Государственные стандарты на унифицированные системы документации

Читайте также:

  1. CRM системы
  2. II. История развития налогов и налогообложения в СССР. Становление налоговой системы современной России
  3. II. Понятие агроэкосистемы
  4. II. Структура Системы сертификации ГОСТ Р и функции ее участников
  5. III. Впишите пропущенные названия структурных компо­нентов в системы воспитательного процесса, выделен­ные по различным критериям.
  6. III. Городские экосистемы
  7. ISO 14004:2004 «Системы экологического менеджмента. Руководящие указания по принципам, системам и методам обеспечения функционирования».
  8. IV. ГОРОДСКИЕ СИСТЕМЫ ЭНЕРГОБЕСПЕЧЕНИЯ
  9. IX. ОРГАНЫ КРОВЕТВОРЕНИЯ И ИММУННОЙ СИСТЕМЫ
  10. MRP, MRPII, ERP -системы. Определения. Общее и различия в применении.
  11. T Позиционные системы счисления.
  12. V-1. Собственные колебания механической системы будут гармоническими, если возвращающая сила

Унифицированная система документации способствует:

1.сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате чего от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов);

2.широкому использованию электронно-вычислительной техники, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки (это достигается обеспечением программной, технической и информационной совместимости документов, разработкой соответствующих форм документов, классификаторов, словарей и т.п.);

3.упорядочению информационных потоков;

4.сокращению количества документов;

5.дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.

Все это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления, так как достигается большая оперативность в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого труда, уменьшаются финансовые затраты на работу с документами. Формой юридического закрепления результатов унификации является стандартизация. Поэтому унифицированная система документации представляет собой комплекс государственных стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы и, во-вторых, единую форму всех входящих в нее документов.

3. ТРЕБОВАНИЯ К РАЗРАБОТКЕ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Унифицированные формы документов разрабатываются при необходимости формирования новых показателей для решения задач управления. Не допускается дублировать показатели в различных формах документов.

3.2. Реквизиты форм документа размещают на основе формуляра-образца, построенного в соответствии с разд. 2 с учетом рационального использования двух сторон листа для форм документов, бланки которых изготовляются типографским способом. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

3.3. Содержательную часть формы документа следует оформлять в соответствии с ГОСТ 1.5-85. Допускается оформлять содержательную часть документа в виде текста.

3.4. Наименования реквизитов унифицированных форм документов должны соответствовать наименованиям, принятым в общесоюзных классификаторах технико-экономической информации (ОК ТЭИ).

3.5. В наименованиях граф, в которых предусматривается простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых классификаторов или принятую для них идентификацию.

В унифицированных формах документов общесоюзного назначения должны применяться коды ОК ТЭИ. В наименованиях граф, в которых предусматривается простановка кодов ОК ТЭИ, рекомендуется указывать кодовое обозначение по Общесоюзному классификатору общесоюзных классификаторов (ОКОК).

3.6. Постоянные реквизиты форм документов должны, как правило, предшествовать переменным. Первые графы таблицы в зоне, содержащей реквизиты, подлежащие обработке средствами вычислительной техники, должны быть отведены для реквизитов, идентифицирующих при вводе в ЭВМ информацию, размещенную в строке.

3.7. При использовании метода контрольного суммирования рекомендуется для записи контрольных сумм, предназначенных для защиты информации от случайных ошибок, отводить последнюю строку таблицы и/или ее графу с учетом требований вычислительных средств, применяемых при обработке данных.

3.8. Требования к текстам документов и порядок их изложения — по нормативным документам на организационно-распорядительную документацию.

3.9. Сокращения слов в формах документов должны соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации и сокращениям, принятым в ОК ТЭИ.

15.Реквизит, формуляр документа, типовой формуляр, формуляр-образец, табель форм документов, альбом форм унифицированных документов: понятие, характеристика.

16. Бланк документа: понятие, назначение, виды бланков (общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа (кроме письма)).

Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет

ГОСТ 6.10.1-88 Унифицированные системы документации. Основные положения

Текст ГОСТ 6.10.1-88 Унифицированные системы документации. Основные положения

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

ГОСТ 6.10.1—88

Цена 5 коп. БЗ 9—88/657

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР ПО СТАНДАРТАМ

УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

Unified systems of documentation. Main principles

Дата введения 01.07.89

Настоящий стандарт является основополагающим документам в комплексе государственных стандартов «Унифицированные системы документации» и руководящих документов, устанавливающих порядок проведения работ по унификации форм документов на различных уровнях управления народным хозяйством СССР.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Унифицированные системы документации (УСД) включают:

1) государственные стандарты и руководящие документы Госстандарта СССР, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов различного функционального назначения, применяемых на всех уровнях управления народным хозяйством и обеспечивающие единый порядок планирования и проведения этих работ в стране;

2) нормативные документы, издаваемые разработчиками УСД конкретного функционального назначения в соответствии с приложением 1 и являющиеся обязательными для всех министерств (ведомств), объединений, предприятий и организаций;

3) унифицированные формы документов (УФД).

1.2. Работы по созданию УСД являются одним из основных направлений работ по стандартизации в стране, а также составной частью работ по совершенствованию хозяйственного механизма и процессов управления.

© Издательство стандартов, 1988

Целью создания УСД является определение и установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей в них.

1.3. Основными задачами создания УСД являются:

1) установление единых требований к порядку разработки, утверждения и регистрации унифицированных форм документов;

2) упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве, обеспечение взаимодействия автоматизированных систем обработки данных на основе широкого применения современных средств связи, вычислительной и организационной техники;

3) исключение форм документов, дающих возможность сбора, передачи и обработки информации, не вызываемой действительными потребностями управления, сокращение количества документов.

1.4. Общее руководство и координацию работ по созданию и ведению УСД в стране осуществляет Госстандарт СССР.

1.5. Головной организацией, осуществляющей общее научно-методическое руководство работами по созданию и ведению УСД в стране, является Главный научно-исследовательский центр ведения общесоюзных классификаторов (ГНИЦВОК) Госстандарта СССР.

1.6. Руководство работами по внедрению и ведению УСД, определению состава показателей, включаемых в формы документов соответствующего функционального назначения, на различных уровнях управления народным хозяйствам осуществляют разработчики УСД в соответствии с функциями, возложенными законодательными и другими нормативными актами.

1.7. Министерства (ведомства) СССР и советы министров союзных республик несут ответственность за организацию и состояние работ по внедрению и применению УСД.

Это интересно:  Как возместить из ФСС России расходы на выплату пособия на погребение

Ответственность за применение УСД в министерствах (ведомствах) СССР и союзных республик, в том числе за недопущение применения форм документов, не прошедших регистрацию в установленном порядке, несут руководители данных министерств (ведомств), а также руководители подведомственных объединений, предприятий и организаций.

1.8. Внедрение и применение УСД осуществляется в полном соответствии с Законом СССР «О государственном предприятии (объединении)».

1.9. В целях координации работ по применению УСД министерства (ведомства) СССР и советы министров союзных республик назначают головные организации (службы) по УСД. Как правило, их следует назначать из числа головных организаций по общесоюзным классификаторам технико-экономической информации (ОК ТЭИ).

1.10. Научно-методическое руководство работами по унификации форм документов и контроль за их применением в своей отрасли или союзной республике осуществляет головная организация по УСД министерства (ведомства), союзной республики.

1.11. Научно-методическое руководство работами по унификации форм документов в объединениях, на предприятиях и в организациях осуществляют соответствующие службы, назначаемые руководством объединения, предприятия и организации.

1.12. Порядок проведения работ по международному научно-техническому сотрудничеству в области унификации и стандартизации форм документов устанавливает Госстандарт СССР с учетом организационно-методических документов, принятых СЭВ и другими международными организациями, занимающимися вопросами унификации форм документов.

2. КАТЕГОРИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ, ПОРЯДОК ИХ РАЗРАБОТКИ, СОГЛАСОВАНИЯ И УТВЕРЖДЕНИЯ

2.1. В зависимости от уровня утверждения унифицированные формы документов разделяются на четыре категории:

2) отраслевые (ведомственные);

4) формы документов объединений, предприятий, организаций (далее — формы документов предприятий).

2.2. При разработке УСД устанавливаются следующие основные стадии:

1) составление и утверждение технического задания;

2) разработка проектов УФД и их согласование;

3) утверждение и регистрация УФД;

4) тиражирование бланков форм документов;

5) организация ведения УФД;

6) внедрение УФД.

2.3. Общесоюзные (межотраслевые, межведомственные) УФД утверждают разработчики УСД. После государственной регистрации эти формы документов обязательны для применения в министерствах (ведомствах), а также в объединениях, на предприятиях и в организациях, независимо от их отраслевой (ведомственной) или республиканской подчиненности.

Состав наименований показателей общесоюзных (межотраслевых, межведомственных) форм документов определяют разработчики УСД.

1.4. Отраслевые (ведомственные) УФД утверждают союзные и союзно-республиканские ‘.министерства (ведомства) после согласования с разработчиками соответствующих УСД.

После регистрации отраслевые («ведомственные) УФД обязательны для применения в объединениях, на предприятиях и в организациях данного министерства (ведомства).

Унифицированные формы документов этой категории должны содержать наименования показателей, отсутствующие в общесоюзных (межотраслевых, межведомственных) УФД.

2.5. Республиканские УФД утверждают министерства (ведомства) союзных республик в порядке, устанавливаемом советами министров союзных республик с учетом требований разработчиков УСД.

После регистрации они обязательны для применения в республиканских министерствах (ведомствах), а также в объединениях, на предприятиях и в организациях, расположенных на территории союзных республик.

УФД этой категории должны содержать наименования показателей, отсутствующие в общесоюзных (межотраслевых, межведомственных) формах документов и специфические для данной союзной республики.

2.6. УФД предприятий утверждает руководство данного предприятия. После регистрации их применяют при организации информационного взаимодействия внутри предприятия.

Формы документов этой категории должны содержать наименования показателей, отсутствующие в общесоюзных (межотраслевых, межведомственных), отраслевых (ведомственных) или республиканских формах документов.

2.7. Наименования показателей УФД должны быть включены в классификаторы технико-экономической информации в установленном порядке.

2.8. Требования к разработке УФД и изготовлению бланков — по ГОСТ 6.10.5—87.

2.9. Требования к формам документов, используемым при оформлении внешнеторговых операций, — по ГОСТ 6.10.6—87.

■ 2.10. Требования к формам документов, используемым при оформлении организационно-распорядительной и исполнительской деятельности — по ГОСТ 6.38—72 и ГОСТ 6.39—72.

2.11. Порядок разработки государственных стандартов на УСД —по ГОСТ 1.2—85.

2.12. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате и требования, обеспечивающие придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники, — по ГОСТ 6.10.3—83 и ГОСТ 6.10.4—84 соответственно.

3. РЕГИСТРАЦИЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Утвержденные в установленном порядке УФД подлежат обязательной регистрации.

УФД, не прошедшие регистрации, являются недействительными.

3.2. В зависимости от категории УФД предусмотрены:

1) государственная регистрация — для общесоюзных (межотраслевых, межведомственных) УФД;

2) отраслевая (ведомственная) регистрация — для отраслевых (ведомственных) УФД;

3) республиканская регистрация — для республиканских УФД)

4) регистрация УФД предприятий.

3.3. Порядок регистрации УФД различных категорий определяет Госстандарт СССР.

Формы документов подлежат тиражированию после завершения их регистрации.

3.4. Государственную регистрацию общесоюзных (межотраслевых, межведомственных) УФД обеспечивает Госстандарт СССР ■в ОКУД после утверждения и представления их разработчиками УСД.

Регистрацию общесоюзных (межотраслевых, межведомственных) форм документов Унифицированной системы плановой документации осуществляет Госплан СССР в устанавливаемом им порядке.

Отраслевую (ведомственную) и республиканскую регистрации обеспечивают головные организации по УСД министерств (ведомств) и союзных республик.

Регистрацию УФД предприятий осуществляют соответствующие службы, назначаемые руководством предприятия.

3.5. Министерства (ведомства), объединения, предприятия и организации должны использовать табель применяемых форм документов.

4. ВНЕДРЕНИЕ И ПРИМЕНЕНИЕ УНИФИЦИРОВАННЫХ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИИ

4.1. Внедрение УСД — осуществление комплекса мероприятий, обеспечивающих применение УФД в пределах установленной сферы управления и области распространения.

4.2. Порядок внедрения УСД определяют их разработчики.

4.3. Внедрение и применение УСД обеспечивают министерства (ведомства) СССР и союзных республик.

4.4. Издание и распространение общесоюзных (межотраслевых, межведомственных) УФД обеспечивают разработчики УСД в устанавливаемом ими порядке.

4.5. Государственный надзор за соблюдением государственных стандартов на УСД осуществляют органы Госстандарта СССР.

4.6. Внедрение и применение УСД на различных уровнях управления народным хозяйством страны контролируют их разра-

ботчики в соответствии с функциями, возложенными законодательными и другими нормативными актами.

4.7. Отраслевой (ведомственный) и республиканский контроль за внедрением и применением УСД проводят министерства (ведомства) СССР и союзных республик.

5. ВЕДЕНИЕ УНИФИЦИРОВАННЫХ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИИ

5.1. Ведение УСД включает внесение изменений и дополнений в государственные стандарты, руководящие документы Госстандарта СССР и другие нормативные документы на УСД, в унифицированные формы документов и их состав, а также разработку новых форм документов и исключение действующих в целях обеспечения достоверности и полноты информации. Ведение УСД предусматривает их совершенствование применительно к новым задачам управления.

Информация по ведению УСД должна доводиться до всех министерств (ведомств), союзных республик, объединений, предприятий и организаций с учетом их заинтересованности.

5.2. Ответственность за ведение УСД на всех уровнях управления несут их разработчики в соответствии с функциями, возложенными законодательными и другими нормативными актами.

5.3. Порядок пересмотра и изменения государственных стандартов на УСД — по ГОСТ 1.15—85.

5.4. Ведение УСД предусматривает поддержание в достоверном состоянии:

Это интересно:  Поле 109 в платежном поручении 2019 при уплате налогов: какая дата?

1) эталона Общесоюзного классификатора управленческой документации (ОКУД);

2) эталонов классов ОКУД соответствующих УСД;

3) контрольных экземпляров ОКУД;

4) табелей применяемых форм документов;

5) альбомов ‘применяемых форм документов.

5.5. Порядок ведения ОКУД определяет Госстандарт СССР. Эталон ОКУД ведет ГНИЦВОК Госстандарта СССР.

Эталоны классов ОКУД соответствующих УСД ведут разра ботчики данных УСД.

Контрольные экземпляры ОКУД ведут головные организации по ОК ТЭИ и УСД министерств (ведомств), союзных республик.

5.6. Табели и альбомы применяемых форм документов ведут министерства (ведомства), объединения, предприятия и организации в установленном ими порядке.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 Обязательное

РАЗРАБОТЧИКИ УНИФИЦИРОВАННЫХ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИИ

Унифицированные системы документации

Термин «унификация документов» означает установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих однотипные управленческие функции.

Унифицированная система документации (УСД) –это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности (ГОСТ-98).

Унификация проводится с целью:

· сокращения неоправданного количества документов, применяемых в деятельности организации;

· типизации их форм (структуры, языковых конструкций);

· снижения затрат (трудовых, материальных, временных) на подготовку и обработку документов, их учета и хранения;

· достижения информационной совместимости различных систем документации.

Стандартизация– это процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в определенной области при участии всех заинтересованных сторон. Стандартизация документации – это форма юридического закрепления результатов унификации.

Основная цель унификации и стандартизации – создание таких систем документации, применение которых экономически эффективно, повысит общую культуру управления, приведет к увеличению времени на творческие элементы управленческого труда.

Унификация и стандартизация – это основные направления совершенствования документации, ведущие к снижению затрат на создание управленческих документов.

Объектамиунификации и стандартизации в управленческой деятельности являются:

а) термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией (например, ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»);

б) организационные структуры учреждений, организаций, предприятий (например, общероссийский классификатор органов государственной власти и управления — ОКОГУ);

в) классификаторы управленческих функций;

г) управленческая документация (ОКУД).

Унифицированные системы документации (УСД)
включают в себя:

Úгосударственные стандарты на документацию, устанавливающие состав и содержание работы по унификации форм документов различного функционального назначения;

Úобщероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОК ТЭСИ), обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных системах документации;

Úунифицированные формы документов (табель и альбом форм документов).

Многие процедуры, реализуемые в рамках управления документами, должны осуществляться в соответствии с единообразными требованиями, устанавливаемые государственными и международными стандартами. Стандартизация в области документации решает задачи технической и информационной совместимости носителей информации и технологий ее обработки.

Отношение к управлению документами имеют многие стандарты. Среди них:

©ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца»;

Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных системах документации.

Классификаторы ТЭСИ– это нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки и присвоенные им коды. Они создаются с целью обработки информации в автоматизированных информационных системах. В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских и продолжающих действовать межгосударственных классификаторов. Все составляют единую систему классификации и кодирования ТЭСИ (ЕСКК ТЭСИ).

В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий (организаций). С точки зрения содержания классификаторы подразделяют:

· на классификаторы информации об управленческих документах, задачах,решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

– Общероссийский классификатор стандартов – ОКС,

– Общероссийский классификатор управленческой документации – ОКУД,

– Общероссийский классификатор продукции – ОКП,

– Общероссийский классификатор валют – ОКВ,

– Общероссийский классификатор единиц измерения – ОКЕИ и т. д.;

· классификаторы информации об организационных структурах:

– Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления – ОКОГУ,

– Общероссийский классификатор предприятий и организаций – ОКПО,

– Общероссийский классификатор экономических районов – ОКЭР;

· классификаторы информации о населении и кадрах:

– Общероссийский классификатор информации о населении – ОКИН,

– Общероссийский классификатор специальностей по образованию – ОКСО,

– Общероссийский классификатор профессий рабочих, долж­ностей служащих и тарифных разрядов – ОКПДРТР и др.

Одновременно с деятельностью по созданию классификаторов (с 1971 г.) осуществлялась разработка унифицированных систем, предназначенных для использования в автоматизированных системах управления разных уровней. В итоге многолетней работы по совершенствованию документации было унифицировано свыше 3,5 тысячи форм плановых, учетных, финансовых, организационных, распорядительных и других документов, сведенных в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяемое принадлежностью к одной из УСД и местом документа внутри этой системы. Ядро каждой УСД составляют формы документов – т. е. зафиксированные на установленных местах постоянные реквизиты, содержащие постоянную информацию.

До 1993 г. у нас существовало свыше 20 унифицированных систем документации, а с 1993 г. постановлением Госстандарта от 30.12.93 утверждены восемь УСД:

1. Унифицированная система организационно-распоряди­тель­ной документации – 8 групп документов (УСОРД).

2. Унифицированная система банковской документации – 14 групп документов.

3. Унифицированная система финансовой учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций – 3 группы.

4. Унифицированная система отчетно-статистической документации – 13 групп документов.

5. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий – 3 группы документов.

6. Унифицированная система документации по труду – 6 групп документов.

7. Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ – 3 группы документов.

8. Унифицированная система внешнеторговой документации – 6 групп документов.

Все унифицированные системы включают в себя эталонные образцы бланков конкретных документов, состав и наполнение которых обновляется по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов. Ответственность за применение форм документов, вошедших в унифицированные системы документации, несет руководитель организации. Государственный надзор за соблюдением требований УСД в государственном секторе возложен на органы стандартизации и метрологии, а в негосударственном секторе – на местные органы исполнительной власти.

Таким образом, УСД – это приведенные к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.

Унифицированные системы документации разработаны на основе:

· единообразия форм документов;

· регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;

Это интересно:  Необходимые документы при замене водительского удостоверения

· исключения из документов дублирующих данных;

· единства применяемой терминологии и условных обозначений;

· установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации.

Наряду с общегосударственными системами документации существуют унифицированные системы документации, отражающие специфику отрасли (здравоохранение, образование, наука и др.) или деятельности предприятия. Вопросами определения состава данной документации, ее информационного наполнения, внутренней организации и оформления занимаются ведомства или другие организации, которые официально определены головными в конкретных отраслях деятельности. Отраслевые формы документов имеют нормативный характер в рамках конкретной отрасли или ведомства.

В последние годы широкое распространение получили стандарты предприятий, которые базируются на международных требованиях, зафиксированных в стандартах ИСО.

Унификация управленческой документации предполагает унификацию состава и форм документов, применяемых для документирования управленческих документов.

Унификация составадокументов заключается в том, чтобы отобрать и закрепить комплекс документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач. В результате унификации состава документов исключаются формы, не вызванные потребностью управления. Результатыунификации состава документов получают свое закрепление в табеле форм документов.

Табель форм документов–это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения (приложение 67).

Табель форм документов предназначен для:

· оптимизации состава документов и их классификации;

· нормативного закрепления процедуры подготовки управленческих документов в организации;

· унификации форм документов;

· упорядочения документальной базы организации для эффективного использования компьютерных технологий.

В текущей деятельности табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде все формы документов, используемых организацией, и позволяет оперативно осуществить поиск необходимых форм документов.

В табель форм документов включаются:

а) формы документов, утвержденные нормативно-правовыми актами высших органов власти и управления, органов отраслевого управления и межотраслевой координации;

б) применяемые в организации формы, включенные в ОКУД;

в) внутренние формы документов, утвержденные нормативными актами данной организации.

Все отобранные формы документов классифицируются в соответствии с перечнем (классификатором) функций организации, после чего вносятся в соответствующие графы табеля. Разделами табеля могут бытьнаименования структурных подразделений организации или наименования управленческих функций (функциональный признак).

Унификация форм документов заключается в отборе и закреплении в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначе-
нию документов, и установлении единых требований к их составлению.

Результаты унификации форм документов закрепляются в альбоме форм документов, который применяется в деятельности министерств, ведомств и организаций. Альбом форм документов– это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации. Унифицированная форма документаэто бланк с реквизитами, обязательными для конкретной разновидности документа с унифицированным тестом. Цель разработки альбома форм документов – регламентация формы и содержания документов, используемых в организации. Каждое структурное подразделение должно иметь Табель и Альбом форм документов, а их ведение и контроль за применением осуществляет служба документационного обеспечения управления.

ГОСТы на документацию

Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления. В соответствии с законом О стандартизации» ГОСТы и общероссийские классификаторы информации принимает Госстандарт России.

Требования стандартов обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт РФ и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют контроль и надзор за соблюдением обязательных требований ГОСТов.

Все ГОСТы, действующие на территории РФ, объединены в единую Государственную систему стандартизации. В составе этой системы существует самостоятельный комплекс, включающий стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации. Эти стандарты определяют унифицированные системы документации, единую систему внешнеторговой документации, требования к построению формуляра-образца, требования к оформлению документов, систему ОРД, организацию архивного дела, порядок придания юридической силы документам на машинном носителе.

Основные стандарты в области делопроизводства:

ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения».

Унифицированные системы документации

Наряду с работой по стандартизации в нашей стране осуществляется разработка унифицированных систем документации (УСД).

УСД — это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных об определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

В основе создания УСД лежит метод унификации — установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Необходимость унификации документов обусловлена следующими причинами:

потребностью в сокращении количества документов и типизации их формы, что оказывает большое влияние на эффективность работы организаций,

стремлением к снижению затрат времени, труда, средств на подготовку и обработку документов,

развитием компьютерных технологий, требующих достижения информационной совместимости данных,

приданием документам юридической силы.

Юридическая сила документа — это свойство документа быть подлинным доказательством фактов, событий, действий. Документ имеет юридическую силу при наличии даты и подписи, а в необходимых случаях печати, грифа утверждения, нотариального удостоверения и иных реквизитов, определенных соответствующими нормативными актами.

В настоящее время действует 8 УСД:

УС банковской документации,

УС финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций,

УС отчетно-статистической документации,

УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий,

УС документации по труду,

УС документации Пенсионного фонда РФ,

УС внешнеторговой документации.

Разработка УСД ведется уполномоченными министерствами и ведомствами. Однако, с начала 80-х гг. ни одна УСД не была издана массовым тиражом, что значительно затрудняет их внедрение. Вместе с тем, широкое распространение получает составление документов на основе шаблонов, имеющихся в составе компьютерных программ. Эти шаблоны игнорируют отечественные нормативы в области оформления документов.

Одновременно с унификацией документов осуществляется разработка классификаторов технико-экономической и социальной информации, что обеспечивает возможность автоматизации обработки данных, содержащихся в УСД.

Статья написана по материалам сайтов: allgosts.ru, studopedia.org, studbooks.net.

«

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий