+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Виды документов

Какие основные виды документов и сколько лет необходимо их хранить?

1. Документы постоянного срока хранения (т.е. эти документы после закрытия или ликвидации организации) руководитель обязан передать в обработанном состоянии на постоянное хранение в Архивный фонд РФ (Государственный, городской или муниципальный архивы):

  • приказы по основной деятельности
  • журнал регистрации приказов по основной деятельности
  • штатные расписания
  • структура организации
  • номенклатура дел
  • описи дел
  • акты об уничтожении дел и утрате документов
  • целевые программы информатизации
  • прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги
  • годовые планы и отчеты
  • годовые бухгалтерские балансы
  • годовые отчеты в фонды (ФСС, ПФ, Статистика) и ИФНС
  • годовые сметы и др.
  • уставные документы
  • документы о приватизации
  • реестры акционеров
  • реестры владельцев ценных бумаг
  • списки лиц, имеющих право на дивиденды
  • журналы, книги учета работы с акциями
  • заключение ревизионных комиссий, аудиторов, органов финансового контроля
  • гранты
  • лимиты
  • паспорта сделок
  • документы о благотворительной деятельности
  • и другие документы
  • приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение работников)
  • журналы регистрации приказов по личному составу
  • штатные расстановки (с указанием Ф.И.О. и окладов сотрудников)
  • личные дела работников
  • личные карточки форма Т-2
  • трудовые договоры с физическими лицами
  • журналы регистрации трудовых книжек (50 лет)
  • лицевые счета работников
  • расчетно-платежные ведомости (при отсутствии лицевых счетов)
  • сведения о совокупном доходе работника за год
  • индивидуальные сведения о доходе работника (для ПФ)
  • списки работников на производстве с вредными условиями труда
  • табели и наряды работников вредных профессий
  • акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний (45 лет хранения ЭПК)
  • акты, заключения, отчеты, протоколы, справки о производственных авариях и несчастных случаев (45 лет хранения ЭПК). Если связано с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — хранить постоянно.
  • и другие документы
  • приказы на отпуска и командировки
  • приказы по административно-хозяйственной деятельности
  • договоры с юридическими лицами
  • документы по госзакупкам
  • акты о приеме выполненных работ
  • бухгалтерские документы
  • путевые листы
  • и другие документы

Хранение документов организации

Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение», 2010, N 6

В течение деятельности у организации образуется множество документов, часть из которых нужно хранить определенное законом время, например, лицевые счета работников подлежат хранению на протяжении 75 лет. Чаще всего хранение осуществляется путем размещения документов в шкафах и на полках в разных кабинетах. Однако это может иметь негативные последствия в виде утраты необходимых документов, в связи с чем рекомендуем руководителям организаций задуматься о создании архива. Рассмотрим подробнее основные правовые моменты, связанные с организацией архива и хранением документов.

Обязателен ли архив в организации?

Обязанность организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных законом, закреплена в ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 13.05.2008) (далее — Закон N 125-ФЗ). За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов ст. 13.20 КоАП РФ предусмотрена ответственность — предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.; на должностных лиц — от 300 до 500 руб.

Единых обязательных правил создания и действия архивов в организациях пока нет. Решением коллегии Росархива от 06.02.2002 были утверждены Основные правила работы архивов организаций (далее — Правила), которые для негосударственных организаций являются нормативно-методическим документом, то есть документом, который они могут использовать при создании внутреннего архива, но не обязаны соблюдать досконально все приведенные нормы.

Хранению подлежат не все документы, образующиеся в течение деятельности организации. В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень), утвержденном Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003), названы типовые документы, которые подлежат хранению, и сроки их хранения. В 12 разделах данного правового акта перечислены различные документы, которые используют в своей деятельности руководители, бухгалтеры, кадровики и другие. Например, в разд. 4 «Учет и отчетность» поименованы документы, образующиеся в деятельности бухгалтера. Некоторые из них должны храниться в течение 5 лет (документы о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями, переписка о финансово-хозяйственной деятельности и т.д.), другие — в течение 75 лет (лицевые счета работников).

Необходимо обратить внимание на разд. 7 «Трудовые отношения» (включает документацию по трудоустройству, организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате и охране труда) и 8 «Кадровое обеспечение» (содержит документы о работе с кадрами — приеме, перемещении, увольнении, повышении квалификации, проведении аттестации, награждении работников). В этих разделах установлены сроки хранения документов от 1 года до 75 лет.

Следует помнить, что согласно п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня (далее — Указания) негосударственные организации хранят документы постоянного срока хранения по Перечню (графа N 3) не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и (или) необходимостью практического использования документов.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях (п. 2.5 Указаний). Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 г., начинается с 01.01.2000. Отметка «До минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение и срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года (п. 2.9 Указаний).

Таким образом, вышеназванные нормы говорят лишь о том, что Правила организации архивов для коммерческих фирм являются в настоящее время рекомендуемыми. Вместе с тем следование этим Правилам поможет организациям исполнить установленную законодательством обязанность хранения определенных документов и избежать ответственности за ее несоблюдение.

Частью 10 ст. 23 Закона N 125-ФЗ предусмотрено, что при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. Кроме того, организация вправе передать документы на хранение в государственный или муниципальный архив, а также в негосударственный архив еще в течение своей деятельности, заключив соответствующий договор. В этом случае нет необходимости создавать внутренний архив в организации.

Каковы требования к помещению для архива?

В разд. 4 Правил подробно изложены рекомендуемые требования к зданиям и помещениям архива. Конечно же, где разместить архив — в отдельном здании или выделить для этого комнату, зависит от размеров самой организации и количества документов, требующих хранения. Правила же, которым должны соответствовать помещения для хранения документов, одинаковы. Перечислим основные из них.

Архив необходимо разместить в помещении, которое отвечает требованиям огнестойкости, прочности конструкции, наличия отопительных и вентиляционных систем. Помещения архива должны иметь запасной выход, в них не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов, при отсутствии в помещении архива окон нужно предусмотреть естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую двух- или трехкратный воздухообмен в час. В помещении архива запрещается применение огня, нагревательных приборов, а также размещение посторонних объектов. При проведении ремонтно-монтажных работ принимают меры по обеспечению сохранности документов (разд. 4.2 Правил).

Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте, а все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения (естественном или искусственном). Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, жалюзи, штор и т.д. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов:

  • для бумажных документов — температура 17 — 19 град. Цельсия, относительная влажность воздуха 50 — 55%;
  • для черно-белых пленочных материалов — 15 град. Цельсия и 40 — 55%, для цветных — 2 — 5 град. Цельсия и 40 — 55%;
  • для документов на магнитных лентах и дисковых носителях — 15 — 20 град. Цельсия и 50 — 65%.

Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов. При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами архива, санэпидемстанции или карантинной службы.

В помещениях хранилищ запрещаются пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение.

Необходимо соблюдать охранный режим помещения, в частности: оборудовать его сигнализацией, организовать систему пропускного режима, определить порядок доступа в архив, обеспечить опечатывание помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки. В рабочее время архив должен быть закрыт на ключ. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях — другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке (разд. 4.3 Правил).

В разд. 4.4 Правил даны рекомендации по оборудованию помещений архива стеллажами, а также приведен порядок хранения документов. Так, хранилище должно быть оборудовано стационарными или передвижными металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств хранения можно применять металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т.д.

Обратите внимание! Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах (п. 4.4.2.6 Правил).

Стеллажи и открытые средства хранения устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон — с учетом особенностей помещений и оборудования. Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии с нормами:

  • расстояние между рядами стеллажей (главный проход) — 120 см;
  • расстояние (проход) между стеллажами — 75 см;
  • расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, — 75 см;
  • расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) — 45 см;
  • расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) — не менее 15 см, в цокольных этажах — не менее 30 см.

Документы размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов и т.п.).

Место хранения электронных документов определяет руководитель организации. Они могут храниться в архиве организации или в специализированном подразделении (вычислительном центре, информационном отделе и т.д.). Условия архивного хранения таких документов указаны в п. 4.4.2.5 Правил.

В каком виде документы поступают в архив?

Организацию и проведение работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия (далее — ЭК), в состав которой входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации. ЭК совместно с делопроизводственной службой определяет порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организует экспертизу ценности документов и контролирует ее проведение (п. п. 3.1, 3.2 Указаний).

Все документы поступают в архив в виде сформированных дел, содержащих не более 250 листов при толщине не более 4 см. В одном деле, как правило, содержатся документы, относящиеся к одному типу (например, приказы о приеме работников на работу, приказы о предоставлении ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков и т.д.).

В архив организации передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения уничтожаются (разд. 3.3 Правил).

Это интересно:  Как закрыть ИП? Документы для ликвидации, инструкция

Раздел 3.5 Правил содержит порядок формирования архивных дел в организации, то есть группировки исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

  • документы постоянного и временного хранения группировать в отдельные дела;
  • включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
  • группировать в дело документы одного календарного года. Исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

Оформлением дел занимаются работники службы документационного обеспечения управления организации или других структурных подразделений, в обязанности которых входят заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации (разд. 3.6 Правил). в зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Такое оформление предусматривает:

  • подшивку или переплет дела;
  • нумерацию листов;
  • составление листа-заверителя;
  • составление в необходимых случаях внутренней описи документов;
  • внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Документы, формирующие дела, подшиваются на четыре протокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Отметим следующие моменты.

  1. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
  2. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
  3. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.
  4. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
  5. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
  6. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. Вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
  7. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
  8. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
  9. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе (в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки) по форме, установленной в Приложении 9 к Правилам. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Приложение 9 к п. 3.6.16 Правил

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись делается на отдельном листе по установленной форме (Приложение 10 к Правилам) и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К ней составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по форме, установленной в Приложении 11 к Правилам. На ней указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации. При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела. Следует учитывать такие особенности.

  1. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за. год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
  2. Для дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
  3. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
  4. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего из этих протоколов.
  5. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

Обязательные реквизиты обложки дела — количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»). В архив документы передаются по описям, которые составляются в каждом структурном подразделении в соответствии с разд. 3.7 Правил.

Документы временного и постоянного срока хранения

Одним из основных способов классификации документов в организации является разделение на документы временного и постоянного хранения, для каждого из которых определены сроки хранения. Что представляют из себя документы временного и постоянного срока хранения и какое время их нужно сохранять в компании?

К документам временного хранения относятся документы со сроком хранения не более 10 лет. В отличие от них документы постоянного хранения, то есть те, которые нужно хранить не менее 75 лет и постоянно, имеют одну важную особенность: документы постоянного хранения в случае ликвидации или закрытия компании необходимо в обязательном порядке передавать в государственный или муниципальный архив.

Однако прежде чем это сделать, каждый документ нужно тщательно подготовить, то есть подвергнуть его архивной обработке (см. статья Архивная обработка).

Сроки хранения постоянных и временных документов

Документы постоянного срока хранения руководитель должен передать в обработанном состоянии на постоянное хранение в Архивный фонд Российской Федерации:

  • приказы по основной деятельности
  • журнал регистрации приказов по основной деятельности
  • штатные расписания
  • структура организации
  • номенклатура дел
  • описи дел
  • акты об уничтожении дел и утрате документов
  • целевые программы информатизации
  • прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги
  • годовые планы и отчеты
  • годовые бухгалтерские балансы
  • годовые отчеты в фонды (ФСС, ПФ, Статистика) и ИФНС
  • годовые сметы и др.
  • уставные документы
  • документы о приватизации
  • реестры акционеров
  • реестры владельцев ценных бумаг
  • списки лиц, имеющих право на дивиденды
  • журналы, книги учета работы с акциями
  • заключение ревизионных комиссий, аудиторов, органов финансового контроля
  • гранты
  • лимиты
  • паспорта сделок
  • документы о благотворительной деятельности
  • и другие документы

Документы временного срока хранения (5-10 лет хранения)

  • приказы на отпуска и командировки
  • приказы по административно-хозяйственной деятельности
  • договоры с юридическими лицами
  • документы по госзакупкам
  • акты о приеме выполненных работ
  • бухгалтерские документы
  • путевые листы
  • и другие документы

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2009, N 6

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов

Организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, наряду с государственными органами и органами местного самоуправления, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных действующим законодательством. Данная обязанность заставляет кадровика любой организации преодолевать соблазн сохранять только самые новые и интересные документы. Зачастую напуганные возможными санкциями сотрудники кадровых служб, ударяясь в противоположную крайность, предпочитают на всякий случай складировать всю документацию, так или иначе отражающую трудовые отношения между работниками и работодателем. В результате на «вечное поселение» в организации обрекаются могучие кучи всех без разбора документов. Знание сроков хранения и принципов систематизации различных видов документации позволит кадровику не только соблюсти нормы закона, но и преодолеть в работе с документами непростой путь от хаоса к гармонии.

Вопросы, касающиеся организации хранения, комплектования, учета и использования документов, регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон об архивном деле). Обязанность по обеспечению сохранности архивных документов организациями установлена п. 1 ст. 17 данного Закона. Архивным документом согласно п. 2 ст. 3 Закона об архивном деле является материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества и государства. В качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение документов большинства организаций используется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень). Перечень состоит из 12 разделов, отражающих основные направления деятельности предприятий и включающих документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенному виду деятельности), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, примерных номенклатурах дел. Обобщенные наименования видов документов расположены в Перечне по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация, после Перечня приводятся Указания по его применению.

Это интересно:  Печать для документов: когда применяется?

Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или нет, однако применяют их организации по-разному. Временные сроки хранения являются общими для всех организаций. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), то есть с источниками комплектования архивов. Организации, не являющиеся таковыми, хранят документы постоянного срока следующим образом:

— государственные, муниципальные организации — 10 лет;

— негосударственные организации — не менее 10 лет, после чего дальнейший срок хранения документов организация определяет в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

Помимо этого определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов. В приведенном в таблице 1 перечне документов, образующихся в процессе кадрового делопроизводства, к таким документам относятся перечисленные в следующих статьях Перечня: 5а, б, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 24, 26, 35а, 36, 47, 48, 50, 74а, 84, 85, 275, 311, 319, 320, 322а, 337а, 349, 350а, 489.

В отдельных случаях при указании сроков хранения в Перечне используются примечания, комментирующие и уточняющие сроки, место хранения документов, выделяющие те разновидности документов, сроки хранения которых отличаются от первоначально названных, или указывающие, что исчисление названного срока осуществляется с определенного момента (например, после истечения срока действия договора). Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года.

Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.

В соответствии с п. 3.1 Указаний по применению Перечня для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители соответствующего архивного учреждения (для организаций — источников комплектования) по согласованию с ним.

Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой предприятия порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением. Под экспертизой ценности документов согласно п. 16 ст. 3 Закона об архивном деле понимается изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ.

Пункт 2.11 Указаний по применению Перечня предписывает, что снижение установленных Перечнем сроков хранения запрещается. Увеличение сроков хранения документов может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций. Снятие стоящей при сроках хранения отметки «ЭПК» разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях Перечня.

Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом, учреждением описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные, муниципальные архивы), а также нарушение установленных сроков хранения документов является незаконным и влечет ответственность в установленном законом порядке (п. 3.11 Указаний по применению Перечня).

Согласно ст. 27 Закона об архивном деле юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.

Статья 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях предусматривает, что нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.; на должностных лиц — от 300 до 500 руб.

Исключение составляют случаи, предусмотренные ст. 13.25 КоАП РФ, согласно которой неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах , о рынке ценных бумаг , об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 200 тыс. до 300 тыс. руб.

Статья 89 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах».

Федеральный закон от 22.04.1996 N 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг».

Федеральный закон от 29.11.2001 N 156-ФЗ «Об инвестиционных фондах».

Такие же штрафные санкции предусмотрены в случаях неисполнения обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью , о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушения установленных порядка и сроков хранения таких документов.

Статья 50 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Статья 28 Федерального закона от 14.11.2002 N 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях».

Обратите внимание, что для определения сроков хранения документов необходимо проводить полистный просмотр дел; отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных в апреле 2008 г., начинается с 1 января 2009 г.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

К сожалению, не все документы, предусмотренные законодательными актами, включены в действующий Перечень, что вызывает определенные трудности у работников кадровых служб при формировании дел. Например, Перечнем не предусмотрены уведомления (об истечении срока действия срочного трудового договора, о сокращении штата или численности работников организации, об изменении определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда и др.), необходимость составления которых предусмотрена Трудовым кодексом РФ. Указанные уведомления могут включаться в состав личного дела работника или помещаться в дело с документами-основаниями к приказам по личному составу. В том же случае, когда составляемые в соответствии с требованиями трудового законодательства документы должны формироваться в отдельное дело, срок хранения такого дела устанавливается на заседании экспертно-проверочной комиссии .

Орловский Ю.П., Кузнецов Д.Л., Белицкая И.Я., Корякина Ю.С. Кадровое делопроизводство (правовые основы): Практическое пособие / Под ред. Ю.П. Орловского. Юридическая фирма «КОНТРАКТ», «ИНФРА-М», 2008.

Организация системы управления

Протоколы, постановления, решения, рекомендации, стенограммы
заседаний; документы (справки, доклады, информации, докладные
записки, сводки, выписки, бюллетени голосования , доверенности
и др.) к ним:

а) коллегиального исполнительного органа организации
(коллегии, совета, дирекции, правления и др.)

б) контрольных (ревизионных) органов организации
(советов, комиссий и др.)

в) научных, экспертных, методических,
консультативных органов организации (комитетов
комиссий, советов и др.)

г) совещаний у руководителя организации

д) собраний трудовых коллективов организации

е) собраний структурных подразделений организации

ж) общих собраний акционеров, пайщиков

Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации,
доклады и др.) к ним:

а) по основной деятельности

б) по личному составу

— о предоставлении очередных и учебных отпусков,
дежурствах, взысканиях, краткосрочных
внутрироссийских командировках

в) по административно-хозяйственным вопросам

Проекты приказов, распоряжений

Правила, инструкции, регламенты, методические указания
и рекомендации:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

3 года
(после
замены
новыми)

Уставы положения организации (типовые и индивидуальные):

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

3 года
(после
замены
новыми)

Учредительные договоры, изменения и дополнения
к ним, протоколы учредительных собраний,
негосударственных организаций, списки учредителей
(участников)

Свидетельства о регистрации, ликвидации организации,
разрешения, уведомления на открытие филиалов,
представительств

Положения о структурных подразделениях организации;
коллегиальных исполнительных, контрольных, научных,
экспертных, методических, консультативных органах;
о филиалах представительствах

Договоры правах и обязанностях

а) с руководителем организации

б) с членами коллегиальных исполнительных и др.
органов организации

5 лет, ЭПК
(после
истечения
срока
действия
договора)

в) с другой организацией

Списки аффилированных лиц, списки лиц, имеющих право
на дивиденды

Штатные расписания организации, изменения к ним:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Проекты штатных расписаний, документы (справки,
предложения, заключения, переписка) по их
разработке и изменению

3 года, ЭПК
(после
утверждения)

Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц
(должностные инструкции):

а) типовые (примерные):

— по месту разработки и утверждения

— в прочих организациях

3 года
(после
замены
новыми)

б) индивидуальные (персональные)

75 лет, ЭПК
(в составе
личных дел)

Приемо-сдаточные акты; приложения к ним (за исключением
инвентаризационных документов, предусмотренных ст. 192 Перечня),
составленные при смене:

а) руководителя организации

б) должностных ответственных и материально
ответственных лиц

Документы (доклады, обзоры, сводки, справки),
представляемые структурными подразделениями
руководству организации

Документы (программы, задания, отчеты, доклады,
переписка) о командировках

Документы (исторические и тематические справки,
обзоры, подборки публикаций в средствах массовой
информации, видеозаписи, фотодокументы и др.) по
истории организации и ее подразделений

Документы (доклады, справки, отчеты, акты,
докладные записки и др.) проверок организации

Заключения ревизионной комиссии, аудитора
(аудиторской фирмы), государственных и
муниципальных органов финансового контроля

Журналы, книги учета ревизий проверок и контроля за
выполнением их решений

Копии документов (исковых заявлений, доверенностей,
актов, справок, докладных записок, протоколов,
определений, постановлений, характеристик и др.),
представляемых в правоохранительные, судебные
органы, третейские суды

5 лет
(после
вынесения
решения)

Договоры, соглашения об оказании юридических услуг

5 лет, ЭПК
(после
истечения
срока
действия
договора)

Типовые и примерные номенклатуры дел:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

До замены
новыми

Документы (номенклатуры, перечни, классификаторы дел и
документов об организации документов в делопроизводстве
организации, о составе и сроках их хранения):

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

До замены
новыми

Проекты документов (номенклатур, перечней,
классификаторов дел и документов) об организации
документов в делопроизводстве организации, о
составе и сроках их хранения

3 года
(после
утверждения)

Документы (акты, заключения, справки, переписка) о
совершенствовании документационного обеспечения
управления, внедрении современных информационных
технологий, защите информации

Это интересно:  Сроки проведения экспертизы проектной документации

Договоры о проектировании, разработке, внедрении
автоматизированных систем и программных продуктов

5 лет, ЭПК
(после
истечения
срока
действия
договора)

Дело фонда (исторические и тематические справки,
сведения о составе и объеме дел и документов,
листы, карточки фондов, паспорт архива, акты
проверки наличия и состояния приема и передачи,
выделения дел и документов к уничтожению, утратах
и повреждениях документов)

Постоянно
(на
государст —
венное
муниципаль —
ное хранение
передается
при
ликвидации
организации)

а) постоянного хранения

Постоянно
(неутверж —
денные
до минования
надобности)

б) временного хранения

3 года
(после
уничтожения
дел)

Договоры, соглашения с архивными учреждениями,
иными организациями по вопросам архивного дела и
делопроизводства

5 лет, ЭПК
(после
истечения
срока
действия
договора)

Прогнозы (перспективные планы) развития организации

Концепции развития организации

Учет и отчетность

Утвержденные лимиты, фонды заработной платы:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

До минования
надобности

Лицевые счета работников

Положения о премировании работников

5 лет, ЭПК
(после
замены
новыми)

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные)
ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной
платы, пособий, гонораров, материальной помощи и
др. выплат ; доверенности на получение денежных
сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе
аннулированные доверенности) о получении заработной
платы и других выплат

5 лет
(при условии
завершения
проверки
(ревизии).
В случае
возникнове —
ния споров,
разногласий,
следственных
и судебных
дел
сохраняются
до вынесения
окончатель —
ного
решения)

Сведения, справки о совокупном доходе работников
за год и уплате налогов

Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы
и контроле за их распределением, о расчетах по
перерасходу и задолженности по заработной плате,
об удержании из средств социального страхования,
о выплате отпускных и выходных пособий

Документы (копии отчетов, заявления, списки
работников, справки, выписки из протоколов,
заключения) о выплате пособий, оплате листков
нетрудоспособности

До минования
надобности
(не менее
5 лет)

Документы (заявления, решения, справки, переписка)
об оплате учебных отпусков

До минования
надобности
(не менее
5 лет)

Документы (акты, справки, счета) о приеме
выполненных работ

5 лет (при
отсутствии
лицевых
счетов —
75 лет)

Договоры о материальной ответственности

5 лет
(после
увольнения
материально
ответствен —
ного лица)

Образцы подписей материально ответственных лиц

До минования
надобности

Документы (информации, справки, сведения, ведомости,
отчеты) о наличии, движении, комплектовании,
использовании работников

Документы (справки, сведения, списки) о
высвобождении и потребности в работниках, создании
рабочих мест, половозрастной структуре и
профессионально-квалификационном составе
высвобожденных и необходимых работников

Переписка по вопросам трудоустройства

Направления на трудоустройство работников

До минования
надобности

Договоры об оказании финансовой помощи на
создание и сохранение рабочих мест, на
компенсационные выплаты работникам

Документы (справки, планы, расчеты, схемы, карты) о
совершенствовании процессов труда

Документы (рекомендации, психофизиологические нормы, справки)
о диагностике профессиональной пригодности работников:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

До замены
новыми

Документы (акты, протоколы, справки, докладные
записки) об организации труда при совмещении
профессий

Журналы учета работников, совмещающих профессии

До минования
надобности

Документы (расчеты, рекомендации, обоснования,
заключения) о прогнозировании повышения
производительности труда

Документы (протоколы, справки, акты, переписка) о
проверке выполнения условий коллективного договора

Документы (отчеты, справки, информации) о
переводе работников на сокращенный рабочий день
или сокращенную рабочую неделю

Документы (заявления, докладные записки, справки,
расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров

Документы (требования, справки, сведения,
протоколы, рекомендации) о коллективных трудовых
спорах с участием посредника

Документы (сводки, сведения, докладные записки,
баланс рабочего времени) об учете рабочего времени

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

Документы (акты, сообщения, информации,
характеристики, докладные записки, справки,
переписка) о трудовой дисциплине

Типовые нормативы по труду:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

До замены
новыми

Нормы выработки и расценок :

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

До замены
новыми

Документы (справки, расчеты, докладные записки,
предложения) о разработке норм выработки и расценок

Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

До минования
надобности

Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре
и применении норм выработки, расценок, тарифных
сеток и ставок, совершенствовании различных форм
оплаты труда

Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты,
протоколы) о контроле за соблюдением правил
нормирования труда, расходовании фонда заработной
платы

Утвержденные разряды оплаты труда по должностям работников:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

До замены
новыми

Документы (расчеты, справки, списки) о премировании
работников

Переписка об образовании и использовании фондов
материального поощрения

Акты, предписания по технике безопасности;
документы (справки, докладные записки, отчеты) об их
выполнении

Комплексные планы улучшения условий, охраны труда и
санитарно-оздоровительных мероприятий

Документы (справки, предложения, обоснования,
рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению
условий и охраны труда, техники безопасности

Планы мероприятий (двусторонние соглашения) по
улучшению условий труда работников

Документы (акты, справки, информации)
о результатах проверок выполнения соглашений
по вопросам охраны труда

Документы (докладные записки, справки, доклады,
отчеты, акты, переписка) о состоянии условий
и применении труда женщин и подростков

Перечень работ с вредными или опасными условиями, при выполнении
которых не допускается применение труда женщин и лиц,
не достигших 18-летнего возраста:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

До замены
новыми

Списки работающих на производстве с вредными
условиями труда

Табели и наряды работников вредных профессий

Правила по охране труда работающих инвалидов:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

До замены
новыми

Документы (акты, отчеты об авариях, аварийные
листки, заключения экспертов, протоколы комиссий) о
расследовании причин аварий

10 лет
(связанные
с крупным
материальным
ущербом и
человечес —
кими
жертвами —
постоянно)

Акты расследования профессиональных отравлений и
заболеваний

Договоры страхования работников от несчастных
случаев

5 лет
(после
истечения
срока
действия
договора)

Документы (программы, списки, переписка)
об обучении работников технике безопасности

Протоколы аттестации по технике безопасности

Журналы, книги учета:

а) профилактических работ по технике безопасности

б) инструктажа по технике безопасности

в) проведения аттестации по технике безопасности

Извещения медпункта о пострадавших в результате
несчастных случаев

Сведения об авариях и несчастных случаях

5 лет
(сведения
о несчастных
случаях с
летальным
исходом —
постоянно)

Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета
аварий

Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки о
производственных авариях и несчастных случаях

а) по месту происшествия

45 лет, ЭПК
(связанные
с крупным
материальным
ущербом и
человечес —
кими
жертвами —
постоянно)

б) в других организациях

Документы (доклады, протоколы, справки, заключения,
анализы) о вредных условиях производства,
травматизме и профессиональных заболеваниях

Документы (акты, докладные записки, заключения,
переписка) о сокращении рабочего дня в связи
с вредными условиями труда

Документы (списки, перечни, переписка) о проведении
медицинских осмотров работников

Анкеты обследования условий труда работников

Документы (протоколы, ведомости, карты аттестации
рабочих мест и др.) об аттестации рабочих мест по
условиям труда

Документы (доклады, сводки, справки, сведения)
о состоянии проверки работы с кадрами

Документы (заявки, сведения, переписка) о
потребности в работниках, сокращении (высвобождении)
работников

Записки, заменяющие приказы по личному составу

— о предоставлении очередных и учебных отпусков,
дежурствах, взысканиях, краткосрочных
внутрироссийских командировках

Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки
из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету
кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):

а) руководителя организации; членов руководящих,
исполнительных, контрольных органов организации;
работников, имеющих государственные и иные звания,
премии, награды, ученые степени и звания

Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения,
не вошедшие в состав личных дел

Личные карточки работников (в том числе временных
работников)

Характеристики работников, не имеющих личных дел

Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету
кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и
др.) лиц, не принятых на работу

Подлинные личные документы (трудовые книжки,
дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребо-
вания
(невостре —
бованные —
не менее
50 лет)

Документы (справки, докладные и объяснительные
записки, копии приказов, выписки из приказов,
заявления, командировочные удостоверения и др.),
не вошедшие в состав личных дел

Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению
вакантных должностей, избранию на должность

Документы (выписки из протоколов, списки трудов,
отчеты) конкурсных комиссий по замещению вакантных
должностей, избранию на должность лиц (работников),
не имеющих личных дел

Заявления об участии в конкурсе на замещение
вакантных должностей

Протоколы заседаний комиссий по установлению
трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет

15 лет (при
отсутствии
приказов —
50 лет)

Список (штатно-списочный состав) работников

а) членов руководящих и исполнительных органов
организации

в) прошедших аттестацию

д) кандидатов на выдвижение по должности

е) получающих персональные ставки, оклады

10 лет (при
отсутствии
лицевых
счетов —
50 лет)

Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых
книжек и вкладышей к ним

Переписка об оформлении командировок

5 лет (для
заграничных
командировок
— 10 лет)

Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты)
об установлении персональных ставок, окладов,
надбавок

5 лет (при
отсутствии
приказов —
50 лет, ЭПК)

Графики предоставления отпусков

Карточки, указатели к приказам по личному составу

Книги, журналы, карточки учета:

а) приема, перемещения (перевода), увольнения
работников

б) работников, направленных в командировки

3 года
(после
увольнения)

д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров
(контрактов), трудовых соглашений

е) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним

ж) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте
работы

з) выдачи командировочных удостоверений

Протоколы заседаний, постановления аттестационных,
квалификационных комиссий

Заявления о несогласии с постановлениями
аттестационных, квалификационных комиссий,
документы (справки, заключения) об их рассмотрении

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

До замены
новыми

Документы (тесты) но определению (оценке)
индивидуальных качеств, возможностей работников

До замены
новыми

Списки членов аттестационных, квалификационных
комиссий

Итоговые сводки, сведения, ведомости о проведении
аттестации, установлении квалификации

Графики проведения аттестации, установления
квалификации

Документы (доклады, справки, расчеты, докладные
записки) о подготовке, переподготовке работников,
обучении вторым профессиям, повышении квалификации

Договоры об обучении

5 лет (после
истечения
срока
действия
договора)

Документы (представления, списки, характеристики,
переписка) о начислении стипендий учащимся
работникам

Списки лиц, окончивших курсы повышения квалификации
профессионального обучения

Документы (представления, ходатайства, характеристики,
автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.)
о представлении к награждению государственными и ведомственными
наградами, присвоению званий, присуждению премий:

а) в награждающих организациях

б) в других организациях

75 лет, ЭПК
(документы
о представ —
лении
к званию
«Ветеран
труда» —
30 лет, ЭПК)

Документы (методические указания, перечни наград) об оформлении
представления работников к награждению

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Правила внутреннего распорядка

1 год (после
замены
новыми)

Документы (акты, докладные и служебные записки,
переписка) о нарушении правил внутреннего распорядка

Документы (акты, докладные и объяснительные записки,
заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате
удостоверений и пропусков в организацию

Книги регистрации удостоверений и пропусков

Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные
здания и на вынос (вывоз) материальных ценностей

Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные
помещения в нерабочее время и выходные дни

Книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода
(местных командировок) работников

Документы (планы, отчеты, докладные записки, акты,
справки, переписка) об организации общей и
противопожарной охраны организации

Документы (акты, справки, планы, отчеты, сводки,
сведения, переписка) об обследовании охраны и
противопожарного состояния организации

Документы (акты, справки, докладные и служебные
записки, заключения, переписка) о пропускном режиме
организации

Книги, журналы учета опечатывания помещений,
приема-сдачи дежурств и ключей

Статья написана по материалам сайтов: wiseeconomist.ru, naar.ru, hr-portal.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector