен знать, разбуди его среди ночи, какие документы оформлять в обязательном порядке – основными правилами с порталом HR-tv.ru поделилась HR-менеджер call-центра Kolocall Юлия Рябикина.

Ранее мы с вами уже коснулись темы профессионального стандарта «Специалиста по управлению персоналом», в котором документационное обеспечение работы с персоналом выделено в отдельную трудовую функцию.

Документальное оформление всех кадровых процессов, происходящих в организации, требует наличия определенных знаний и умений. HR занимается не только заполнением унифицированных форм учетной документации, но и ведет трудовые книжки, оформляет трудовые договоры, контролирует своевременность и правильность выполнения всех стандартных кадровых процедур: приема на работу, увольнения, предоставления отпуска, направления в командировку и не только. Кадровое делопроизводство в условиях современной организации — непростая работа, особенно если речь идет о развивающейся компании, штат которой постоянно расширяется.

Что нужно знать HR-у, чтобы полноценно справляться с повседневной работой?

Это интересно:  Статья 28 131-ФЗ - Публичные слушания, общественные обсуждения

Законодательное регулирование кадрового делопроизводства осуществляется с учетом целого ряда нормативных документов:

— Трудового кодекса РФ, регламентирующего все этапы трудовых отношений между работодателем и работником;

— Постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 («Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»);

— Инструкции Генштаба Вооруженных Сил РФ по ведению воинского учета в организациях;

— Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 («О трудовых книжках»);

— Постановления Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 («Об утверждении Инструкции по ведению и заполнению трудовых книжек»);

— Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68;

Важно, чтобы сотрудник, занимающийся кадровым делопроизводством, хорошо знал:

— Порядок составления, утверждения, ведения и хранения документов, которыми оформляются кадровые процедуры;

— Основные методики и технологии анализа и систематизации информации;

— Порядок учета движения персонала и составления отчетности;

— Нормативные акты РФ, устанавливающие права и обязанности профсоюзов, государственных органов, коммерческих организаций в сфере предоставления и оформления учетной документации;

— Нормативные акты, содержащие нормы трудового права;

— Законодательство РФ о порядке предоставления, хранения и обработки персональных данных;

— Порядок расчета компенсаций, льгот, пенсий и других видов выплат;

— Правила расчета страхового и отпускного стажа работников;

— Локальные нормативные акты, номенклатуру дел и структуру организации;

— Основы архивного законодательства;

— Базовые основы информатики, правила работы с информационными системами;

— Нормы делового общения и этики.

Кроме этого, профстандарт указывает на необходимость наличия у специалиста по документационному обеспечению работы с персоналом определенных практических навыков, например:

— Оформления кадровой документации в соответствии с локальными нормативными актами и общими требованиями трудового законодательства РФ;

— Ведения учета и регистрации кадровых документов на материальных носителях и в информационных системах;

— Оформления отчетов и учетной документации, предоставляемой в профсоюзы, госорганы и т. д.;

— Организации хранения кадровой документации в соответствии с требованиями архивного и трудового законодательства РФ, а также локальными нормативными актами работодателя;

— Анализа кадровых документов и переноса информации в базы данных;

— Работы с программами по ведению статистики;

— Ведения деловой переписки;

— Выявления ошибок, недостоверной информации, неточностей и исправлений в официальной документации;

— Определения легитимности документов;

— Анализа правил и процедур, регулирующих права и обязанности государственных органов и коммерческих организаций в вопросах обмена кадровой документацией;

— Контроля присутствия работников на рабочем месте.

HR-менеджер, в должностные обязанности которого входит документационное обеспечение работы с персоналом, также разрабатывает и ведет пакет документов, связанных с приемом на работу новых сотрудников. В данных пакет входят:

— Результаты мониторинга рынка по заработным платам;

— Списки вакансий и функциональные обязанности;

— Положение о приеме, испытательном периоде и увольнении работников;

— Договора с кадровыми агентствами на предоставление услуг по подбору персонала;

— Прочие Положения, действующие на предприятии.

HR-менеджер также проектирует и реализует программу внутреннего PR, нацеленную на развитие корпоративной культуры и внутренних коммуникаций. Для этого создается ряд документов:

— Корпоративный кодекс (базовые принципы и ценности, лежащие в основе деятельности компании; стандарты поведения, принятые в компании).

— Управленческий кодекс предприятия.

— Положение о структурных подразделениях.

— Положение об оплате труда.

— Положение о премировании, учете дополнительных льгот, компенсаций и поощрений.

— Корпоративные издания (газеты, новостные листки): они выполняют функцию канала внутрикорпоративной коммуникации.

— Документы, связанные с организацией досуга и прочими корпоративными мероприятиями.

Следующая область, где необходимо вести учет документов – оценка и аттестация персонала. Объем работы в этой области зависит от того, какова специализация фирмы. Так, в крупных сетевых холдингах, занимающихся торговлей, в IT-компаниях и иностранных представительствах аттестация действительно является мощным рабочим ресурсом. И количество документов, требующих обработки велико.
Это могут быть:

— Оценочные листы для специалистов и руководителей либо бланки оценки;

— Положение об аттестации персонала;

— Аттестационная характеристика (карта личности);

И еще одна область, требующая учета документов – это система обучения персонала. Компании, не имеющие корпоративного университета или внутренних тренеров, обращаются к внешним провайдерам образовательных услуг. В связи с этим оформляются следующие документы:

— Результаты мониторинга рынка провайдеров образовательных услуг;

— Образцы документов, получаемых на выходе (дипломы, сертификаты, удостоверения и т.п.);

— Договоры с обучающими организациями.

Какие кадровые документы обязательно должны быть в компании?

В компании должны быть следующие документы:

Обязательные документы:

Штатное расписание (форма Т-3)

Табель учета рабочего времени (форма Т-13)

Правила внутреннего трудового распорядка

Документ о защите персональных данных работников (положение)

График отпусков (форма Т-7)

Личные карточки (форма Т-2)

Приказы. Например, о приеме работника (форма Т-1), о приеме работников (форма Т-1а), о предоставлении отпуска (форма Т-6), о предоставлении отпусков (форма Т-6а), о поощрении работника (форма Т-11), о поощрении работников (форма Т-11а), о командировке работника (форма Т-9), о командировке работников (форма Т-9а), о переводе работника (форма Т-5), о переводе работников (форма Т-5а), о прекращении трудового договора с работником (форма Т-8), о прекращении трудовых договоров с работниками (форма Т-8а), о применении дисциплинарного взыскания, о снятии дисциплинарного взыскания, о совмещении, о замещении, об отстранении, о прекращении отстранения, о переносе отпуска, об отзыве из отпуска, о сокращении штата, др. ( утверждены Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г.)

Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки)

Журналы (книги) регистрации приказов, командировочных удостоверений, заявлений, трудовых договоров, учета сверхурочных работ

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:

Коллективный договор — обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить.

Положение об оплате труда и премировании — обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании.

Должностные инструкции — обязательны, если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах.

Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы — обязательно, если работодателем проводится аттестация работников.

График сменности — обязателен при наличии сменной работы.

Положение о коммерческой тайне — обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять.

Списки несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей; лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда — при наличии в штате несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Если у вас каких-то из перечисленных документов нет, то их нужно непременно завести, при необходимости утвердить, как положено, ознакомить работников письменно. И помним, что согласно ст. 68 ТК РФ до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Ответственность за нарушение трудового законодательства

Кадровое делопроизводство напрямую связано с безопасностью предприятия. Ошибки в этой сфере могут обойтись компании очень дорого. Конфликты с трудовой инспекцией, связанные с нарушением ведения кадрового делопроизводства, влекут за собой большие материальные потери.

С января 2017 года размеры штрафов инспекции по труду значительно возросли. Последние изменения в КоАП РФ позволили применить методику диверсификации ответственности. Был расширен перечень противоправных деяний, за которые представителям юридических лиц придется оплатить штраф от трудовой инспекции, назначенный в 2017 году.

Меры по увеличению размеров отдельных штрафов помогли снизить количество зафиксированных трудовых правонарушений. Работодатели, вынужденные платить серьезные штрафы за нарушение прав своих сотрудников, стали более осмотрительными и внимательными к персоналу.

Преобразованию подверглись нормы о сроках давности, установленных для привлечения работодателей к административной ответственности. Ранее начальники, допустившие ущемление интересов сотрудников, могли быть подвергнуты административному наказанию за нарушения трудового законодательства в течение 2-х месяцев.

В настоящее время закон продлил срок давности до 1 года, что позволило применять меры наказания к руководителям, уклоняющимся от ответственности длительный срок.

Таким образом, работа с кадрами включает организацию системы управления, регламентирует трудовой процесс. Предъявляемые к работникам четкие требования и задачи накладывают на них обязательства по исполнению трудовых отношений. Грамотное оформление правового статуса отношений с работниками становится для работодателя выгодным процессом. Во-первых, работодатель получает право требовать от сотрудников четкого выполнения своих должностных обязанностей, а при уклонении от работы применять санкции. В свою очередь сотрудники осознают ответственность работодателя и чувствуют свою социальную защищенность.

Статья написана по материалам сайтов: www.pro-personal.ru, bu.lotsman-bt.ru, hr-tv.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector